Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 1 Vorbemerkung

Rz. 1

§ 238 HGB verpflichtet den Kaufmann zu Aufzeichnungen, mit denen er seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen hat. Die Aufzeichnungen folgen dem System der sog. "doppelten Buchführung". Dabei finden die Unterlagen ihren Niederschlag in systematischen Zahlenausweisen. Zugleich sind sie – als Buchungsbelege – systematisch geordnet aufzubewahren. Die erarbeiteten Zahlen müssen jederzeit ohne unangemessene Mühe nachprüfbar sein, um zu gewährleisten, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage machen kann. Die systematisch geordneten und aufbewahrten Unterlagen dienen damit der Nachprüfbarkeit und Beweissicherung der Rechnungslegung. Die Aufbewahrung kann sich dabei nicht auf die Buchungsunterlagen des laufenden Geschäftsjahrs beschränken, sondern muss auch vorangehende Perioden umfassen, da die Rechnungslegung im kaufmännischen Verkehr für eine Reihe von Jahren überprüfbar sein muss. Der Gesetzgeber hat gem. § 257 HGB für bestimmte, besonders wichtig erscheinende Unterlagen eine Maximalzeit von 10 Jahren vorgesehen. Andere Unterlagen brauchen nur für 6 Jahre aufbewahrt zu werden.

Rz. 2

Da die für die Ertragsbesteuerung relevanten Besteuerungsgrundlagen auf der Buchführung und dem Jahresabschluss basieren, stellt das Steuerrecht besondere Ansprüche an die Aufbewahrung; auf die steuerlichen Besonderheiten wird ab Rz. 49 ff. eingegangen. Zum einen ist der aufbewahrungspflichtige Personenkreis sowie der Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erweitert, zum anderen kann es in bestimmten Fällen zu einer Ausdehnung der Aufbewahrungsfristen kommen.