Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2]
Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht.
Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen
Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger[3] zu verlangen.[4]
Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände z. B.
- nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene Daten oder
- dem Berufsgeheimnis[5] unterliegende Belege und Daten,
muss der Kaufmann/Unternehmer/Freiberufler seine Daten so organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z. B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder "digitales Schwärzen" der zu schützenden Informationen erfolgen. Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.
Auch wenn das Bundesverfassungsgericht (BVerfG) den Zugriff auf Daten bei Berufsgeheimnisträgern besonderen verfassungsrechtlichen Grenzen unterworfen hat,[6] bleibt auch der freiberuflich tätige Steuerpflichtige ungeachtet seiner Pflicht zur Wahrung des Berufsgeheimnisses auf der Grundlage des § 200 Abs. 1 Satz 2 AO zur Mitwirkung verpflichtet.
Dies beruht im Wesentlichen darauf, dass
- das Steuergeheimnis[7] uneingeschränkt für die aufgrund des Datenzugriffs gewonnenen Informationen gilt,
- im Falle der Datenträgerüberlassung die zur Auswertung überlassenen Datenträger spätestens nach Bestandskraft der auf Grund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben oder zu löschen sind und
- dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit eingeräumt wird, nicht relevante oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten Zugriffsbeschränkungen zu unterwerfen, um damit sicherzustellen, dass die Außenprüfung auf diese Daten nicht zugreifen kann.
Dementsprechend kann das Finanzamt auch bei Berufsgeheimnisträgern die Vorlage derjenigen Steuerunterlagen verlangen, aus denen nach Anonymisierung die Identität der Mandanten und die Tatsache ihrer Beratung nicht zu ersehen sind.[8] Dies steht mit der o. g. Entscheidung des BVerfG in Einklang, weil der Zugriff auf anonymisierte Daten nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit das legitime Interesse der Finanzverwaltung an der Verifikation des Sachverhalts umsetzt und nicht übermäßig in Rechte des Steuerpflichtigen eingreift.[9]
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