Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 4.5 Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel

Im Falle eines Systemwechsels, einer Systemänderung, z. B. Änderung der OCR-Software, Update der Finanzbuchhaltung etc., oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ist es nur dann nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, wenn

1. die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten unter Beachtung der Ordnungsvorschriften quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, in eine neue Datenbank, in ein Archivsystem oder in ein anderes System überführt werden.
2. das neue System, das Archivsystem oder das andere System in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

Andernfalls ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Hierzu können aber Erleichterungen^[1] bewilligt werden.

Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist nicht zulässig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden.