Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 4.1.2 Maschinelle Auswertbarkeit: Welche Anforderungen erfüllt werden müssen

Eine maschinelle Auswertbarkeit^[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die

• mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
• eine Volltextsuche ermöglichen,
• auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien.

Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten oder Datensätzen enthaltenen Informationen dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und eingesetzte Prüfsoftware direkt, d. h. ohne weitere Konvertierungs- und Bearbeitungsschritte, und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können.

Mathematisch-technische Auswertungen sind beispielsweise möglich bei:

• elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen, z. B. Kassendaten, Daten aus Warenwirtschaftssystemen, Inventurlisten,
• Journaldaten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung,
• Textdateien oder Dateien aus Tabellenkalkulationen mit strukturierten Daten in tabellarischer Form, z. B. Reisekostenabrechnung, Überstundennachweise.