Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 4 Arten der Aufbewahrung

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.^[1] Auch Steuerpflichtige, die nach § 4 Abs. 3 EStG als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen, sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren.^[2]

4.1 Speicherung auf Bild- oder Datenträger ist zulässig

Die aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen^[1] können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.^[2] Dies muss aber den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) gelten für das Handelsrecht^[3] und werden durch § 140 AO in das Steuerrecht übernommen und durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für steuerliche Zwecke verfeinert. Sie gelten somit für alle Steuerpflichtige.

Sind Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht bzw. vernichtet werden. Sie brauchen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen aber für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Bei elektronisch erstellten und in Papierform abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen ist es auch zulässig, diese nur in Papierform aufzubewahren.

4.1.1 Auch E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

4.1.2 Maschinelle Auswertbarkeit: Welche Anforderungen erfüllt werden müssen

Eine maschinelle Auswertbarkeit^[1] ist bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen gegeben, die

• mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
• eine Volltextsuche ermöglichen,
• auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im weitesten Sinne ermöglichen, z. B. Bildschirmabfragen, die Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien.

Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten oder Datensätzen enthaltenen Informationen dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und eingesetzte Prüfsoftware direkt, d. h. ohne weitere Konvertierungs- und Bearbeitungsschritte, und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können.

Mathematisch-technische Auswertungen sind beispielsweise möglich bei:

• elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen, z. B. Kassendaten, Daten aus Warenwirtschaftssystemen, Inventurlisten,
• Journaldaten aus Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung,
• Textdateien oder Dateien aus Tabellenkalkulationen mit strukturierten Daten in tabellarischer Form, z. B. Reisekostenabrechnung, Überstundennachweise.

4.2 Elektronische Aufbewahrung: Scanergebnisse sind besonders aufzubewahren

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch erfasst (Scannen), ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Werden gescannte Dokumente per OCR-Verfahren um Volltextinformationen angereichert, so ist dieser Volltext über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.

4.2.1 PDF- oder Bildformate müssen bestehen bleiben

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgeno...