Für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen – auch in elektronischer Form – sind einzig und allein der Kaufmann/Unternehmer/Freiberufler und Personen mit hohen Überschusseinkünften (Steuerpflichtige) verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte, beispielweise Steuerberater, Finanzbuchhalter oder Rechenzentren.
Steuerpflichtiger ist, wer eine Steuer schuldet, für eine Steuer haftet, eine Steuer für Rechnung eines Dritten einzubehalten und abzuführen hat, wer eine Steuererklärung abzugeben, Sicherheit zu leisten, Bücher und Aufzeichnungen zu führen oder andere ihm durch die Steuergesetze auferlegte Verpflichtungen zu erfüllen hat.[1]
Folgende Personen sind für die Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen verantwortlich:
| Einzelunternehmen | der Kaufmann / Gewerbetreibende |
| GbR | jeder Gesellschafter |
| OHG | jeder Gesellschafter |
| KG | der/die Kommanditist(en) und zur Geschäftsführung berufene Gesellschafter |
| GmbH | der/die Geschäftsführer |
| GmbH & Co KG | der/die Geschäftsführer |
| Aktiengesellschaft | der Vorstand |
| stille Gesellschaft | der Inhaber des Handelsgeschäfts |
| Verein | der Vorstand |
| Partnerschaft | jeder Partner |
| Personen mit Überschusseinkünften | der/die steuerpflichtige Person(en) |
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