Für Personen mit Überschusseinkünften bestehen ebenfalls Aufbewahrungspflichten. Beträgt die Summe der positiven Überschusseinkünfte (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufbewahrt werden.[1] Das betrifft die Unterlagen von Sparern, Vermietern, Arbeitnehmern und Rentnern gleichermaßen. Die Aufbewahrungspflicht ist vom Beginn des Kalenderjahres an zu erfüllen, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 EUR beträgt.[2]
Das Wachstumschancengesetz sieht ab 2027 eine Erhöhung der Grenze von mehr als 500.000 EUR auf mehr als 750.000 EUR vor. Zum Wachstumschancengesetz hat der Bundesrat am 24.11.2023 den Vermittlungsausschuss angerufen, da der Bundestag im Gesetzgebungsverfahren die vom Bundesrat geäußerten Änderungsvorschläge nur punktuell übernommen hat.
Die bis 2026 bestehenden Aufbewahrungsfristen gelten weiterhin, selbst wenn die Einkunftsgrenze ab 2027 nicht mehr überschritten wird.[3] Wird beispielsweise in 2026 die Einkunftsgrenze von 500.000 EUR überschritten, müssen diese Belege 6 Jahre lang aufbewahrt werden.
Bei Redaktionsschluss war das Gesetzgebungsverfahren noch nicht abgeschlossen.
Bei Einkünften von über 500.000 (750.000) EUR ist eine Prüfung zulässig
Eine Außenprüfung ist generell zulässig, wenn die Summe der positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt. Einer besonderen Begründung der Prüfungsanordnung bedarf es nicht. Im Rahmen einer Außenprüfung kann die Verletzung der Aufbewahrungspflichten ein Verzögerungsgeld von 2.500 EUR bis zu 250.000 EUR zur Folge haben.
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