Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10 bzw. 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2]
Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung.[3] Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind, die noch nicht festsetzungsverjährt sind.
Hierdurch wird sichergestellt, dass nach einer begonnenen Außenprüfung die Unterlagen so lange nicht vernichtet werden dürfen, wie die Festsetzungsverjährung gehemmt ist.[4] Dies ist von Bedeutung, wenn es nach der Außenprüfung zu einem Rechtsbehelfsverfahren mit langer Verfahrensdauer kommt, beispielsweise ein Verfahren, das vor dem Bundesfinanzhof oder sogar vor dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) endet.
Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen werden durch kürzere außersteuerliche Fristen nicht berührt.[5]
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Bei Handels- oder Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt worden sind. Für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres ihrer Entstehung maßgebend.
Prüfung der Vernichtung zum Jahresbeginn
Die Archivierung der Unterlagen kostet nicht nur Platz, sondern auch Geld. Allein aus Kostengründen sollten Unternehmer zeitnah prüfen, welche Unterlagen nicht mehr benötigt werden und in den Reißwolf können.
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