"Virtual Office Lunch" startete mit großem Medien-Echo im Januar 2020 und in den ersten Wochen konnten die Bestellzahlen kontinuierlich gesteigert werden. Mit dem bundesweiten Lockdown im März aufgrund der Corona-Pandemie wurde stadtweit der Bürobetrieb nahezu vollständig eingestellt, das Geschäft brach drastisch ein. In dieser Situation wurde das Projektteam vor die Wahl gestellt, den Betrieb zu pausieren oder das Konzept anzupassen. So entstand die Idee, Mitarbeiter der Kunden in der eigenen Wohnung mit frisch zubereitetem Essen zu beliefern. Da dies durch eine größere Anzahl an Fahrten und Zielorten mit einer geringeren Anzahl an Mahlzeiten eine grundlegende Anpassung der Lieferprozesse bedingte, wurden unterschiedliche Prozessänderungen geplant und simuliert. Folgende Schritte wurden dafür durchgeführt:
Aufnahme der Unternehmensprozesse
Da La Buona Cucina sich bereits frühzeitig für eine prozessorientierte Unternehmensführung entschieden hatte, sind alle für die Analyse erforderlichen Prozessmodelle mit den Prozessschritten bereits erfasst und verfügbar. In Abb. 4 ist bspw. der Bestellprozess bereits mittels Signavio Process Editor modelliert und für die weiteren Schritte verfügbar.
Abb. 4: Modellierter Bestellprozess bei La Buona Cucina
Unterlegung der Prozesstätigkeiten mit erforderlichen Ressourcen (Tätigkeitsanalyse)
Da alle Mitarbeiter bereits das Prozessmodell mithilfe der Softwareunterstützung kennen und in der Lage sind, dieses zu kommentieren, können die notwendigen Ressourcen zügig für alle Prozessmodelle hinterlegt werden. Hier kommt insbesondere der Transparenzaspekt zum Tragen: Sämtliche Mitarbeiter haben Zugang zu allen Prozessen und können diese kommentieren.
Unterlegung der Prozesstätigkeiten mit erforderlichen Kosten (Kostenanalyse)
Der zeitaufwendigste, da datentechnisch sensibelste Schritt ist die Anreicherung der Prozesse um die jeweiligen Kosten. Hier liegt insbesondere der Tätigkeitsschwerpunkt der Controller vom La Buona Cucina, da sie als zentraler Bestandteil der Unternehmenssteuerung die Koordination und Hinterlegung der erforderlichen Ressourcen übernehmen.
Simulation der Prozesskosten
Im letzten Schritt wird eine Prozesskostenrechnung, basierend auf den zuvor im Prozessmodell eingegebenen Daten, durchgeführt. Mithilfe der Ergebnisse können dann weitere Optimierungs- oder Veränderungsmaßnahmen mit der Geschäftsführung besprochen werden. Abb. 5 zeigt das Ergebnis der Prozesskostensimulation (des Prozesses aus Abb. 4 in Artikelbestellung) mithilfe des Signavio Process Editors.
Abb. 5: Prozesskosten für einen Bestellprozess
Als Ergebnis aus der Analyse der Prozesskosten ergab sich, dass sich eine Umstellung auf die Lieferung in die Wohnung der Mitarbeiter betriebswirtschaftlich sinnvoll betreiben ließ, solange diese ihre Mahlzeiten mit einem Vorlauf von 36 Stunden bestellten. Insbesondere, da sich die Wohnsitze der Mitarbeiter auf wenige Stadtbezirke konzentrierten und somit die Anzahl der zusätzlich benötigten Fahrten in einem verkraftbaren Rahmen bliebe.
Aufgrund der Tatsache, dass auch im Stammgeschäft die Umsätze einbrachen, wurden die Auswirkungen des Lockdowns auf Kosten und Liquidität zusätzlich für das gesamte Unternehmen simuliert. Für einen Großteil der operativen Standorte wurde umgehend Kurzarbeit eingeführt. In Verbindung mit der angepassten Variante des "Virtual Office Lunch" konnte La Buona Cucina gut durch die Krise navigieren und sieht sich für den weiteren Jahresverlauf gut gewappnet. Der weiteren Skalierung des neuen Vertriebs- und Auslieferungsmodells sollte nun nichts mehr im Wege stehen.
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