Das Zustandekommen der jährlichen Entgeltmeldung muss anhand der vom Verwerter intern erstellten Aufzeichnungen nachgeprüft werden können. Aus ihnen muss sich also ergeben, wie die der KSK gemeldete Gesamtsumme errechnet wurde.
In der Folge heißt dies, dass jede Entgeltzahlung an einen freien Künstler oder Publizisten mit folgenden Daten dokumentiert werden sollte:
- Name der Person
- Inhalt der erbrachten Leistung
- Tag der Zahlung und
- Nettosumme inkl. abgabepflichtiger Nebenleistungen
Eine Aufzeichnung der ausgeübten Tätigkeit des beauftragten Künstlers bzw. Publizisten ist formal zwar nicht erforderlich, diese Information muss aber über den Zusammenhang mit der Buchführung ermittelbar sein; dazu nachfolgend Kapitel 4.5.2. Um sich bei einer Prüfung diesen zusätzlichen Aufwand zu sparen, sollte die erbrachte Leistung gleich schon bei den Aufzeichnungen dokumentiert werden.
Ob die Aufzeichnungen in der praktischen Umsetzung durch eine Buchhaltungssoftware erfolgen oder listenmäßig mit der Hand oder per Computerprogramm wie z. B. Excel oder Numbers aufgeschrieben wird, bleibt dem jeweiligen Unternehmen überlassen.
Die Aufstellung der Entgelte muss sich listenmäßig zusammenführen lassen, um dem Prüfer vorgelegt werden zu können. Dadurch soll die sichere Ermittlung des Gesamtentgelts gewährleistet sein.
Für einen Prüfer sind natürlich nicht nur die listenmäßigen Zusammenfassungen interessant, auch wenn diese die Basis einer Betriebsprüfung bilden. Von Interesse sind natürlich auch gerade die Entgeltzahlungen an freie Mitarbeiter, die nicht gemeldet wurden. Ein Prüfer wird sich also zur Kontrolle in der Regel auch entsprechende Kontenblätter vorlegen lassen, um hier nach vergessenen Entgeltzahlungen zu suchen.
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