Wirksam präsentieren, moderieren und kommunizieren / 3.4 Checkliste: Tipps für effektive Meetings

• Ist das Meeting wirklich notwendig oder gibt es andere Möglichkeiten? Geht es beispielsweise nur darum, Informationen weiterzugeben, dann können Sie auch eine E-Mail oder ein Memo verfassen, worin das Wichtigste steht. Das ist wesentlich ökonomischer und spart Zeit.
• Haben Sie die richtigen Teilnehmer eingeladen, die einen inhaltlichen Input geben und auch Entscheidungen treffen können? Halten Sie die Anzahl der Teilnehmer generell klein. Überlegen Sie also genau, wer wirklich dabei sein muss. Sie können Teilnehmer auch gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten dazuholen.
• Bereiten Sie Meetings stets sorgfältig vor. Dazu gehören die Planung der Räumlichkeit, ausreichende Sitzgelegenheiten, Visualisierungsmöglichkeiten, funktionierendes technisches Equipment, eine schriftliche Tagesordnung mit Zeitangabe der Tagesordnungspunkte, die Planung des Termins und die rechtzeitige Einladung der Teilnehmer.
• Machen Sie sich möglichst im Vorhinein mit den für Sie wichtigsten Tagesordnungspunkten des Meetings vertraut. Was ist Ihr Beitrag? Geht es um Information, Problemlösung oder Entscheidung bei den einzelnen Themen?
• Machen Sie sich und den Teilnehmern klar, was Ihre Ziele bei dem Meeting sind, und agieren Sie während des Meetings zielorientiert.
• Ermöglichen Sie allen Teilnehmern, zu Wort zu kommen. Auf welche Weise das geschieht, ist eine Frage Ihres Führungsstils bzw. Ihrer Moderation. Wichtig ist, dass das Meeting zum Austausch, zu einer Diskussion bzw. einer Problemlösung beiträgt.
• Sie als Moderator des Meetings sorgen dafür, dass das Ziel des Meetings nicht aus dem Fokus gerät. Wenn Sie beobachten, dass Beiträge vom Thema "wegdriften", machen Sie höflich, aber bestimmt darauf aufmerksam. Sagen Sie etwa: "Herr Meier, was Sie sagen, ist sicher wichtig. Lassen Sie uns jedoch zu unserem Kernpunkt zurückkehren …"
• Nutzen Sie die Möglichkeit des Themenspeichers. Wenn in der Diskussion Aspekte genannt werden, die aus zeitlichen bzw. thematischen Gründen nicht behandelt werden können, dann schreiben Sie diese sichtbar auf ein separates Flipchart-Blatt mit der Überschrift "Themenspeicher".
• Strukturieren Sie einzelne Abschnitte durch Ihre Zusammenfassungen und Überleitungen: "Wir haben nun, denke ich, die wichtigsten Punkte zum Thema … gehört. Was daraus folgt, ist die Frage, wie wir damit umgehen können …"
• Wichtig für jedes Meeting ist das Ergebnisprotokoll. Kein Meeting ohne Ergebnisprotokoll. Kurz und knapp erfolgt hier die Beantwortung der Fragen, wer was mit wem bis wann macht.
• Sie können die nötige Zeit für Ihre Meetings massiv reduzieren, indem Sie aus einem Meeting eine "Stehung" machen. Nehmen Sie für Ihr nächstes Meeting einfach Bistrotische anstatt der bequemen Konferenzstühle und die Durchführungszeit sinkt deutlich – bei gleicher Ergebnisqualität.