Sie können Ihre Kostenrechnung noch so perfekt organisiert und alle Beteiligten noch so gut ausgebildet haben, es wird immer zu Situationen kommen, wo Kosten oder Leistungen verbucht werden müssen, ohne dass die Kostenstelle oder der Verursacher gefunden werden kann. Oftmals geht es dabei um sehr geringe Beträge, die eine zeitaufwändige Suche nach den notwendigen Informationen nicht lohnt. Traditionell werden diese Kosten in vielen Unternehmen den Verwaltungskosten zugeordnet.
Regeln für Zuordnung
Für solche Fälle, in denen eine Zuordnung zum wirklichen Verursacher nicht möglich ist, sollten Sie Regeln für den Umgang damit aufgestellt haben. Ist nicht damit zu rechnen, dass sich der gleiche Vorgang wiederholt, kann die einmalige Verbuchung unter Verwaltungskosten Sinn machen. Für sich wiederholende Vorgänge oder bei größeren Beträgen müssen Sie die beteiligten Personen in die Pflicht nehmen. Sie stellen damit sicher, dass die Verursacher rechtzeitig genannt werden und eine korrekte Zuordnung erfolgen kann.
Ein weiterer Grund für die Buchung von Kosten auf die Verwaltungskosten kann eine aufwändige Verteilung darstellen. Bei relativ kleinen Beträgen und vielen beteiligten Stellen ist das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen bei einer sofortigen Verteilung und verursachungsgerechten Zuordnung nicht wirtschaftlich. Die Aufteilungsbuchung in der Buchhaltung kann sich über viele Zeilen erstrecken. Die Ermittlung der Werte ist zeitintensiv, die Buchung selbst fehleranfällig, die Suche nach dem gerechten Schlüssel strittig. Da die Verwaltungskosten jede Kostenstelle belasten, kann die Verteilung der beschriebenen Kosten auch über die Verteilung der Verwaltungskosten erfolgen. Auch hier müssen Regeln dafür sorgen, dass die Grenzen zum zumutbaren Aufwand nicht überschritten werden.
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