Fehler in der Buchhaltung – dem Datenmaterial für die Erstellung des Jahresabschlusses und damit auch der Jahressteuererklärung – sollten vom Unternehmer und/oder dessen Berater vermieden werden. Aber: Auch bei sorgfältiger Bearbeitung und Einsatz von professioneller Software lassen sich Fehler in der Buchhaltung nicht ausschließen.
Basis der korrekten Umsatzsteuererklärung ist die zutreffende Buchhaltung
Grundsätzlich gilt aber gerade bei umsatzsteuerrechtlichen Sachverhalten: Fehler, die in der Buchhaltung vorkommen, lassen sich im Jahresabschluss nur schwer erkennen und beseitigen. Deshalb muss schon in der laufenden Buchhaltung darauf geachtet werden, potenzielle Fehlerquellen zu erkennen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für umsatzsteuerrechtliche Sachverhalte zu sensibilisieren. Gerade der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung kann dabei Fluch und Segen zugleich sein. Offenbare Fehler, die sich aus einer Rechnung ergeben, werden sicher durch den Einsatz solcher Hilfsmittel eher aufgedeckt. Ist aber die Rechnung als solches in sich fehlerfrei, gibt aber nicht das wieder, was den tatsächlich ausgeführten Sachverhalt prägt, wird auch eine gute Software an ihre Grenzen stoßen. Ein "Klassiker" in der Praxis sind die nicht erkannten Reihengeschäfte.
Zur Aufdeckung von Buchungs- und Erfassungsfehlern sollte es daher spätestens bei der Erstellung der Jahressteuererklärung, bei umfangreicheren Buchhaltungen schon bei Abgabe der jeweiligen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, zum Prinzip werden, neben einer Plausibilitätsprüfung auch eine Verprobung der angemeldeten Ausgangsumsätze mit den gebuchten Umsatzsteuerbeträgen vorzunehmen. In der Praxis oft vernachlässigt wird die Verprobung der Vorsteuerbeträge: Kann der in der Jahressteuererklärung angegebene Vorsteuerbetrag tatsächlich entstanden sein bzw. ist er im Verhältnis zu den laufenden Kosten und den Investitionen in langlebige Wirtschaftsgüter zu hoch/zu gering?
Anpassung des Vorsteuerabzugs in der Jahressteuererklärung
Bei Unternehmen, die sowohl den Vorsteuerabzug berechtigende als auch den Vorsteuerabzug ausschließende Umsätze ausführen, ist der im Rahmen der Vorsteueraufteilung in den Voranmeldungen vorläufig vorgenommene Vorsteuerabzug noch anhand der tatsächlichen Jahresverhältnisse in der Jahressteuererklärung anzupassen.[1]
Die Verprobung der Umsatzsteuer und der Vorsteuerbeträge dient aber neben der Vermeidung von Fehlern und damit möglicher Angriffsflächen in der Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder der Betriebsprüfung noch einem anderen Ziel: Die Unterlagen über die Verprobung stellen auch eine hervorragende Zusammenstellung der jeweiligen Besteuerungsgrundlagen dar, die zur Erläuterung der in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung angesetzten Beträge oder zur Erläuterung von Abweichungen zur ertragsteuerrechtlichen Gewinnermittlung dienen können. Oftmals ist es bei komplexen Buchhaltungen nach einigen Jahren – und dem Wechsel des für die Jahressteuererklärung zuständigen Mitarbeiters – schwierig, die Zusammensetzung der einzelnen Positionen ohne diese Unterlagen zu rekonstruieren. Es ist meist zeitaufwendiger und teurer, frühere Überlegungen nachzuvollziehen, als zeitnah eine ordnungsgemäße Dokumentation über die Zusammensetzung der einzelnen Positionen zu erstellen.
Es gibt weder gesetzliche Vorschriften zur Verprobung der Umsatzsteuer noch verlangt die Finanzverwaltung im Veranlagungsverfahren die Vorlage von Unterlagen, aus denen sich eine Verprobung ableiten lässt. Auch in der Literatur sind keine Ansätze vorhanden, mit denen Verprobungen auf eine allgemeinverbindliche Basis gestellt werden könnten, eine solche Umsatzsteuerverprobung kann aber auch als Element eines Tax-Compliance-Systems gesehen werden. Dies liegt daran, dass die Anforderungen an eine sinnvolle Verprobung in der Praxis von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Neben allgemeinen Grundlagen bei der Verprobung, die im günstigsten Fall die Zusammenstellung einiger weniger Konten bedeutet, müssen im Einzelfall durch umsatzsteuerliche Besonderheiten (z. B. Organschaften oder unterschiedliche Unternehmensteile) Berechnungsgrundlagen mehrerer getrennter Buchhaltungen zu einer Gesamtverprobung herangezogen werden.
Die nachfolgenden Hinweise für eine sinnvolle Verprobung gehen aus diesem Grund von einem einfachen Basismodell der Verprobung aus und geben dann zu den einzelnen Besonderheiten des Umsatzsteuerrechts Hinweise, die zur Vermeidung von Fehlern und dem Aufbau eines individuellen Verprobungsmodells dienen können. Aus diesen unterschiedlichen Modulen kann dann eine für den individuellen Fall effiziente Verprobung der Umsatzsteuer und der Vorsteuer vorgenommen werden.
1.1 Besteuerungsverfahren und Gewinnermittlungsvorschriften
Die Verprobung der Umsatzsteuer hängt entscheidend von dem Besteuerungsverfahren ab, dem der Unternehmer unterworfen ist. Da die Sollversteuerung (Besteuerung nach vereinbarten Entgelten nach § 16 Abs. 1 UStG) der Regelfall ist, wird von dieser Annahme ausgegangen. Erläuterunge...
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