Repräsentationskosten / 3 Repräsentationskosten: Welche Kosten dazu zählen und welche nicht

Der Begriff der Repräsentationskosten ist nicht eindeutig definiert. Zum Teil werden unter Repräsentationskosten Kosten der Lebensführung verstanden, welche durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen veranlasst sind.

Nach anderer Auffassung zählen zu den Repräsentationskosten Aufwendungen für die Kundenpflege, für Werbung usw.

Bestimmte Einzelfälle sind im EStG geregelt; in § 4 Abs. 5 EStG sind bestimmte Abzugsverbote fixiert.

3.1 Abgrenzung zwischen abziehbaren und nicht abziehbaren Repräsentationskosten

Hier gilt es vornehmlich zu unterscheiden zwischen betrieblich veranlassten Aufwendungen und Kosten der privaten Lebensführung.

Ist der Repräsentationsaufwand ganz oder nahezu ausschließlich betrieblich veranlasst, kommt gem. § 4 Abs. 4 EStG der Betriebsausgabenabzug zum Tragen.

Demgegenüber sind Kosten der Lebensführung, die durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen veranlasst sind, grundsätzlich vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Das gilt selbst dann, wenn diese Aufwendungen zur Förderung der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen getätigt werden. § 4 Abs. 5 Satz 1 EStG schränkt den Abzug der Betriebsausgaben ein, die ohne betriebliche Veranlassung zu den Kosten der Lebensführung gehören und nicht schon durch die im Gesetz genannten Aufzählungen oder § 12 Nr. 1 EStG vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind.

Zu den Kosten der Lebensführung und damit vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossenen Aufwendungen gehören insbesondere Aufwendungen für

  • Wohnung,
  • Ernährung,
  • Kleidung,
  • allgemeine Schulausbildung,
  • Kindererziehung,
  • persönliche Bedürfnisse des täglichen Lebens, z. B. Erhaltung der Gesundheit, Pflege, Hygieneartikel,
  • Zeitung,
  • Rundfunk oder
  • Besuch kultureller und sportlicher Veranstaltungen.

Bei unangemessenen Anschaffungskosten sind die Anschaffungskosten in einen angemessenen Teil und einen unangemessenen Teil aufzuteilen. Die auf den unangemessenen Teil entfallende Abschreibung ist nicht abziehbar.

 

Praxis-Beispiel

Praxis-Beispiel: Teppichkauf fürs Büro

Bauunternehmer Hans Groß erwirbt für sein Büro vom Möbelhaus Freund (Kreditorenkonto 88664) einen Perserteppich für 30.000 EUR zzgl. 5.700 EUR Umsatzsteuer. Angemessen wäre die Anschaffung eines Teppichs für 10.000 EUR zzgl. 1.900 EUR Umsatzsteuer gewesen.

Folge:

Der Teppich gehört insgesamt zum Betriebsvermögen und ist mit den vollen Anschaffungskosten auszuweisen. Von der AfA sind jedoch nur 30 % abziehbar. Nach § 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG darf Hans Groß von der ausgewiesenen Umsatzsteuer nur 1.900 EUR als Vorsteuer geltend machen. Die AfA beträgt bei einer Nutzungsdauer des Teppichs von 15 Jahren 2.000 EUR jährlich. Davon sind aber nur 30 % = 600 EUR als Betriebsausgaben abziehbar.

Buchungsvorschlag: Anschaffung des Teppichs

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0490 Sonstige Betriebs- und ­Geschäftsausstattung 33.800      
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 1.900 88664 Möbelhaus Freund 35.700
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
0690 Sonstige Betriebs- und ­Geschäftsausstattung 33.800      
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 1.900 88664 Möbelhaus Freund 35.700

Buchungsvorschlag: Abschreibung

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4830 Abschreibung auf Sachanlagen (ohne AfA aus Kfz und Gebäude) 600      
4655 Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und Repräsentationskosten 1.400 0490 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung 2.000
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
6220 Abschreibung auf Sachanlagen (ohne AfA aus Kfz und Gebäude) 600      
6645 Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und Repräsentationskosten 1.400 0690 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung 2.000

3.2 Gemischte Aufwendungen sind in der Regel aufzuteilen

Der große Senat des BFH hat entschieden:

§ 12 Nr. 1 Satz 2 EStG normiert kein allgemeines Aufteilungs- und Abzugsverbot für Aufwendungen, die sowohl durch die Einkünfteerzielung als auch privat veranlasst sind so genannte gemischte Aufwendungen.

Als Folge dieser Entscheidung musste die Finanzverwaltung ihre Auffassung bezüglich gemischter Aufwendungen ändern. Ihre neue Auffassung hat sie in einem BMF-Schreiben vom 6.7.2010 geregelt.

Nach dem BFH-Beschluss vom 21.9.2009 bzw. dem BMF-Schreiben vom 6.7.2010 können

  • gemischte Aufwendungen in als Betriebsausgaben abziehbare sowie
  • in privat veranlasste und damit nicht abziehbare Teile aufgeteilt werden, soweit nicht gesetzlich etwas anderes geregelt ist.

Allerdings kommt eine Aufteilung nur in Betracht, wenn der Steuerpflichtige die betriebliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat. Bestehen gewichtige Zweifel an der betrieblichen Veranlassung bzw. Mitveranlassung, kommt ein Betriebsausgabenabzug nicht in Betracht.

Zwecks Aufteilung gemischter Aufwendungen muss ein plausibler Aufteilungsmaßstab gefunden werden. Maßgebend ist dabei der jeweilige Veranlassungsanteil.

Bei einer untergeordneten private...

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