Reisekosten bei Arbeitnehmern / 5.2 Abzugsfähige Aufwendungen

Sämtliche Fahrtkosten aus Anlass einer beruflichen Auswärtstätigkeit gehören zu den Werbungskosten. Abzugsfähig sind die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel. Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer wie bisher die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder den hierfür festgelegten Kilometersatz von 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer in Anspruch zu nehmen. Eine Anhebung des Kilometersatzes bei den Reisekosten erfolgt im Unterschied zur Pendlerpauschale für den arbeitstäglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ab 2021 nicht. Insoweit ergeben sich hinsichtlich der Höhe der als Reisekosten abzugsfähigen bzw. steuerfrei ersetzbaren Fahrtkosten keine Änderungen.

Die amtlichen Kilometersätze bestimmen sich nach der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes.

Öffentliche Verkehrsmittel

Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten abziehen. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und wenn er für bestimmte Fahrten ein Taxi nimmt. Die Aufwendungen müssen regelmäßig durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Sind diese verloren gegangen, müssen die Kosten geschätzt werden, falls feststeht, dass der Arbeitnehmer tatsächlich Aufwendungen für die Beförderung hatte.

Wichtig

Kein Ansatz der Kilometersätze bei öffentlichen Verkehrsmitteln

Benutzt der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein öffentliches Verkehrsmittel, dürfen ausschließlich die tatsächlich angefallenen Kosten als Reisekosten angesetzt werden. Die bei Benutzung des eigenen Kfz alternativ im BRKG festgelegten reisekostenrechtlichen Kilometersätze, beim eigenen Pkw 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer, sind für berufliche Auswärtstätigkeiten mit Bus, Bahn, Flugzeug und Schiff nicht zulässig. Nach den eindeutigen gesetzlichen Reisekostenbestimmungen kann der Arbeitnehmer für regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel ohne Wahlrecht nur die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten ansetzen.^[1]

Kosten für einen Leihwagen sind in voller Höhe erstattungsfähig, wenn der Wagen nur für berufliche Fahrten während der Dienstreise benutzt wurde. Andernfalls sind die Kosten im Verhältnis der privat und beruflich gefahrenen Kilometer aufzuteilen.

Wichtig

Abzugsfähigkeit der BahnCard

Die Aufwendungen für eine BahnCard können ungeachtet der privaten Nutzungsmöglichkeit abzugsfähige Reisekosten darstellen. Entscheidend ist, dass durch die BahnCard im Ergebnis insgesamt geringere Werbungskosten entstehen, als dies beim normalen Bahntarif für die Reisetätigkeiten des betreffenden Jahres der Fall wäre. Dies gilt für die BahnCard 50 sowie für die BahnCard 100. Führt die Kostenersparnis nicht zur vollständigen Amortisation der Kosten für die BahnCard 50 bzw. 100, ist ein teilweiser Werbungskostenabzug möglich. Anstelle einer quotalen Aufteilung (Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung) kann die Höhe des zulässigen Werbungskostenabzugs anhand der ersparten Kosten für Einzelfahrscheine der mit der Bahncard durchgeführten dienstlichen Fahrten berechnet werden.

Abziehbare Kosten beim eigenen Kfz

Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören regelmäßig sämtliche Aufwendungen für alle durch die berufliche Auswärtstätigkeit verursachten Fahrten zu den Werbungskosten. Dazu gehören sämtliche Fahrten während der Auswärtstätigkeit vom Verlassen der ersten Tätigkeitsstätte bis zu der Rückkehr. Wird die Dienstreise von der Wohnung aus angetreten oder dort beendet, gehört die Fahrt von der Wohnung an bzw. bis zur Wohnung zum Dienstgeschäft.

Fährt allerdings der Arbeitnehmer morgens mit seinem Pkw von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, um dort die Reisetätigkeit mit demselben Pkw zu beginnen, gilt diese Fahrt als Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dies hat zur Folge, dass insoweit nur die gesetzliche Entfernungspauschale^[2] (0,30 EUR bzw. ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 EUR pro Entfernungskilometer) für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen ist.^[3] Die ursprünglich erst für 2024 gesetzlich vorgesehene Erhöhung der sog. Fernpendlerpauschale von 0,35 EUR auf 0,38 EUR ab dem 21. Entfernungskilometer wurde durch das StEntlG 2022 wegen der erheblich gestiegenen Bezinkosten auf den 1.1.2022 vorgezogen.

Muss der Arbeitnehmer auswärts übernachten, zählen auch die Fahrten von der Unterkunft zur auswärtigen Tätigkeitsstätte und zurück zu den dienstlichen Fahrten anlässlich der beruflichen Auswärtstätigkeit.

Wichtig

Reisekosten für Zwischenheimfahrten

Als dienstlich veranlasst gelten bei einer mehrtägigen Reisetätigkeit auch sämtliche Familienheimfahrten. Diese sind also nicht etwa wie bei der doppelten Haushaltsführung auf eine Fahrt wöchentlich beschränkt. Diese großzügige Regelung gilt nicht nur bei länger dauernden beruflichen Auswärtstätigkeiten.^[4] Begünstigt sind ebenso Zwischenheimfahrten bei kurzfristigen Reisen. Der ...