Management Reporting: Stand und Herausforderungen / 1.2 Möglichkeiten der Systematisierung

Standard-, Ad-hoc- und Abweichungsberichte

Berichte lassen sich nach verschiedenen Kriterien systematisieren,^[1] z. B. nach dem Sachgebiet (Finanzen, Personal), nach dem Zeitbezug (Ist, Soll), nach der Art des verwendeten Informationsmediums (Papier, Intranet, Web), der Frequenz (regelmäßig, unregelmäßig), dem Verdichtungsgrad oder der Funktion (Planung, Dokumentation). In der betrieblichen Praxis ist vor allem die Unterscheidung in Standardberichtswesen und Ad-hoc-Reporting sowie Abweichungsreporting von Relevanz. Klassische Standardberichte sind z. B. wiederkehrende Monatsberichte, die über eine festgelegte Struktur, einen einheitlichen Aufbau und Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) verfügen.

• Standardberichte umfassen regelmäßig einmal festgelegte Inhalte, die den Informationsbedarf der Berichtsempfänger decken. Sie stellen den Kerninhalt des Berichtswesens dar. Auf der Basis des ermittelten Informationsbedarfs werden die Berichte mit standardisiertem Inhalt, in gleichbleibender Form, zu festgelegten Zeiten an relativ viele Empfänger regelmäßig übermittelt. Die Empfänger wählen die für sie zutreffenden Informationen aus. Kurzfristig entstehenden Informationsbedarf sowie den Bedarf nach individuellen Informationen können Standardberichte nicht decken.
• Ad-hoc-oder Bedarfsberichte sind eine Reaktion auf einmalige Anforderungen von Entscheidungsträgern zur Aufbereitung von Daten. Ausgelöst werden diese Berichte durch die kurzfristig und sporadisch auftretenden individuellen Informationsbedarfe der Empfänger. Die jeweiligen Berichte sind konsequent empfängerorientiert, da sie keine Information enthalten, die über den individuellen Informationsbedarf hinausgeht. Mit der Weiterentwicklung der Informations- und Kommunikationstechnik gewinnen Bedarfsberichte an Bedeutung und ersetzen Standardberichte teilweise. Die technischen Möglichkeiten versetzen Informationsempfänger zusehends in die Lage, individuell gewünschte Informationen durch direkten Zugriff auf zentrale Datenbanken und Auswertungsmodule selbst zu erzeugen. Dadurch ergibt sich ein völlig neues Feld im Reporting, welches durch den Begriff "Self-Service" beschrieben wird.
• Abweichungsberichte – oftmals auch Monitoring genannt – werden ausgelöst, wenn im Prozess der Plandurchführung die vorher vereinbarten Toleranzwerte für Abweichungen vom Plan im Ist überschritten werden. Lediglich bei wesentlichen Abweichungen vom normalen Verlauf werden Informationen an Empfänger weitergegeben. Demzufolge sind Berichtsinhalt und -zeitpunkt auf den konkreten Abweichungsfall beschränkt. Die Abweichungen können negativer oder positiver Natur sein. Hierbei kommen Ampelsysteme und Alerts zum Einsatz, die einen Informationsempfänger in die Lage versetzen sollen, Abweichungen und deren Ursachen rasch zu erfassen und zu handeln.

[1] Vgl. hier und im Folgenden Taschner, Andreas, 2013, S. 61 ff.; Küpper/Friedl/Hofmann/Hofmann/Pedell, 2013, S. 231 ff.