Kurzfristige Beschäftigung: Richtig einstufen, abrechnen und buchen

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Sozialrechtliche Voraussetzungen
  • Steuerliche Voraussetzungen
  • Neue Grenzwerte ab 2020

1 So kontieren Sie richtig!

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV-Position
Aushilfslöhne 4190 6030   Löhne und Gehälter
Pauschale Steuer für Aushilfen 4199 6040   Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Kurzfristige Beschäftigungen gibt es zum einen als abgabenfreie Teilzeitbeschäftigung im Sozialversicherungsrecht und zum anderen als pauschal versteuerten Arbeitslohn gemäß § 40 a Abs. 1 EStG, wobei die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermittelt werden kann. Wenn der Unternehmer bei einer kurzfristigen Beschäftigung die Lohnsteuer pauschal ermittelt und abführt, ist damit die Besteuerung abgeschlossen. Die Voraussetzungen bei der Sozialversicherung und der Lohnsteuer sind allerdings nicht deckungsgleich. Der Unternehmer bucht seine Zahlungen an den kurzfristig Beschäftigten auf das Konto "Aushilfslöhne" 4190 (SKR 03) bzw. 6030 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Aushilfslöhne

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Pauschale Abrechnung der Lohnsteuer für eine kurzfristige Beschäftigung

Ein Unternehmer zahlt seiner kurzfristig beschäftigen Teilzeitkraft 10 EUR pro Stunde und somit mehr als den Mindestlohn 2020 in Höhe von 9,35 EUR (2019: 9,19 EUR). Bei einer Beschäftigung von 44 Stunden im Monat zahlt er 440 EUR.

 
  Pauschale Lohnsteuer Abrechnung nach der Steuerklasse I
Arbeitslohn: 44 Stunden x 10 EUR = 440,00 EUR 440,00 EUR
Sozialversicherungsbeiträge = 0,00 EUR 0,00 EUR
Lohnsteuer laut Steuerklasse I = 0,00 EUR
25 % pauschale Lohnsteuer 110,00 EUR  
Solidaritätszuschlag 110 EUR x 5,5 % = 6,05 EUR  
Gesamtbelastung 556,05 EUR 440,00 EUR

In dieser Situation zahlt der Unternehmer jeden Monat 116,05 EUR mehr (im Jahr also 1.392,60 EUR) als bei der individuellen Abrechnung mit Steuerklasse I. Wenn der kurzfristig Beschäftigte eine weitere Tätigkeit als Arbeitnehmer ausübt, ist es sinnvoll, dass die kurzfristige Beschäftigung pauschal versteuert wird.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4190/6030 Aushilfslöhne 440,00      
4199/6040 Pauschale Steuer für Aushilfen 116,05 1200/1800 Bank 556,05

3 Vor- und Nachteile einer kurzfristigen Beschäftigung und die Unterschiede bei Lohnsteuer und Sozialversicherung

3.1 Wann eine kurzfristige Beschäftigung besonders vorteilhaft ist

Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind in der Regel vorteilhafter als alle anderen Arten einer Teilzeitbeschäftigung. Kurzfristige Beschäftigungen gibt es als abgabenfreie Teilzeitbeschäftigung im Sozialversicherungsrecht und als Teilzeitbeschäftigung gemäß § 40 a Abs. 1 EStG, bei der die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermittelt werden kann. Die Voraussetzungen bei der Sozialversicherung und der Lohnsteuer sind allerdings nicht deckungsgleich. Liegt sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vor, steuerlich jedoch nicht, dann kann die Lohnsteuer nur individuell und nicht pauschal abgerechnet werden.

 

Praxis-Tipp

Vorteile einer kurzfristigen Beschäftigung

Bevor der Unternehmer einen Minijob auf 450 EUR Basis vereinbart, sollte er prüfen, ob nicht – zumindest vorübergehend – die kurzfristige Beschäftigung günstiger für ihn ist. Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind besonders vorteilhaft, weil

  • keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind, also auch keine pauschalen Abgaben wie bei einem Minijob und
  • bei der individuellen Abrechnung häufig keine Lohnsteuer anfällt.

Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse eignen sich daher auch sehr gut, um den Ehegatten oder die eigenen Kinder für einen begrenzten Zeitraum zu beschäftigen.

 

Praxis-Beispiel

Vergleich zwischen kurzfristiger Beschäftigung und Minijob

Ein Unternehmer hat mit seinem Arbeitnehmer einen Rahmenarbeitsvertrag über einen Zeitraum von 12 Monaten vereinbart. Der kurzfristig Beschäftigte arbeitet an 34 Stunden im Monat. Bei einem Stundenlohn von 12,50 EUR zahlt er ihm 425 EUR im Monat. Der Vergleich zwischen kurzfristiger Beschäftigung und Minijob sieht wie folgt aus:

 
 

kurzfristige Beschäftigung

(§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV)

Minijob

(§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV)
Arbeitslohn: 34 Stunden × 12,50 EUR = 425,00 EUR 425,00 EUR
Sozialversicherungsbeiträge = 0,00 EUR  
Lohnsteuer lt. Steuerklasse I = 0,00 EUR  
Pauschale Kranken- und Rentenversicherung (13 % + 15 %)   119,00 EUR
Pauschale Lohnsteuer usw. 2 % =   8,50 EUR
Umlage U1/U2 und Insolvenzgeldumlage (0,9 %/0,19 %/0,09 %)   5,01 EUR
Gesamtbelastung 425,00 EUR 557,51 EUR

In diesem Fall bringt die kurzfristige Beschäftigung einen monatlichen Vorteil von 132,51 EUR, in einem Zeitraum von 12 Monaten sind dies immerhin 1.590,12 EUR. Herr Huber entscheidet sich in Abstimmung mit seinem Arbeitnehmer für die Abwicklung im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4190/6030 Aushilfslöhne 425 1200/1800 Bank 425

3.2 Nachteil einer kurzfristigen Beschäftigung

Der Nachteil bei der kurzfristigen Beschäftigung ist, dass der Unternehmer diese Rahmenvereinbarung in der Regel nur zeitlich befristet treffen kann (i. d. R. maximal nur für die Dauer von 12 Monaten). Danach muss die Beschäftigung für einen Zeitraum von mindestens 2 Monaten unterbrochen werden. Anschlie...

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