Kurzfristige Beschäftigung: Richtig einstufen, abrechnen und buchen

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Sozialrechtliche Voraussetzungen
• Mindestlohnerhöhungen
• Neue Werte ab 1.1.2023

• Steuerliche Voraussetzungen

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03/04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Aushilfslöhne	4190/6030		Löhne und Gehälter
Pauschale Steuer für Aushilfen	4199/6040		Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Kurzfristige Beschäftigungen gibt es zum einen als abgabenfreie Teilzeitbeschäftigung im Sozialversicherungsrecht^[1] und zum anderen als pauschal versteuerten Arbeitslohn gemäß § 40 a Abs. 1 EStG, wobei die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermittelt werden kann. Wenn der Unternehmer bei einer kurzfristigen Beschäftigung die Lohnsteuer pauschal ermittelt und abführt, ist damit die Besteuerung abgeschlossen. Die Voraussetzungen bei der Sozialversicherung und der Lohnsteuer sind allerdings nicht deckungsgleich. Der Unternehmer bucht seine Zahlungen an den kurzfristig Beschäftigten auf das Konto "Aushilfslöhne" 4190 (SKR 03) bzw. 6030 (SKR 04).

Buchungssatz:

Aushilfslöhne

an Bank

[1] § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Pauschale Abrechnung der Lohnsteuer für eine kurzfristige Beschäftigung

Ein Unternehmer zahlt seiner kurzfristig beschäftigen Teilzeitkraft 12 EUR pro Stunde. Das ist der seit dem 1.10.2022 geltende Mindestlohn. Bei einer Beschäftigung von 43 Stunden im Monat zahlt er 516 EUR.

	Pauschale Lohnsteuer	Abrechnung nach der Steuerklasse I
Arbeitslohn: 43 Stunden x 12 EUR =	516,00 EUR	516,00 EUR
Sozialversicherungsbeiträge =	0,00 EUR	0,00 EUR
Lohnsteuer laut Steuerklasse I =	–	0,00 EUR
25 % pauschale Lohnsteuer	129,00 EUR
Solidaritätszuschlag 129 EUR x 5,5 % =	7,10 EUR
Gesamtbelastung	652,10 EUR	516,00 EUR

In dieser Situation zahlt der Unternehmer jeden Monat 136,10 EUR mehr (im Jahr also 1.633,20 EUR) als bei der individuellen Abrechnung mit Steuerklasse I. Wenn der kurzfristig Beschäftigte eine weitere Tätigkeit als Arbeitnehmer ausübt, ist es sinnvoll, dass die kurzfristige Beschäftigung pauschal versteuert wird. Hinweis: Der Solidaritätszuschlag ist zwar ab 2021 weitestgehend weggefallen, nicht aber bei der pauschalen Lohnsteuer von 25 %.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4190/6030	Aushilfslöhne	516,00
4199/6040	Pauschale Steuer für Aushilfen	136,10	1200/1800	Bank	652,10

3 Vor- und Nachteile einer kurzfristigen Beschäftigung und die Unterschiede bei Lohnsteuer und Sozialversicherung

3.1 Wann eine kurzfristige Beschäftigung besonders vorteilhaft ist

Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind in der Regel vorteilhafter als alle anderen Arten einer Teilzeitbeschäftigung. Kurzfristige Beschäftigungen gibt es als abgabenfreie Teilzeitbeschäftigung im Sozialversicherungsrecht^[1] und als Teilzeitbeschäftigung gemäß § 40 a Abs. 1 EStG, bei der die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermittelt werden kann. Die Voraussetzungen bei der Sozialversicherung und der Lohnsteuer sind allerdings nicht deckungsgleich.^[2] Liegt sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vor, steuerlich jedoch nicht, dann kann die Lohnsteuer nur individuell und nicht pauschal abgerechnet werden.

Praxis-Tipp

Vorteile einer kurzfristigen Beschäftigung

Bevor der Unternehmer einen Minijob auf 520 EUR Basis (bis 30.9.2022 auf 450 EUR) Basis vereinbart, sollte er prüfen, ob nicht – zumindest vorübergehend – die kurzfristige Beschäftigung günstiger für ihn ist. Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse sind besonders vorteilhaft, weil

• keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind, also auch keine pauschalen Abgaben wie bei einem Minijob und
• bei der individuellen Abrechnung häufig keine Lohnsteuer anfällt.

Kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse eignen sich daher auch sehr gut, um den Ehegatten oder die eigenen Kinder für einen begrenzten Zeitraum zu beschäftigen.

Praxis-Beispiel

Vergleich zwischen kurzfristiger Beschäftigung und Minijob

Ein Unternehmer hat mit seinem Arbeitnehmer einen Rahmenarbeitsvertrag über einen Zeitraum von 12 Monaten vereinbart. Der kurzfristig Beschäftigte arbeitet an 34 Stunden im Monat. Bei einem Stundenlohn von 12,50 EUR zahlt er ihm 425 EUR im Monat. Der Vergleich zwischen kurzfristiger Beschäftigung und Minijob sieht wie folgt aus:

	kurzfristige Beschäftigung (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV)	Minijob (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV)
Arbeitslohn: 34 Stunden × 12,50 EUR =	425,00 EUR	425,00 EUR
Sozialversicherungsbeiträge =	0,00 EUR
Lohnsteuer lt. Steuerklasse I =	0,00 EUR
Pauschale Kranken- und Rentenversicherung (13 % + 15 %)		119,00 EUR
Pauschale Lohnsteuer usw. 2 % =		8,50 EUR
Umlage U1/U2 und Insolvenzgeldumlage (1,1 %, 0,24 %, 0,06 % )	5,95 EUR	5,95 EUR
Gesamtbelastung	430,95 EUR	558,45 EUR

In diesem Fall bringt die kurzfristige Beschäftigung einen monatlichen Vorteil von 127,50 EUR, in einem Zeitraum von 12 Monaten sind dies immerhin 1.530,80 EUR. Herr Huber entscheidet sich in Abstimmung mit seinem Arbeitnehmer für die Abwicklung im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4190/6030	Aushilfslöhne	425
4141/6170	Sonstige soziale Abgaben	5,95	1200/1800	Bank	430,95

[1] § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV.

[2] S. nachfolgende Übersicht.

3.2 Nachteil einer kurzfristigen Beschäftigung

Der Nachteil ...