Das Erfassungsverfahren muss dokumentiert werden. Nach GoBD muss mindestens aufgezeichnet werden:
- wer bildlich erfassen darf,
- zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung,
- welches Schriftgut bildlich erfasst wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
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