Einführung einer integrierten BI-Lösung für Planung und Reporting in einem mittelständischen Unternehmen

Zusammenfassung

  • Herkömmliche manuelle Planungsprozesse mit ERP und Excel sind auch im Mittelstand nicht mehr zeitgemäß. Mit einer modernen BI-Lösung werden Planung und Reporting erheblich flexibler und leistungsfähiger.
  • Dieser Artikel zeigt beispielhaft die erfolgreiche BI-Einführung in einem mittelständischen Unternehmen: Die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG hat ihre bisherige Planung mit Excel und Warenwirtschaftssystem auf die BI-Plattform Jedox umgestellt.
  • Die Controllingplattform unterstützt den Planungsprozess mit Programmmodulen für die einzelnen GuV-Positionen zur Umsatz- und zur Kostenplanung. Dabei werden die spezifischen Anforderungen bspw. von Industrie- oder Handelsunternehmen bei Wareneinsatz, Handelsspanne, Personal oder Sachkosten vom BI-System berücksichtigt.
  • Der Beitrag beschreibt die Ausgangsituation im Unternehmen, die Anforderungen an eine neue Lösung, die Einführung eines BI-Systems sowie den veränderten Ablauf des Planungsprozesses. Erfahrungen aus dem Projekt und die Vorteile der neuen Lösung runden den Praxisbericht ab.

1 Die bisherigen Reporting- und Planungsinstrumente reichen nicht mehr

1.1 Das Unternehmen

Die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG, ein familiengeführtes Unternehmen aus Freiburg im Breisgau, ist mit über 700 Mitarbeitern und einem Umsatz von ca. 300 Mio. EUR ein führender Elektrogroßhändler und Technologiedienstleister. Das Unternehmen beliefert aus einem Artikelstamm von 3,8 Mio. Produkten in den Segmenten Gebäudetechnik, Industrietechnik, Erneuerbare Energien und Consumer Electronics täglich über 4.000 Kunden.

1.2 Umstrukturierung erforderte ein neues Controlling-Informationssystem

Neue Planungsanforderungen

Die bisherigen Reporting- und Planungsinstrumente des Unternehmens Alexander Bürkle reichten nicht mehr aus. Der Elektrogroßhändler hatte 2 Schwesterunternehmen integriert, sich in 4 Unternehmenssegmente gegliedert und wollte sich stärker als Technologiedienstleister positionieren (s. Abb. 1).

Die 4 Unternehmenssegmente waren nach Regionen und innerhalb der Regionen nochmals nach Niederlassungen aufgeteilt. Mit der neuen Unternehmensstruktur wurden über 900 Kostenstellen und mehr als 700 Kostenarten neu aufgebaut und auch eine neue Kosten- und Leistungsrechnung eingerichtet.

Abb. 1: Umstrukturierung der Organisationsstruktur verkompliziert Controllingprozesse

Neue Unternehmensstruktur

Als Elektrogroßhändler nutzt das Unternehmen ein SQL-basiertes ERP-System auf Basis von "eNVenta ERP", ein Warenwirtschaftssystem sowie Microsoft Excel für Berichtswesen und Vertriebsplanung. Die Reports wurden vom EDV-Team im ERP-System individuell programmiert, was nicht nur zeit- und kostenintensiv war, sondern auch relativ starre Berichtsstrukturen mit einer geringen Flexibilität zur Folge hatte. So war die Ergebnisbetrachtung nur für das gesamte Unternehmen möglich und auch detailliertere Analysen und Prognosen auf der Ebene von Produkten und Vertriebsbereichen waren nicht zufriedenstellend umsetzbar.

Für eine verbesserte ganzheitliche Unternehmensplanung sollte deshalb ein neues Controlling-Informationssystem eingeführt werden.

2 Ein neuer Ansatz für Reporting und Planung

2.1 Business Intelligence für Controlling-Informationssystem

Business Intelligence (BI) hat sich seit vielen Jahren als leistungsfähige Alternative zu herkömmlichen Reporting und Planungsinstrumenten etabliert. BI ist durch Technologien wie In-Memory-Architektur, Browser-/Web-basierte Anwendungen, Mobile und Cloud sehr leistungsfähig und flexibel einsetzbar. Fachabteilungen sowie das Controlling können mit "Self-Service BI" ihre eigenen Berichte und Datenanalysen erstellen, ohne auf den Support der EDV-Abteilung angewiesen zu sein.

BI für das Standard-Reporting

Reporting: Mit einer BI-Lösung wird das Standard-Reporting erheblich flexibler und z. B. als Tages-, Monats- oder als Quartalsreporting automatisiert. Außerdem lassen sich die Daten aus dem ERP-System mit den Informationen aus anderen Quellen beliebig verknüpfen. Die Ergebnisse werden in einem Dashboard grafisch anschaulich aufbereitet (s. Abb. 2).

Abb. 2:Grafische Aufbereitung von Vertriebsdaten in der BI- und Planungslösung

Planung mit ERP/Excel ist überholt

Planung: Herkömmliche manuelle Planungsprozesse mit ERP und Excel sind nicht mehr zeitgemäß. Sie sind zu zeitintensiv und durch das umständliche Handling von Excel-Tabellen sowie durch die unstrukturierten Planungsprozesse zudem sehr fehleranfällig. Die Planungsszenarien direkt im ERP-System sind unkomfortabel und funktional eingeschränkt. Außerdem ist die Vergabe von Berechtigungen für die Planungsobjekte in mehrstufigen Organisationsstrukturen sehr komplex.

2.2 Anforderungen an ein Controlling-Informationssystem

4 Kernanforderungen

Als Großhändler hatte Alexander Bürkle vor allem 4 Anforderungen an das neue Controlling-Informationssystem:

  1. Ein integriertes Planungsmodul

    Die integrierte Planungskomponente war die wichtigste Anforderung. Das neue System sollte den Planungsprozess strukturieren und transparent machen, Geschäftsführung, Verkaufsleitern und Außendienstmitarbeitern mit individuellen Zugriffsrechten unterstützen und so das Controlling entlasten.

  2. Self-Service-Ansatz für das Reporting

    Das künftige Reporting sollte einfacher erstellbar, detaillierter und flexibler sein. Die Berichte sollten direkt im Controlling und ohne Programmierunterstützun...

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