Datenaustausch: Interne dig... / 1 Anforderungen an eine IT-Schnittstelle

1.1 Vorteile digitaler Schnittstellen

Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so schnell erledigt, dass gegenüber der manuellen Verarbeitung erheblich Zeit eingespart wird. Die Diskussion über einen Fast Close auch für kleine und mittlere Buchhaltungen wäre ohne digitale Schnittstellen zur Buchhaltung überflüssig.

Die Vorteile für den Buchhalter müssen erkauft werden. Die Abhängigkeit der Buchhaltung von den digitalen Schnittstellen ist erheblich. Zunächst muss die Datenübernahme verlässlich funktionieren. Ein Ausfall kann gefährliche Verzögerungen mit sich bringen, fehlerhafte Daten führen zu inakzeptablen Fehlern in der Buchhaltung. Darum muss Aufwand für eine korrekte Verarbeitung an der Schnittstelle getrieben werden. Die Abhängigkeit der Buchungsqualität von den Informationen aus anderen Unternehmensbereichen ist für viele Buchhalter nur schwer zu ertragen.

1.2 Grundsätzliche Anforderungen

Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen.

  • Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Dazu können jederzeit Testläufe gestartet werden.
  • Die Verarbeitung der Schnittstellendaten im Batch, also nach dem Sammeln der Daten über einen gewissen Zeitraum und die Stapelverarbeitung vermittelt dem Buchhalter eine gewisse Sicherheit, echte Kontrolle hat er nicht. Um die Vorteile der Digitalisierung in der Buchhaltung tatsächlich auch nutzen zu können, ist eine Verarbeitung in Echtzeit, also direkt nach der Datenentstehung, notwendig. Das setzt voraus, dass die Schnittstellen sehr streng kontrolliert werden.
  • Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig geprüft werden können. Dazu sind sowohl manuelle Stichproben als auch automatische permanente Kontrollen durch das IT-System notwendig.
  • Die Arbeit der Schnittstellen muss vollkommen nachvollziehbar und von den manuellen Buchungen trennbar sein. Dazu werden z. B. unterschiedliche Konten oder Buchungsarten für die unterschiedlichen Buchungen verwendet. Außerdem erfordert es eine lückenlose Dokumentation der verarbeiteten Daten, die im Fall eines Fehlers zur Klärung herangezogen werden kann.
  • Die Buchhaltung bestimmt und kontrolliert die Parameter, die in den Fachbereichen für die automatische Verbuchung über Schnittstellen notwendig sind. Tabellen mit Steuerungsdaten (z. B. Mehrwertsteuersätze) und Stammdaten mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (z. B. Auslandskennzeichen der Kunden) werden von der Buchhaltung gepflegt oder zumindest freigegeben.
  • Die Mitarbeiter in den Unternehmensbereichen, die Daten über digitale Schnittstellen in die Buchhaltung schicken, werden für die notwendige Genauigkeit und Fehlerfreiheit sensibilisiert.
  • Die IT steht zur Verfügung, wenn die Schnittstellen und deren Funktionalität von den Wirtschaftsprüfern geprüft wird. Dies kann im Rahmen des Jahresabschlusses notwendig sein. Die IT muss die Dokumentation aktuell halten, Tests ermöglichen und Erklärungen zum Ablauf abgeben.

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