Betriebsbedarf

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Art der Aufwendungen
  • Nachweispflichten
  • Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung:

Sonstiger Betriebsbedarf

Eigener

Kontenplan
SKR 03
  4980
IKR  
6074 SKR 04
Kostenart 6850
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung:

Abziehbare Vorsteuer 19 %

Eigener

Kontenplan
SKR 03
  1576
IKR  
2605 SKR 04
Kostenart 1406
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Betriebsbedarf ist ein allgemeiner Begriff, sodass ihm eine Vielzahl unterschiedlicher Aufwendungen zugeordnet werden können. Bestimmte Aufwendungen, die Sie keinem anderen Konto eindeutig zuordnen können, buchen Sie in Ihrer Buchführung auf das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" 4980 (SKR 03) bzw. 6850 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Sonstiger Betriebsbedarf/Abziehbare Vorsteuer

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Dekorationsgegenstand

Herr Huber kauft für sein Unternehmen für 500 EUR zuzüglich 95 EUR Umsatzsteuer (19 %) Dekorationsgegenstände ein.

Bei den Dekorationsgegenständen handelt sich weder um Repräsentationskosten noch um Bürobedarf. Eine Zuordnung zu den Raumkosten scheidet ebenfalls aus. Da Herr Huber im Kontenrahmen auch kein Konto findet, das er verwenden könnte, verwendet er das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf".

Buchungsvorschlag:

SKR 03

 
4980 Sonstiger Betriebsbedarf 500  
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95 an 1200 Bank 595

SKR 04

 
6850 Sonstiger Betriebsbedarf 500  
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95 an 1800 Bank 595
 

Praxis-Tipp für DATEV-Anwender: Vorsteuerschlüssel

Durch die Verwendung des Vorsteuerschlüssels "90" kann man die Kontierung vereinfachen. Durch den Schlüssel "90" wird automatisch das Vorsteuerkonto angesprochen.

Buchungsvorschlag:

SKR 03

 
904980 Sonstiger Betriebsbedarf 595 an 1200 Bank 595

SKR 04

 
906850 Sonstiger Betriebsbedarf 595 an 1800 Bank 595

3 Was ist sonstiger Betriebsbedarf?

Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen jeweils 2 "Sammelkonten" für Aufwendungen vor, die unter sachlichen Gesichtspunkten bei anderen Konten nicht unterzubringen sind. Das ist einmal das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" und zum andern das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" 4900 (SKR 03) bzw. 6300 (SKR 04).

Das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" verwendet man üblicherweise für den Einkauf von Gegenständen und Material, z. B. von beruflichen Arbeitsmitteln.

Betriebsbedarf sind alle Dinge, die Sie für Ihren Betrieb benötigen, wie z. B. Fotoarbeiten, Schulungsvideos usw. Es handelt sich zumeist um Gegenstände, die nicht unter Bürobedarf fallen, wie Visitenkarten, Firmenschilder, Putzbedarf, Zubehörteile, z. B. Akkus.

Auf dem Konto 4980/6850 wird Aufwand erfasst, der nicht in die anderen Konten passt oder eine eher seltene Betriebsausgabe darstellt. Da dieses Konto gerne von Betriebsprüfern unter die Lupe genommen wird, sollte es keine großen Beträge ausweisen.

Das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" verwendet man eher für betriebliche Dienstleistungen, die keinem anderen Konto zugeordnet werden können. Eine verbindliche Regelung, dass Sie die Aufwendungen auf diese Weise aufzuteilen haben, gibt es allerdings nicht. Sie haben also weitgehend die Freiheit, welches Konto Sie für welche Aufwendungen verwenden.

 

Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Betriebsausflug, Anteil der Kosten, die auf den Unternehmer entfallen

Herr Huber veranstaltet einen Betriebsausflug, an dem er selbst teilnimmt. Die Kosten, die auf seine Teilnahme entfallen, betragen 107,10 EUR. Darin ist die Vorsteuer mit 17,10 EUR (= 19 %) enthalten. Die Kosten, die auf den Unternehmer entfallen, gehören nicht zu den Personalkosten. Außer den "Sammelkonten" gibt es kein passendes Konto für derartige Aufwendungen. Bei den Kosten für den Betriebsausflug handelt es sich nicht um Betriebsbedarf, sondern um sonstige betriebliche Aufwendungen.

Buchungsvorschlag:

SKR 03

 
4900 Sonstige betriebliche ­Aufwendungen 90,00  
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 14,40 an 1200 Bank 104,40

SKR 04

 
6300 Sonstige betriebliche ­Aufwendungen 90,00  
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 14,40 an 1800 Bank 104,40

Das Beispiel zeigt, dass man bei Aufwendungen für Dienstleistungen nicht das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" verwenden sollte. Andererseits können Sie vom Begriff her den Einkauf von Gegenständen und Material auch auf das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" buchen.

Das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" können Sie für unterschiedliche Kosten verwenden. Das bedeutet, dass das Finanzamt aus der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht erkennen kann, welche Aufwendungen sich tatsächlich dahinter verbergen.

Vielfach werden auf dem Konto Aufwendungen "versteckt", bei denen unklar ist bzw. Zweifel bestehen, ob es sich um Betriebsausgaben handelt.

 

Kontierungs-Praxis-Tipp: Kontrolle durch Betriebsprüfer

Bei einer Betriebsprüfung wird das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" regelmäßig vom Prüfer kontrolliert. Sie sollten daher nur die Aufwendungen buchen, bei denen sich eine Zuordnung zum Betrieb vertreten lässt. Nur wegen der Möglichkeit, dass ein Betriebsprüfer die betrieblic...

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