1 Überblick

 

Rz. 1

§ 239 HGB regelt für Kfl. Einzelheiten zur Führung der Handelsbücher; für Nichtkaufleute enthält § 146 AO nahezu inhaltsgleiche Anforderungen. § 239 HGB enthält folgende Regelungen:

  • Abs. 1 regelt die Sprache, in der die Bücher zu führen sind (Rz 5 f.), und benennt Voraussetzungen für die Verwendung von Abkürzungen u. a. (Rz 14),
  • Abs. 2 enthält Vorschriften zu den formalen Anforderungen an die Eintragungen in den Handelsbüchern (Rz 15 f.),
  • Abs. 3 verlangt die Unveränderlichkeit der Eintragungen in den Handelsbüchern (Rz 31 f.) und
  • Abs. 4 erlaubt die Führung von Handelsbüchern als geordnete Ablage (Rz 38) oder auf Datenträgern (Rz 39 f.).
 

Rz. 2

Die Vorschrift des § 239 HGB enthält also Vorgaben zur äußeren Form der Handelsbücher.

 

Rz. 3

Zum Normenzusammenhang der Vorschrift zu den §§ 238, 240241a HGB vgl. § 238 Rz 6.

 

Rz. 4

Zum Anwendungsbereich der Vorschrift vgl. § 238 Rz 1. Betreffend Wegfall der Pflicht zur Führung von Handelsbüchern vgl. § 241a Rz 4.

2 Die kodifizierten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

2.1 Lebende Sprache (Abs. 1 Satz 1)

 

Rz. 5

§ 239 Abs. 1 Satz 1 HGB schreibt vor, dass der Kfm. seine Handelsbücher in einer lebenden Sprache führen muss. Im Normalfall wird ein nach HGB buchführungspflichtiger Kfm. seine Handelsbücher allein schon aus praktischen Erwägungen heraus in deutscher Sprache führen. Die Vorschrift lässt aber auch zu, dass der Kfm. seine Handelsbücher in einer Fremdsprache führt. Soweit er sich einer Fremdsprache bedient, kann die FinVerw nach § 146 Abs. 3 Satz 2 AO auf Kosten des Kfm. die Vorlage von Übersetzungen verlangen.

 

Rz. 6

Sinn und Zweck dieser Vorschrift ist es, dem Kfm. die Benutzung seiner Muttersprache zu erlauben, um ihm die Führung der Handelsbücher und die Selbstinformation über die Lage seines Unt. zu erleichtern.[1]

Die sorbische (wendische) Sprache ist in den sorbischen Heimatkreisen in Sachsen (Landkreise Bautzen und Görlitz) bzw. dem angestammten Siedlungsgebiet in Brandenburg (Cottbus, Landkreise Dahme-Spreewald, Oberspreewald-Lausitz und Spree-Neiße) der deutschen Sprache gleichgestellt und darf ohne Kosten- und sonstige Nachteile vor deutschen Behörden verwendet werden (§ 8 SächsSorbG, § 9 SWG). Dies muss auch für die Buchführung gelten. Als lebende Sprache ist ihre Verwendung stets auch außerhalb der genannten Gebiete zulässig, es greift jedoch dann keine Regelung zum Kostenschutz mehr. Für den Jahresabschluss darf die sorbische Sprache nicht verwendet werden (Rz 13).

 
Praxis-Beispiel

Der japanische Kfm. J kommt nach Düsseldorf und eröffnet ein Reisebüro, das sich auf Reiseangebote für die dort ansässigen Japaner spezialisiert. Der Kfm. J spricht nur japanisch. Er darf seine Handelsbücher in japanischer Sprache führen.

 

Rz. 7

Der Kfm. darf aber auch eine andere Fremdsprache wählen;[2] dies kann zweckmäßig sein, um bspw. die Kontrolle durch ein ausländisches MU durch eine konzernweit einheitliche Sprache in der Buchführung zu erleichtern.

 
Praxis-Beispiel

Die D-GmbH ist eine Vertriebstochter der UK Ltd. in London, hat nur im Vertrieb tätige Geschäftsführer und Angestellte und lässt die Buchführung durch einen deutschen StB erledigen. Damit der Beteiligungscontroller in England die Eintragungen in der Buchführung durch den StB nachvollziehen kann, hat er ihm nach § 239 Abs. 1 Satz 1 HGB zulässigerweise den Auftrag erteilt, für die Buchführung die englische Sprache zu verwenden.

 

Rz. 8

Bei der Wahl der Sprache gelten grds. keine Beschränkungen. Es besteht auch keine Bindung an die Sprache eines MU oder TU bzw. einer ausländischen Zweigniederlassung.[3]

 
Praxis-Beispiel

Eine in Deutschland neu gegründete GmbH führt ihre Handelsbücher in englischer Sprache, obwohl sie keine ausländischen Zweigniederlassungen hat und keine Geschäftsaktivitäten mit dem Ausland unterhält. Der Gesellschaftszweck sieht jedoch eine Expansion des Geschäfts ins Ausland vor, weshalb sich die Ges. von vornherein entschieden hat, die gesamten Bücher der Ges. in einer Weltsprache zu führen.

 

Rz. 9

Es ist zulässig und in vielen Fällen sogar unvermeidbar, die Buchführung eines Unt in mehreren lebenden Sprachen zu führen – die Formulierung in § 239 Abs. 1 HGB "eine (…) lebende Sprache" ist nicht so auszulegen, dass nur eine unternehmenseinheitliche Sprache für die gesamte Buchführung zulässig ist. Es ist stets zulässig, eine Niederlassungsbuchführung in der jeweiligen Landessprache zu führen.

 
Praxis-Beispiel

Die deutsche M-GmbH hat ihren Sitz in Meißen. Daneben hat die M-GmbH eine Zweigniederlassung in Arita (Japan).

Die Buchführung in Meißen erfolgt in deutscher Sprache, für die Niederlassungsbuchführung in Arita verwendet die Ges. die dortige Landessprache – also das Japanische –, da die Buchhalter vor Ort nur japanisch sprechen. Die Führung der Handelsbücher der Ges. in deutscher und japanischer Sprache ist nach § 239 Abs. 1 HGB zulässig, da es sich um lebende Sprachen handelt.

Der Jahresabschluss der M-GmbH muss dagegen nach § 244 HGB in deutscher Sprache aufgestellt werden.

 

Rz. 10

Die Verwendung unterschiedlicher Sprachen in einer Buchführung darf jedoch nicht in einer solchen Weise erfolgen...

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