Dipl.-Oec. Dirk Veldkamp
 

Rz. 15

Handelsbriefe sind Schriftstücke, die die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Handelsgeschäfts betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB). Die Aufbewahrungspflicht empfangener Handelsbriefe richtet sich nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB, die der abgesandten Handelsbriefe (Kopien) nach § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB. Über telefonische rechtsgeschäftliche Erklärungen gefertigte Notizen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig.[1] Zu den aufbewahrungspflichtigen Schriftstücken gehören auch Telefaxe oder elektronische Nachrichten.[2]

Sofern Handelsbriefe gleichzeitig als Buchungsbelege dienen (z. B. durch Hinzufügung von Buchungsanweisungen, Kontierungsstempel), gilt für sie eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

[1] Vgl. Störk/Lewe, in Beck Bil-Komm., 13. Aufl. 2022, § 257 HGB Rz 15; ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 34.
[2] Bzgl. der Aufbewahrungspflichten beim EDI (Electronic Data Interchange) vgl. IDW RS FAIT 2.47 ff.

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