Neben den allgemeinen Anforderungen sind noch folgende branchenspezifische Aufzeichnungspflichten zu beachten:
Baukonto
Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten, muss für jede Baustelle ein separates Baukonto geführt werden. Das Baukonto umfasst:
- Ort der Baustelle
- Auftraggeber
- Art der Leistung
- eingesetzte Maschinenstunden und Art der Maschinen
- angefallene Lohnstunden, Arbeiter, Stundenzettel
- Eingekaufte Arbeiten von Arbeitnehmerüberlassern
- Eingekaufte Arbeiten von Subunternehmern
- Stand der Abrechnung mit dem Auftraggeber (Bauabschnitt / Teilleistungen)
- Abnahmeprotokolle
- Geleistete Zahlungen
- Einbehalte
Wintergeld
Arbeitnehmer mit witterungsabhängigen Arbeitsplatz haben in der Zeit von 15.12. bis 28.2. Anspruch auf Mehraufwands-Wintergeld (MWG). Bei saisonbedingten Arbeitsausfällen in der Schlechtwetterzeit vom 1.12. bis 31.3. erhalten die Arbeitnehmer ein Zuschuss-Wintergeld bzw. Saison-Kurzarbeitergeld.
Um die Ansprüche bei den Kassen geltend zu machen, müssen diesbezüglich Aufzeichnungen geführt werden.
Stundenzettel
Die Stundenzettel dienen zum einen der genauen Baustellenabrechnung. Zum anderen sind sie Grundlage für die Lohnabrechnung bei Stundenlöhnen und für die Beiträge zur Zusatzversorgungskasse.
Mindestlohn / Arbeitnehmer / Arbeitnehmerüberlassung
Seit 2015 gilt das Mindestlohngesetz. Daraus ergeben sich weitere Aufzeichnungspflichten: Im Baugewerbe und bei geringfügig Beschäftigten (Arbeitslohn 2024 bis 538 EUR)[1] sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem die Aufzeichnungen geführt werden müssen und beträgt zwei Jahre.[2] Die Aufzeichnungspflicht gilt auch bei Arbeitnehmerüberlassung.[3]
Prüfungsansatz
Der Prüfer untersucht, ob die Aufzeichnungspflichten eingehalten werden. Ist das nicht der Fall, liegt ein formeller Mangel vor, der eine Zuschätzung von Einnahmen nach sich ziehen kann.
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