Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 2 Was muss aufbewahrt werden?

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren:

1. Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:^[1] Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmen-Überschussrechnungen, Buchungsbelege, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Unterlagen für Zollmeldungen.
2. Die Buchhaltungsunterlagen:^[2] Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe.
3. Dies gilt nur steuerrechtlich:^[3] Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Aufbewahrungsfristen. Für Belege der Nr. 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre und für die Nrn. 2–3 nur 6 Jahre. Zur Nr. 3 gehören z. B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen.

Das Umsatzsteuerrecht kennt zudem eine gesonderte Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen.^[4]

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt.^[5] Die Empfänger steuerpflichtiger Werklieferungen oder steuerpflichtiger sonstiger Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlagen 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung (bzw. ein vergleichbarer Beleg) ausgestellt wurde.