Unterliegen auch E-Mails der Aufbewahrungspflicht?

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

Ein Leser fragte nach der Fundstelle, die besagt, dass E-Mails nicht aufbewahrungspflichtig sind, wenn Sie nur als Transportmittel angesehen wird, um eine Argumentationshilfe für den Betriebsprüfer zu haben.

Die Antwort

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinem Schreiben vom 14.11.2014 (Az: IV A 4 - S 0316/13/10003) zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ Stellung genommen.

In der Randziffer 121 hat das BMF in dem o. g. Schreiben ausdrücklich darauf hingewiesen, dass E-Mails nicht aufbewahrungspflichtig sind, wenn hiermit lediglich eine elektronische Rechnung übermittelt wird.

Beispiel: E-Mail-Text

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Anhang zur E-Mail übersenden wir die Rechnung zur Warenlieferung vom 12.08.2015.

Mit freundlichen Grüßen

Das Ministerium vergleicht die E-Mail in diesem Fall mit einem Papierbriefumschlag, der auch nicht aufbewahrungspflichtig ist bzw. war.

Die im Unternehmen eingegangenen aufbewahrungspflichtigen elektronischen Rechnungen müssen in dieser Form aufbewahrt und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.