Repräsentationskosten: Gemischte Aufwendungen sind aufzuteilen

Gemischte Aufwendungen, also teilweise betrieblich und teilweise privat veranlasste, sind in der Regel aufzuteilen. Und nur der betriebliche Anteil ist als Betriebsausgabe abzugsfähig. Dies gilt auch für Repräsentationskosten.

Sie müssen die betriebliche Veranlassung bei Repräsentationskosten nachweisen

Nach dem BFH-Beschluss vom 21.9.2009 bzw. dem BMF-Schreiben vom 6.7.2010 können gemischte Aufwendungen in als Betriebsausgaben abziehbare sowie in privat veranlasste und damit nicht abziehbare Teile aufgeteilt werden, soweit nicht gesetzlich etwas anderes geregelt ist.

Allerdings kommt eine Aufteilung nur in Betracht, wenn der Steuerpflichtige die betriebliche Veranlassung im Einzelnen umfassend dargelegt und nachgewiesen hat. Bestehen gewichtige Zweifel an der betrieblichen Veranlassung bzw. Mitveranlassung, kommt ein Betriebsausgabenabzug nicht in Betracht.

Die Aufteilung von Repräsentationskosten in gemischte Aufwendungen: Geeigneter Aufteilungsmaßstab nötig

Zwecks Aufteilung gemischter Aufwendungen muss ein plausibler Aufteilungsmaßstab gefunden werden. Maßgebend ist dabei der jeweilige Veranlassungsanteil.

Bei einer untergeordneten privaten Veranlassung (weniger als 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang abziehbar.

Sind die Aufwendungen sowohl durch betriebliche als auch durch private Gründe von jeweils nicht untergeordneter Bedeutung veranlasst, ist nach Möglichkeit eine Aufteilung nach Veranlassungsbeiträgen vorzunehmen (BFH, Urteil vom 21.04.2010, Az.: VI R 66/04). So kann der betrieblich und privat veranlasste Teil der Aufwendungen beispielsweise nach Zeit-, Mengen- oder Flächenanteilen sowie nach Köpfen ermittelt werden.

Praxis-Beispiel: Aufteilung gemischter Aufwendungen nach Köpfen

Unternehmer Hans Groß feiert sein 30. Firmenjubiläum. Es nehmen 100 Personen teil (80 Kunden und Geschäftsfreunde und 20 private Gäste). Die Gesamtaufwendungen betragen 5.000 EUR, auf die Bewirtung entfallen 4.000 EUR. Die Beträge verstehen sich jeweils zzgl. Umsatzsteuer.

Folge:

Wegen der Teilnahme privater Gäste liegt eine gemischt betrieblich und privat veranlasste Veranstaltung vor. Zwar liegt der Anlass im betrieblichen Bereich (Firmenjubiläum). Die Einladung der Privatgäste hat aber ausschließlich private Gründe, so dass die diesbezüglichen Bewirtungskosten privat veranlasst sind. Hier ist eine Aufteilung nach Köpfen sachgerecht. 80 Personen nehmen aus betrieblichen Gründen, 20 Personen aus privaten Gründen teil. Damit sind 20 % der Gesamtkosten = 1.000 EUR zzgl. 190 EUR USt nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Von den betrieblich veranlassten Aufwendungen in Höhe von 4.000 EUR zzgl. 760 EUR USt sind gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG 3.040 EUR zzgl. 577,60 EUR USt (80 % von 1.000 EUR + 70 % von 4.000 EUR) als Betriebsausgaben abziehbar.

Hans Groß teilt folgendermaßen auf:



Bewirtungskosten

4.000 EUR

 

Abzüglich 20 % Privatanteil

800 EUR

 

Betrieblicher Anteil

3.200 EUR

 

Davon nicht abziehbare Bewirtungskosten (30 %)     

960 EUR

2.240 EUR

Sonstige Kosten 1.000 EUR – 20 %  Privatanteil           


800 EUR

Abziehbare Betriebsausgaben


3.040 EUR


SKR 03

1800

Privatentnahmen allgemein

1.190





4650

Bewirtungskosten

2.240





4654

nicht abziehbare Bewirtungskosten

960





6300

sonstige betriebliche Aufwendungen

800





1576

abziehbare Vorsteuer 19 %

760

an

1200

Bank

5.950

SKR 04

2100

Privatentnahmen allgemein

1.190





6640

Bewirtungskosten

2.240





4654

nicht abziehbare Bewirtungskosten

960





6300

sonstige betriebliche Aufwendungen

800





1406

abziehbare Vorsteuer 19 %

760

an

1800

Bank

5.950

BFH, Beschluss v. 21.9.2009, Az.: GrS 1/06

BMF, Schreiben v. 6.7.2010, Az.: IV C3 – S 2227/07/10003

Beruflich mitveranlasste Feier

Der BFH hat in einem Urteil aus dem Jahr 2015 zu klären, inwieweit die Kosten eines Arbeitnehmers für eine Feier (nach bestandener Steuerberaterprüfung) als Werbungskosten abzugsfähig waren. In einem ersten Schritt prüfte der BFH, ob die Feier beruflich oder privat veranlasst war. Der Anlass einer Feier stellt jedoch auch nur ein Indiz dar, was nicht allein zur abschließenden Beurteilung der Abziehbarkeit der Kosten führt. Trotz des persönlichen Ereignisses des Bestehens einer Prüfung kann sich im Rahmen der Prüfung eine Abziehbarkeit der Aufwendungen ergeben.

Der BFH sah es als ausschlaggebend an, wer Gastgeber der Feierlichkeit war und wer eingeladen wurde (zweiter Schritt der Prüfung). Es wurde also geprüft, ob es sich bei den eingeladenen Gästen um Arbeitskollegen oder private Bekannte oder gar Familienmitglieder handelte. Ebenfalls sei ein Augenmerk auf den Veranstaltungsort der Feierlichkeit zu legen.

Werden Kollegen aufgrund ihrer Zugehörigkeit zu einer Abteilung eingeladen, geht die Rechtsprechung von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung aus. Dies gilt selbst dann, wenn der Gastgeber mit den eingeladenen Kollegen auch privat Kontakt hält. Werden hingegen nur einzelne, ausgewählte Kollegen eingeladen, kann nicht mehr von einer ausschließlich beruflichen Veranlassung ausgegangen werden (erhebliche private Mitveranlassung).

In dem hier genannten Urteilsfall konnte eine ausschließlich beruflich veranlasste Motivation angenommen werden, weil die Feier aufgrund der bestandenen Steuerberaterprüfung stattfand (private Neigungen wurden hierbei nicht zwangsläufig unterstellt).

Es bleibt jedoch trotz des Urteils des BFH bei dem grundsätzlichen Aufteilungsgebot.

BFH-Urteil vom 8.7.2015 – VI R 46/14