Unter der Rubrik „Aus der Praxis – für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf und ein Fachautor gibt die Antworten. Heute die Frage: Wie werden die Kosten einer Betriebsveranstaltung, die auf den Unternehmer entfallen, gebucht?
Ein Unternehmer veranstaltet mit seinen 3 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Kosten betragen pro Person 200 EUR.
Praxis-Beispiel: Buchung der Kosten auf „sonstige betriebliche Aufwendungen“
Die 200 EUR, die auf den Unternehmer selbst entfallen, bucht dieser auf das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen".
Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht er 330 EUR als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 270 EUR unterwirft der Unternehmer pauschal mit 25 % der Lohnsteuer. Die pauschale Steuer beträgt 75,94 EUR. Der Unternehmer bucht wie folgt:
Konto | Konto | ||||
| SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
| 4140 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | 330,00 | |||
| 4145 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig | 270,00 | |||
| 4149 | Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge | 75,94 | |||
| 4900 | Sonstige betriebliche Aufwendungen | 200,00 | 1200 | Bank | 875,94 |
Konto | Konto | ||||
| SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
| 6130 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | 330,00 | |||
| 6060 | Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig | 270,00 | |||
| 6069 | Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge | 75,94 | |||
| 6300 | Sonstige betriebliche Aufwendungen | 200,00 | 1800 | Bank | 875,94 |
Sonstige betriebliche Aufwendungen: Kosten sind betrieblich veranlasst
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die das Betriebsklima fördern. Das heißt, dass die Aufwendungen des Arbeitgebers für maximal 2 Betriebsveranstaltungen grundsätzlich in seinem eigenbetrieblichen Interesse liegen. Diese Kosten sind somit betrieblich veranlasst. Nach der ertragsteuerlichen Systematik handelt es sich Betriebsausgaben, die steuerlich abziehbar sind, wenn es keine Regelungen gibt, die den Abzug ausdrücklich einschränken. Eine Privatentnahme liegt nicht vor.
Die Kosten für Betriebsveranstaltungen kann der Unternehmer nur insoweit als Lohnaufwand erfassen, als sie auf seine Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf den Unternehmer selbst und seine Gäste entfallen, können folglich nicht als Lohnaufwendungen gebucht werden. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als „Sonstige betriebliche Aufwendungen“, weil es sich um betriebliche Aufwendungen handelt und keine Regelung existiert, die den Abzug einschränkt.
Die Kosten, die auf seine Gäste entfallen, erfasst er
- als Privatentnahmen, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden und
- als geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist.
Behandlung der Gesellschafter bei Kapitalgesellschaften
Die Gesellschafter einer GmbH, die nicht nur kapitalmäßig beteiligt sind, sind regelmäßig Arbeitnehmer ihrer GmbH. Da eine Betriebsveranstaltung auch bei Kapitalgesellschaften im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse liegt, werden die Gesellschafter wie alle anderen Arbeitnehmer behandelt. Von einer verdeckten Gewinnausschüttung kann in diesem Zusammenhang nicht ausgegangen werden.
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