Stellen Sie sich vor: Rechnungen werden im Handumdrehen geprüft und freigegeben. Daten für Abschlüsse und Reportings sind in Echtzeit verfügbar und nachweisbare Compliance lässt sich einfach erfüllen. Klingt wie im Märchen? Keineswegs! Moderne Rechnungsverarbeitung macht diese Wünsche wahr.
Die Rolle des Chief Financial Officers hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Mussten CFOs früher lediglich Prognosen, Budgets und Berichte erstellen, haben sie heute eine Schlüsselfunktion inne und sind maßgeblich an der Festlegung der Unternehmensstrategie beteiligt. Das hat Auswirkungen auf die gesamte Finanzabteilung. In Zeiten starken Wettbewerbs und konstanten Wandels müssen die Teams häufig kurzfristig zuverlässige Zahlen und Daten liefern, um Ergebnisse vorhersehen und Risiken abwägen zu können.
Nicht selten sorgen manuelle Abläufe jedoch dafür, dass Kosten zu spät erfasst werden, Genehmigungen zu lange dauern und Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen werden müssen. Durch ungenutzte Skonti kommt es zusätzlich zu finanziellem Verlust. Mit der Automatisierung durch entsprechende Software lassen sich manuelle Aufgaben eliminieren und Prozesse effizienter gestalten. Der Finanzabteilung bleibt dadurch mehr Zeit für strategische Themen.
Zeit und Geld sparen mit neuer Technologie
Die Digitalisierung von Workflows in Finanzabteilungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Laut eines Berichts von Ardent Partners ermöglicht Automatisierung bei der Rechnungsverarbeitung 80% niedrigere Kosten und eine um 73% schnellere Bearbeitungszeit. Im Detail bedeutet das, dass der Einsatz von Dokumentenmanagement-Software in Finanzabteilungen nicht nur manuelle Arbeitsschritte reduziert und Papier einspart, sondern auch
- die Produktivität steigert: Mit der richtigen Software kann bis zu 80% Zeit durch automatisierte Workflows gespart werden. Die Prozesse werden transparenter, können zeit- und ortsunabhängig fortgeführt und mit einem entsprechenden ERP-System oder der FiBu verbunden werden.
- für bessere Kontrolle sorgt: Mit einer Dokumentenmanagement-Software werden rechtliche und steuerliche Anforderungen mit Leichtigkeit eingehalten. Alle Unterlagen werden rechtskonform gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. So lassen sich Audits im Handumdrehen vorbereiten.
- die Kosten senkt: Sofort einsatzbereite Cloud-Lösungen verwandeln die Rechnungsverarbeitung in automatisierte Workflows. Unternehmen profitieren von korrekten Zahlungen und lukrativen Skonti und können so bares Geld sparen.
Am Beispiel des fränkischen Unternehmens Retorte wird deutlich, was mithilfe moderner Rechnungsverarbeitung möglich ist. Durch die digitale Verarbeitung von 2.500 Rechnungen und bis zu 1.500 sonstigen Dokumenten konnte das Unternehmen mit der Dokumentenmanagement-Lösung von DocuWare monatlich 50 bis 100 Arbeitsstunden einsparen. Dadurch wurde das Team deutlich effizienter und produktiver.
Und damit liegt es am CFO, seine eigene Abteilung zu digitalisieren. Für eine erfolgreiche Umstellung von analoger auf elektronische Rechnungsverarbeitung muss jeder Schritt detailliert geplant werden. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes der Buchhaltungsabteilung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf der Rechnungsverarbeitung. Ebenso sind die Einbindung und Schulung aller relevanten Mitarbeiter unerlässlich. Denn nur intuitiv zu bedienende Lösungen führen langfristig zu einer zufriedeneren und kooperativeren Belegschaft.
