Wie Controller überzeugend kommunizieren

Beim Controller Akademie CA iTalk live vom 18.6.2021 konnte Moderator Jens Ropers Sebastian Schöne, Consultant & Coach, und Peter Claus Lamprecht, Inhaber von praesentare.com, als Gäste begrüßen. In der Veranstaltung wurde verdeutlicht, warum bei Präsentationen die Pyramiden-Methode statt dem Trichter zur Anwendung kommen sollte und wie PowerPoint-Präsentationen optimiert werden können.

Jens Ropers verdeutlichte zu Beginn die Komplexität der heutigen Zeit: Wie bekommen wir Informationen kommuniziert? Und wie erreichen wir den Empfänger?

Kommunikation ist häufig wirkungslos

Sebastian Schöne stellt klar, dass zwar viel kommuniziert wird – aber häufig ohne Ergebnis. So bleiben beispielsweise Statusmeetings häufig völlig wirkungslos. Er plädiert deshalb dazu, mehr zu antizipieren: Anstatt also nur kurz Zwischenstände zu wiederholen, sollte stattdessen erläutert werden:

• Wo steht das Unternehmen bei Projekt X?
• Wie können Ziele erreicht werden?
• Was könnte helfen, die Ziele zu erreichen?

Das fördert auch die Aufmerksamkeit der Meetingteilnehmer.

Wie kommunizieren Controller effektiv mit Entscheidern?

Auch in Präsentationen sollten bisher gewählte Methoden überdacht werden. Noch immer findet hier häufig die sog. Trichterkommunikation statt. Es werden also viele Informationen kommuniziert, bis am Ende die Kernaussage getroffen wird. Schöne empfiehlt jedoch die Pyramiden-Kommunikation: Die Kernaussage sollte an die Spitze gestellt werden.

Dabei sollte nicht mit der Tür ins Haus gefallen werden: Eine kurze Einleitung zur Botschaft ist hier empfehlenswert. Wichtig ist, dass Controllerinnen und Controller sich selbst darüber klar werden, was das Ziel ihrer Kommunikation ist. Sie müssen sich mit dem Adressaten auseinandersetzen und eine Kernbotschaft formulieren. Dabei sollte auch überlegt werden, wie viel Überzeugungsleistung noch ansteht. Wie das Storytelling in der Präsentation überdacht werden sollte, stellt Schöne in folgender Übersicht dar:

Schöne empfiehlt, die Pyramidenmethode nicht nur für Präsentationen zu verinnerlichen. Auch Mails können so vorbereitet werden. Das wird schnell zur Routine und mit einer adressatengerechten Kommunikation gelingt auch eine Zeitersparnis. Sich in Adressaten reinversetzen zu können, bezeichnet Schöne als kraftvolles Werktzeug.

Wenn zum Beispiel ein Meeting verschoben wird, wird bisher häufig formuliert: "Es ereignete sich XY, deshalb wird das Meeting verschoben." Der Fokus soll nun jedoch auf die kernaussage gelegt werden: "Das Meeting wird verschoben! Er ereignete sich XY." Idealerweise wird die Kernaussage bereits im Betreff formuliert.

Drei Fragen bei der Vorbereitung einer Präsentation

Auch Peter Claus Lamprecht verdeutlicht, dass bei der Kommunikation die Vorbereitung das A und O ist. Deshalb gilt bei einer Präsentation als oberste Regel: Die Zeit der Zuschauer darf nicht vergeudet werden. Controllerinnen und Controller sollten sich daher drei Fragen stellen:

• Wer ist das Publikum?
• Was soll nach der Präsentation anders sein (sowohl aus Perspektive des Controllers/des Publikums)?
• Worin genau liegt der Nutzen der Präsentation?

Szenen in den Fokus setzen

Beachten sollte man laut Lamprecht auch, dass Zuschauer nicht überlastet werden. Der "cognitive load" sollte vermieden werden. Häufig wird versucht, Kompliziertes auch kompliziert zu erklären. Es muss jedoch so einfach wie möglich erklärt werden. Ansonsten wird das Publikum überfordert. Deshalb empfiehlt Lamprecht, Szenen in den Fokus zu stellen.

• Man kann beispielsweise in einer Videokonferenz Folien ausblenden und sich selbst in Szene setzen, um eine wichtige Aussage zu verdeutlichen.
• Ein Menü mit Folienzoom kann schnell erstellt werden. So wird zunächst eine leere Folie erstellt. Aus der Folienübersicht werden die Folien, die verwendet werden sollen für den Folienzoom in die leere Folie rübergezogen. In der Präsentation lassen sich diese Folien dann anklicken und die jeweilige Folie wird groß – und in Szene gesetzt.

Botschaften auf das Wesentliche konzentrieren

Zur Diskussion stand auch die Frage, wie viele Folien eingesetzt werden sollten: Lamprecht empfiehlt, die Themen und Botschaften auf das Wesentliche zu reduzieren. Schöne ergänzt hier, nur wenige Folien zu nutzen.

Die Veranstaltung verdeutlicht, wie wichtig eine empfängerorientierte Kommunikation und eine gute Vorbereitung von Präsentationen ist. Controller sollten deshalb überdenken, wie sie ihr Publikum erreichen und überzeugen können. 

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