Wenn Controller ihre Ergebnisse präsentieren, kommt es auch auf die Ausdrucksweise an. In diesem Trick erfahren Sie, wie der Controller sich gut in Szene setzt und welche Formulierungen empfehlenswert sind.

Bewährte Formulierungen für Controller

Dem erfahrenen Controller fällt es leicht, seine Worte entsprechend der gewünschten Ziele zu wählen. Das geschieht meist unbewusst. Die Möglichkeiten dazu sind sehr vielfältig. Die folgende Tabelle zeigt nur eine kleine Auswahl.

Kostensenkung von 5 %

wesentliche Senkung der Kosten

Veränderung der Kosten von - 5%

Rückgang der Kosten um nur 5 %

Umsatzrückgang gestoppt

negativer Trend wurde umgekehrt

Stabilisierung erreicht

Stillstand auf niedrigem Niveau

Preis eines Rohstoffs sinkt

Erfolg des Einkaufs

Preissenkung gelungen

Preisentwicklung am Markt mitgenommen

Budget wurde um 1 % verfehlt

fast erreicht

leicht unter Budget

unter Budget

Schwund von 6 % auf 3 % gesunken

Schwund wurde halbiert

Schwund sinkt um 3 %-Punkte

Schwund jetzt unter Durchschnitt von 5 %

Preiserhöhung zum 01.01. durchgesetzt

Preiserhöhung umgesetzt

Preiserhöhung ab nächstem Jahr voll wirksam

Preiserhöhung erst ab 01.01. durchgesetzt

Controller müssen ihren Text können 

Damit die gewünschte Wirkung durch die richtige Wortwahl auch tatsächlich unterstützt wird, muss der Gebrauch der Ausdrücke sicher passen. Darum sollte der Controller seinen Text wie ein Schauspieler lernen. Die Ausdrücke mit dem gewünschten Trend werden aufgeschrieben und gelernt. Dann sind sie zur richtigen Zeit auch im Gedächtnis des Controllers verfügbar.

Zu beachten ist auch: Stehen viele Artisten in der Manage, wird der Einzelne nicht immer richtig wahrgenommen. Hat der Künstler die Arena für sich allein, kann er glänzen und bleibt in Erinnerung. Das ist auch so, wenn der Controller seine Ergebnisse präsentiert. Doch es geht nicht nur um das Erkennen der Inhalte, die Wirkung kann durch die geschickte Folge von Informationen beeinflusst werden.

In Szene setzen 

  • Steht der Bericht mit einer wichtigen Aussage allein im Zentrum der Präsentation durch den Controller, dann werden die Gesprächsteilnehmer nicht abgelenkt. Sie konzentrieren sich auf den einen Inhalt und nehmen ihn wahr.
  • Wird der Bericht mit einer unerwünschten Aussage von mehreren anderen Berichten begleitet, so kann der Controller die unangenehmen Zahlen verstecken. Der Inhalt ist weniger herausgehoben. Die Wahrnehmung weniger dramatisch.
  • Soll ein Inhalt mit einer gewünschten Tendenz vom Zuhörer erkannt werden, sollte der Controller seine Präsentation entsprechend aufbauen. Gute Werte werden noch besser, wenn sie von Berichten mit weniger erfreulichen Inhalten begleitet werden. Die besondere Leistung kann auch relativiert werden, wenn Berichte mit ähnlichen oder noch besseren Leistungen gleichzeitig vorgestellt werden.

Beispiel: Umsatzsteigerung in Italien

Der Umsatz im Vertriebsgebiet Italien konnte im letzten Jahr um 10 % gesteigert werden. Soll dies besonders hervorgehoben werden, wird dieser Wert zusammen mit den Berichten für Spanien (+ 2 %), Griechenland (- 15 %) und Deutschland (+ 1 %) präsentiert. Soll der Wert weniger betont werden, dann werden Berichte aus Dänemark (+ 8 %), Polen (+ 8 %) und den Niederlanden (+ 11 %) gleichzeitig bekannt gegeben.

Es lohnt sich, die geplante und auf die Zielgruppe ausgerichtete Szenenfolge sorgfältig vorzubereiten. Vor allem bei einem größeren Publikum (z. B. Betriebsversammlung, Vertriebsmeeting, Bereichsleitertreffen) kann dadurch eine überraschende Wirkung erreicht werden.

Bei Präsentationen die Gewöhnung nutzen 

Der Controller selbst nimmt es oft nicht wahr, aber es gibt eine Reihe von Anlässen, in denen er immer wieder gleiche Sachverhalte präsentiert. Dazu gehören regelmäßige Gesellschafterversammlungen, Geschäftsführungsmeetings und Vertriebsinformationen. In den meisten Fällen gibt es eine gewisse Routine, die sich in der Wiederholung der präsentierten Berichte zeigt.

Die Berichte sind immer gleich, die Reihenfolge auch. Titel und Bezeichnungen der Berichte bleiben unverändert. Die Zuhörer stellen sich sehr schnell auf die Gleichmäßigkeit ein und bauen entsprechende Erwartungen auf. Wenn der Controller unangenehme Wahrheiten zu verkünden hat, die Reaktion darauf aber für das Unternehmen problematisch werden kann, erfüllt er diese Erwartungen in seinem Vortrag. Die Chance ist groß, dass aufgrund der Gewöhnung die schlechten Werte nicht so sehr auffallen.

Der Trick funktioniert auch genau anders herum, und das sogar noch besser. Will der Controller, dass wichtige Inhalte besonders erkannt werden, muss er sie auch besonders präsentieren. So kann der Erfolg bei der Finanzierung der Investition in das neue Lager auf den Anfang des Vortrages vorgezogen werden, obwohl der Finanzbericht sonst immer den Abschluss macht. Zusätzliche Berichte oder eine neue grafische Darstellung schaffen ähnliche Aufmerksamkeit.

Selbstverständlich könnte der Controller auch einfach auf die Inhalte, die ihm wichtig sind, in seinem Vortrag hinweisen. Die Erkenntnis für das Publikum ist jedoch wesentlich intensiver, wenn es von allein die Wichtigkeit der gemeldeten Werte entdeckt.

Schlagworte zum Thema:  Controller Tricks, Management Reporting