Wie Controller sich in Szene setzen und die richtigen Worte finden

Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber
Kaufmännischer Leiter, Lengerich

Wie Controller sich in Szene setzen — Bild: Eric Audras / PhotoAlto Controller können bei Präsentationen punkten, wenn sie ihren Text beherrschen und sich in Szene setzen.

Wenn Controller ihre Ergebnisse präsentieren, kommt es auch auf die Ausdrucksweise an. In diesem Trick erfahren Sie, wie der Controller sich gut in Szene setzt und welche Formulierungen empfehlenswert sind.

Bewährte Formulierungen für Controller

Dem erfahrenen Controller fällt es leicht, seine Worte entsprechend der gewünschten Ziele zu wählen. Das geschieht meist unbewusst. Die Möglichkeiten dazu sind sehr vielfältig. Die folgende Tabelle zeigt nur eine kleine Auswahl.

Kostensenkung von 5 %	wesentliche Senkung der Kosten	Veränderung der Kosten von - 5%	Rückgang der Kosten um nur 5 %
Umsatzrückgang gestoppt	negativer Trend wurde umgekehrt	Stabilisierung erreicht	Stillstand auf niedrigem Niveau
Preis eines Rohstoffs sinkt	Erfolg des Einkaufs	Preissenkung gelungen	Preisentwicklung am Markt mitgenommen
Budget wurde um 1 % verfehlt	fast erreicht	leicht unter Budget	unter Budget
Schwund von 6 % auf 3 % gesunken	Schwund wurde halbiert	Schwund sinkt um 3 %-Punkte	Schwund jetzt unter Durchschnitt von 5 %
Preiserhöhung zum 01.01. durchgesetzt	Preiserhöhung umgesetzt	Preiserhöhung ab nächstem Jahr voll wirksam	Preiserhöhung erst ab 01.01. durchgesetzt

Controller müssen ihren Text können

Damit die gewünschte Wirkung durch die richtige Wortwahl auch tatsächlich unterstützt wird, muss der Gebrauch der Ausdrücke sicher passen. Darum sollte der Controller seinen Text wie ein Schauspieler lernen. Die Ausdrücke mit dem gewünschten Trend werden aufgeschrieben und gelernt. Dann sind sie zur richtigen Zeit auch im Gedächtnis des Controllers verfügbar.

Zu beachten ist auch: Stehen viele Artisten in der Manage, wird der Einzelne nicht immer richtig wahrgenommen. Hat der Künstler die Arena für sich allein, kann er glänzen und bleibt in Erinnerung. Das ist auch so, wenn der Controller seine Ergebnisse präsentiert. Doch es geht nicht nur um das Erkennen der Inhalte, die Wirkung kann durch die geschickte Folge von Informationen beeinflusst werden.

In Szene setzen

Steht der Bericht mit einer wichtigen Aussage allein im Zentrum der Präsentation durch den Controller, dann werden die Gesprächsteilnehmer nicht abgelenkt. Sie konzentrieren sich auf den einen Inhalt und nehmen ihn wahr.
Wird der Bericht mit einer unerwünschten Aussage von mehreren anderen Berichten begleitet, so kann der Controller die unangenehmen Zahlen verstecken. Der Inhalt ist weniger herausgehoben. Die Wahrnehmung weniger dramatisch.
Soll ein Inhalt mit einer gewünschten Tendenz vom Zuhörer erkannt werden, sollte der Controller seine Präsentation entsprechend aufbauen. Gute Werte werden noch besser, wenn sie von Berichten mit weniger erfreulichen Inhalten begleitet werden. Die besondere Leistung kann auch relativiert werden, wenn Berichte mit ähnlichen oder noch besseren Leistungen gleichzeitig vorgestellt werden.

Beispiel: Umsatzsteigerung in Italien

Der Umsatz im Vertriebsgebiet Italien konnte im letzten Jahr um 10 % gesteigert werden. Soll dies besonders hervorgehoben werden, wird dieser Wert zusammen mit den Berichten für Spanien (+ 2 %), Griechenland (- 15 %) und Deutschland (+ 1 %) präsentiert. Soll der Wert weniger betont werden, dann werden Berichte aus Dänemark (+ 8 %), Polen (+ 8 %) und den Niederlanden (+ 11 %) gleichzeitig bekannt gegeben.

Es lohnt sich, die geplante und auf die Zielgruppe ausgerichtete Szenenfolge sorgfältig vorzubereiten. Vor allem bei einem größeren Publikum (z. B. Betriebsversammlung, Vertriebsmeeting, Bereichsleitertreffen) kann dadurch eine überraschende Wirkung erreicht werden.

Bei Präsentationen die Gewöhnung nutzen

Der Controller selbst nimmt es oft nicht wahr, aber es gibt eine Reihe von Anlässen, in denen er immer wieder gleiche Sachverhalte präsentiert. Dazu gehören regelmäßige Gesellschafterversammlungen, Geschäftsführungsmeetings und Vertriebsinformationen. In den meisten Fällen gibt es eine gewisse Routine, die sich in der Wiederholung der präsentierten Berichte zeigt.

Die Berichte sind immer gleich, die Reihenfolge auch. Titel und Bezeichnungen der Berichte bleiben unverändert. Die Zuhörer stellen sich sehr schnell auf die Gleichmäßigkeit ein und bauen entsprechende Erwartungen auf. Wenn der Controller unangenehme Wahrheiten zu verkünden hat, die Reaktion darauf aber für das Unternehmen problematisch werden kann, erfüllt er diese Erwartungen in seinem Vortrag. Die Chance ist groß, dass aufgrund der Gewöhnung die schlechten Werte nicht so sehr auffallen.

Der Trick funktioniert auch genau anders herum, und das sogar noch besser. Will der Controller, dass wichtige Inhalte besonders erkannt werden, muss er sie auch besonders präsentieren. So kann der Erfolg bei der Finanzierung der Investition in das neue Lager auf den Anfang des Vortrages vorgezogen werden, obwohl der Finanzbericht sonst immer den Abschluss macht. Zusätzliche Berichte oder eine neue grafische Darstellung schaffen ähnliche Aufmerksamkeit.

Selbstverständlich könnte der Controller auch einfach auf die Inhalte, die ihm wichtig sind, in seinem Vortrag hinweisen. Die Erkenntnis für das Publikum ist jedoch wesentlich intensiver, wenn es von allein die Wichtigkeit der gemeldeten Werte entdeckt.