Self Service BI: Datenverfügbarkeit bremst erfolgreiche Umsetzung

Potenziale der BI-Anwendungen noch nicht voll genutzt

Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren in Systeme für Business Intelligence (BI) investiert, um Geschäftsinformationen besser erfassen und analysieren zu können. Dabei ist vieles organisatorisch erreicht worden. BI-Tools sind zudem heute in der Regel leichter bedienbar, skalieren besser und sind leistungsfähiger als in früheren Versionen. Diese Fortschritte können aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass weiterhin vielerorts eine BI-Strategie fehlt, Prozesse unzureichend bleiben oder die Firmenpolitik eine breitere Nutzung von Business Intelligence behindert.

Notwendige Daten sind nicht immer verfügbar

Auch der Zugriff auf Daten bleibt meist beschränkt. So zeigte kürzlich die BARC-Anwenderbefragung „ Time is Money. Wie schnell erhalten Entscheider kritische Kennzahlen?“, dass nur 11 % der 270 befragten Firmenvertreter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz tatsächlich Zugriff auf alle neuen Datenquellen haben, die sie für ihre Analysen benötigen. Vor allem extern zugelieferte Daten (48 %) gefolgt von Social-Media-Daten (35 %), extern liegenden Daten (34 %) und weitere in den Fachabteilungen erfasste Daten (32 %) sind bei weitem nicht überall verfügbar.

Über die Hälfte der Befragten sehen daher großen Nachholbedarf für drei Aspekte:

• Informationsquellen können zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht schnell und einfach integriert werden (60 %).
• Das Berichtswesen passt sich nicht schnell genug an die Änderungen des Marktes an (57 %).
• Die Möglichkeit, jederzeit individuelle Analysen vornehmen zu können, bleibt begrenzt (53 %).

Bauchgefühl überwiegt immer noch die valide Datenbasis

Die Ursachen für die vielerorts unbefriedigende Situation in der Informationsbereitstellung sehen Befragte in einer unklaren Anforderungsdefinition (47 %), gefolgt von mangelnden Ressourcen im Fachbereich (38 %), sowie  einer Überlastung der IT (35 %). Nicht einmal jede zweite Entscheidung wird derzeit auf einer valider Datenbasis gefällt (44 % der Befragten), sondern beruht stattdessen auf dem Bauchgefühl des Nutzers (56 %). Dies ist nicht immer verkehrt, zeigt aber, dass viele Unternehmen heute noch weit entfernt sind von der Idee eines "datengetriebenen Unternehmens". Die oft bemühte Behauptung, man verstehe Information heute als ein „Asset“, klingt so mehr wie ein Lippenbekenntnis.

Selbstbedienung statt langer Anforderungsdefinitionen

In dieser Situation ist es nicht verwunderlich, dass Benutzer von BI-Tools das Heft selbst in die Hand nehmen möchten anstatt auf den Service von Controlling- oder IT-Abteilung zu warten. In diesem Zusammenhang fällt dann häufig das Schlagwort "Self-Service". Gemeint ist damit der Wunsch, den Nutzern mehr Freiheiten bei der Beschaffung, Auswertung und Aufbereitung von Geschäftsinformationen einzuräumen. Langwierige Prozesse, beginnend bei der Anforderungsdefinition, über die Kommunikation mit dem Berichtsersteller bis hin zur Abnahme – und das Ganze möglicherweise sogar mit mehreren Durchläufen – lassen sich dank „Self-Service“ weitgehend vermeiden.

Praxiseinsatz scheitert oft an Skills oder Datenverfügbarkeit

Self-Service BI ist aktuell der bei weitem der am häufigsten genannte Lösungsansatz, insbesondere dann, wenn man sich kürzere Bereitstellungszeiten erhofft (64 Prozent). Allerdings bleiben auch hier die Erfahrungen in der Praxis manchmal hinter den Erwartungen zurück. So klagen fast ein Viertel der Befragten, dass die Bereitstellungszeiten trotzdem noch inakzeptabel seien. Dies mag daran liegen, dass die benötigten Daten nicht rechtzeitig vorliegen oder die eigenen Skills nicht ausreichen, um in akzeptabler Zeit die benötigten Reports und Dashboards in der erwarteten Qualität selbst zu erzeugen. Das Thema Datendefinitionen und Datenqualität darf daher nicht vernachlässigt werden. Vor allem die Fachbereiche sind hier gefordert, denn Datenqualität ist kein originäres Controlling- oder IT-Problem. Was nützt das schönste Dashboard - elegant im Self-Service-Verfahren erzeugt – wenn es mit den falschen Daten arbeitet? 

BI-Strategie muss Leitplanken und Anwenderkompetenzen fördern

Ebenso müssen sich Fachbereiche und IT-Abteilungen bei der Einführung von Self-Service-BI darüber im Klaren sein, dass man nicht einfach einen BI-Selbstbedienungsladen eröffnen sollte. Andernfalls läuft man Gefahr, die gleichen Probleme zu erzeugen, die man sie schon vom unkontrollierten Spreadsheet-Wildwuchs kennt.  Daher die klare Empfehlung der BARC-Analysten, das Nutzungskonzept immer im Rahmen einer definierten BI-Strategie, basierend auf werthaltigen Use Cases und einer einheitlichen BI Governance anzugehen. Dazu gehört auch, Mitarbeiter im Fachbereich für Self Service zu schulen und eine gemeinsame Organisationseinheit für BI schaffen, um eine nachhaltige Verbesserung und den breiteren Einsatz von BI zu fördern.

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