Ein moderner Controller-Alltag: KI vom ersten Gedanken bis zum letzten Klick

Prof. Dr. Nicole Jekel
Professorin für BWL und Controlling an der Berliner Hochschule für Technik.

Controlling rockt Ein moderner Controller-Alltag mit KI — Bild: Haufe Online Redaktion

Manche Controller:innen starten mit einem Kaffee in den Tag. Andere mit einem schnellen Blick in Excel. Heute beginnen wir mit etwas vollkommen Neuem: einem Gespräch mit der KI. Denn der moderne Controlling-Alltag hat sich radikal verändert. Zwischen Kennzahlen, Meetings, Reporting und Kommunikation mit Mitarbeitenden ist KI längst nicht mehr Mitfahrerin hinten im Auto, sondern sie sitzt vorne, hilft beim Navigieren, strukturiert Komplexität, bereitet Informationen vor und verschafft uns Freiraum für das, was Controller:innen wirklich auszeichnet: Denken. Priorisieren. Entscheiden.

Zu diesem speziellen Beitrag haben mich Peter Bluhm, Thorsten Jekel und Christoph Magnussen inspiriert. Diesesmal nimmt uns die Kolumne mit durch einen typischen Tag im Jahr 2026. So, wie ein Tag in vielen Controlling-Abteilungen schon heute aussehen könnte. Vom ersten Gedanken am Morgen bis hin zum Feierabend Resümee.

07:00 Uhr – Erster Gedanke des Tages: KI als Gesprächspartner

Die beste Zeit ist oft der Moment, bevor der Tag richtig beginnt: Ruhe, ein Kaffee oder Tee, ein Kopf voller Ideen. Früher standen neben dem Kaffee Notizzettel. Heute steht da ein Smartphone. Ein Druck auf den Action Button (hier ein iPhone) startet den Advanced Voice Mode mit dem Microsoft 365 Copilot. Und dann passiert etwas Erstaunliches: Man spricht mit der KI so, wie man früher mit einer Kollegin oder einem Kollegen gesprochen hätte.

Und das Geniale an der KI ist, dass sie sofort:

die Gedanken sortiert,
Rückfragen stellt,
Struktur anbietet und
am Ende sogar einen Perplexity-Research-Prompt formuliert, wenn beispielsweise Marktdaten gesucht werden wollen.

Eine Controlling-Leiterin überlegt beispielsweise, ob ihre Strategie-Workshops noch zur Arbeitsweise ihres Teams passen. Die KI hilft beim Durchdenken, nicht beim Vorentscheiden. Die KI liefert:

sinvolle Drilldown-fragen
Hinweise auf Branchenentwicklungen und
Vorschläge für neue Meetingrythmen

Der Prompt, der mit dem Copilot erstellt wurde, geht nun weiter zu Perplexity. Dort lässt sich die Idee vertiefen. Das ist wie früher. Der Vertriebskollege hat die Idee. Der Marketingkollege konzipiert sie weiter. Nur jetzt mit Copilot und Perplexity. Mit dem Copilot lässt sie sich prägnant formulieren. Mit einem Klick entsteht daraus ein Entwurf für die nächste Bereichsbesprechung. Noch vor der ersten E-Mail haben wir ein durchdachtes Konzept statt nur eine lose Idee. Das ist „Controlling rockt“ am Morgen.

08:30 Uhr – Persönliches Tagesbriefing: Controller:innen als Präsident:in

Auf dem Weg ins Büro folgt der zweite Gamechanger: das automatisierte Tagesbriefing. Der Kalender wird vom persönlichen Assistant oder via Copilot zusammengefasst:

Termine priorisiert,
Geburtstage ergänzt,
To-dos sortiert,
Risiken markiert,
wichtige Unterlagen verlinkt und
Social-Media-Hinweise ergänzt.

Und dann kommt das Highlight: Das Briefing wird via Notebook-Funktion des Copilot (Anmerkung: Das wissen noch die wenigsten, dass Microsoft Copilot diese Funktion hat) in einen Podcast verwandelt. Man hört also auf dem Weg zur Arbeit seinen eigenen „Morning Briefing Podcast“ – mit zwei Stimmen, die den Tag erklären, die Bedeutung von Terminen einordnen und humorvoll begleiten. Das macht etwas mit einem: Man startet strukturiert, fokussiert und zudem sehr gut gelaunt. Und ganz ehrlich: Wenn Controller:innen früher mit 20 Excel-Fenstern aufgewacht sind, dann ist dieser Start eine echte Befreiung. Ein Mindset-Change!

Wer nicht im Auto unterwegs ist, kann sich über das Tool NotebookLM (in Kürze auch mit der Notebook-Funktion des Copilot) auch über Videoerstellung kurze Animationen erstellen lassen. Diese funktionieren in deutscher Sprache in Kurz- und Langversion. Wenn man auf den Stift klickt, kann man sich auch individuellere Videos erstellen lassen, zum Beispiel im Stil von Comics für alle Comic-Lesenden unter uns. Hier lasse ich mir auch gern komplexe Studien zusammenfassen und habe selten so gelacht wie hier. Plötzlich werden auch richtig dröge Studien absolut ulkig. Dennoch: Zusammenfassungen sind und bleiben Zusammenfassungen und geben nicht alles 1:1 wieder. Immer dran denken!

Studien hochladen (KPMG, McKinsey, PwC, was auch immer gerade durch die Timeline geistert),
Inhalte automatisch zusammenfassen (hatten wir bereits, eine geniale Funktion),
die wichtigsten Trends extrahieren,
neue Insights vorschlagen,
Fragen live beantworten,
animierte Videos daraus erzeugen (hatten wir auch bereits, es ist so genial) oder
die Highlights einfach als Podcast erstellen, der einem als Interview dann vorgetragen wird: Beispielsweise bei der Autofahrt, im Zug, in der S-Bahn, auf dem Fahrrad, beim Spazierengehen. Und man kann den beiden Interviewern sogar Fragen stellen, die dann sogar integriert werden. Absolut erlebenswert.

Wenn man früher ein Kapitel aus einer 60-seitigen Studie wollte, brauchte man: Zeit. Kaffee. Ruhe. Und einen zweiten Kaffee. Heute? „NotebookLM, was sind die Kernaussagen der neuen digitalen RechnungswesenStudie?“ Und zack, werden wir mit einer Punktliste begrüßt, die besser als jede Management-Zusammenfassung ist. Sogar Animationsfilme (da die Funktion so genial ist, darf ich sie hier nochmals nennen) kann das Tool inzwischen generieren: kleine Lernvideos, Erklärclips fürs Team oder für die berühmten „Juniors, bitte einmal alle ins Meeting, ich erkläre euch das mal schnell“-Momente. Hollywood für Controller:innen. Nur ohne Überstunden. Und das gleich morgens. Die Animationsfilme sind natürlich nicht für Autofahrende gedacht, sondern für S-Bahn- und U-Bahn. Besser kann man Fahrtzeiten nicht überbrücken.

10:00 Uhr – Meetings, die sich selbst dokumentieren

Das Video zeigt eine Routine, die für das Controlling ein Segen ist: Meetings, die sich automatisch mitschreiben. Mit einem Plaud-Klick startet die Aufnahme – natürlich wissen alle Beteiligten im Raum Bescheid und sind damit einverstanden, dass das Meeting aufgezeichnet wird. Nach dem Meeting läuft alles wie von selbst: Das Transkript in der 1:1 Version. Das Transkript in einer Kurzzusammenfassung. Oder als To-Do-Liste. Oder als Ta-Da-Liste. Als Ergebnisliste. Als Entscheidungsvorlage. Oder die Risiken und nächsten Schritte werden genannt. Je nach Briefing.

In der Praxis bedeutet das: Was früher eine oder mehrere Stunden Nachbereitung war, dauert jetzt wenige Minuten. Und Controller:innen kennen die Wahrheit: Die Nachbereitung entscheidet, wie wir wahrgenommen werden.

12:00 Uhr – Deep Work mit Copilot, Claude und Perplexity

Dann beginnt der Alltag so richtig – mit all den kleinen Aufgaben, die früher gern bis zum Monatsabschluss liegen blieben. Aber jetzt gibt’s Microsoft Copilot. Sprich: Das Büroleben hat sich geändert.

Copilot in Outlook? Sortiert Mails, schreibt Entwürfe und sagt dir, welcher Termin eigentlich optional ist (danke dafür!).
Copilot in Excel? Kann inzwischen Dinge, die früher nur absolute Excel-Gurus beherrscht haben – Pivot-Tabellen zaubern, Fehler finden, Daten aufräumen und dir Muster zeigen, die du selbst trotz dreier Espressi übersehen würdest.
Copilot in PowerPoint? Zaubert Präsentationen, die aussehen, als hättest du drei Wochen daran gearbeitet – dabei waren es drei Minuten.
Copilot in Teams? Schreibt dir Besprechungsnotizen. Und ganz ehrlich: Er tut es oft freundlicher, als wir es selbst würden.

Der kreative Block des Tages gehört inzwischen drei starken Partnern:

Microsoft Copilot (eingebunden in die Arbeitsorganisation) - der Allrounder

Texte,
Management-Kommentare,
KPI-Erklärungen,
Berichte,
Präsentationen, – Checklisten und
Trainingseinheiten

Claude – der Stratege

komplexe Analysen,
Szenarien,
Modelle,
lange Dokumente und
Ethik-/Governance-Denken.

Perplexity – der Fakten-Scout

Recherchen,
Quellenangaben,
Wettbewerbsanalysen, – Regulatorik und – Markttrends. Zusammen ergeben sie das, was Controlling immer gesucht hat: Aktualität + Tiefe + Präzision.

15:00 Uhr – LinkedIn, Inspiration & Weiterdenken

Controller:innen sind wissbegierig. Und das war nie wertvoller als heute. Zwischendurch lohnt der Blick auf LinkedIn, gerade in die ICV-Community. Trends, neue Tools, Meinungen, Best Practices. Alles ist nur einen Scroll entfernt: "Mach die Tools zu deinen Assistenten – nicht zu deinen Gegnern". KI sind nun immer noch Klaus und Ingo und "kennt irgendwas" und "kann irgendwas" und all die schönen Tools, die wir gerade erfahren durften. Es ist ein KI-Orchester aus Mensch und Maschine.

17:00 Uhr – Orchester der KI: Abends läuft alles zusammen

Gegen Ende des Tages verschmelzen die Tools wie ein eingespieltes Ensemble:

NotebookLM fasst zusammen.
Copilot räumt auf.
Claude ordnet komplexe Gedanken.
Perplexity liefert letzte Fakten.
Excel bleibt der Fels in der Brandung und
mit Klaus und Ingo (KI) macht man abends gemeinsam Fitness.

Man geht durch den Tag und denkt: „Habe ich heute gearbeitet – oder hat KI für mich gearbeitet?“ Die Antwort lautet: Beides.

20:00 Uhr – Feierabend-Resümee

Wer heute noch alles selber macht, arbeitet wie 2006 (also 20 Jahre zurück). Wer KI nutzt, arbeitet wie 2030. Controller:innen sind traditionell die Zukunftsdenker eines Unternehmens – die, die frühen Entwicklungen sehen und früh reagieren. Darum passt KI nirgendwo besser rein als ins Controlling.

Und Prosit Profit mit Klaus und Ingo!