Als Moderator liegt es an Ihnen, mithilfe geeigneter Techniken die Gruppe anzuleiten und für die Akzeptanz der Ergebnisse zu sorgen. Kommunikationstrainer Heinz-Josef Botthof stellt das 6-Stufen-Modell der Moderation vor und erläutert die wichtigsten Werkzeuge zu Kreativitätssteigerung und Problemlösung
Moderationstechnik durch Problemlösungstechnik ergänzen
Der Moderator benötigt einen „Methodenkoffer“, um in jeder Situation effektiv steuern zu können. Dabei genügt es allerdings nicht, nur die klassischen Moderationstechniken zu nutzen. Als Controller oder Finance-Experten müssen wir z.B. in Planungsworkshops sehr schnell Ergebnisse herausarbeiten. Dazu werden auch Problemlösungstechniken benötigt.
Schnell zum Ziel
Als Controller und Finance-Experten haben wir Ansprechpartner im oberen Management. Diese haben eines gemeinsam: keine Zeit! Das bedeutet: Bei allen Gesprächen mit diesen Personen müssen Sie schnell auf den Punkt kommen. Es muss das Gefühl entstehen, dass etwas voran geht. Also muss der Moderator ständig die Gruppe in Aktion halten. Ergebnisse sollen gut herausgestellt werden. Produktiv soll es sein, aber nicht hektisch.
Der Ablauf einer Moderation: Das 6-Stufen-Modell
Stufe 1: Da die Inhalte und Ergebnisse vollständig von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern erbracht werden sollen, muss in einem ersten Schritt die Vorgehensweise zu Beginn der Moderation erfolgen. Starten Sie dazu unbedingt pünktlich und verdeutlichen Sie zum Einstieg den Grund für die Besprechung oder den Workshop. Machen Sie dann Aussagen zum Zeitplan und bei längeren Terminen auch zu den Pausen. Das ermöglicht es den Teilnehmern, wichtige Telefonate bzw. den Check von E-Mails in die Pausen zu legen. Wenn die Anwesenden sich nicht kennen, sollten Sie in einer kurzen Vorstellungsrunde deren Rolle und die Erwartung an den Termin eruieren. Sie stellen sich ebenfalls vor und beschreiben Ihre Rolle/Funktion. Die Methoden, die Sie anwenden wollen, müssen Sie jetzt nicht nennen.
Stufe 2: Im nächsten Schritt stimmen Sie die Ziele des Termins ab. Nennen Sie durchaus den Zielkorridor. Daraus leiten Sie mit der Gruppe die zu bearbeitenden Themen ab. Nutzen Sie dazu auch Bewertungsmethoden wie die Punktabfrage.
Stufe 3: Wählen Sie zusammen mit den Teilnehmern ein Thema aus und begründen Sie gegebenenfalls die Priorisierung des Themas.
Stufe 4: Nun beginnt die Bearbeitung des Themas. Jetzt sind Sie gefragt: Sie steuern die Diskussionen und unterstützen die Gruppe mit Ihren Methoden und der Visualisierung der Diskussionsbeiträge. Wenn Sie in Ihrer Planung auch Kleingruppenarbeiten vorgesehen haben, bauen Sie diese ein. Überlegen Sie vorab, ob die Gruppenzusammensetzung zufällig sein kann oder eine bestimmte Verteilung sinnvoll ist. Dann sollten Sie steuernd eingreifen.
Stufe 5: In Stufe 5 wählen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern Lösungen aus und planen weitere Maßnahmen. Die Stufen 4 und 5 laufen in einer Schleife jeweils für jedes der unter Stufe 3 vereinbarten Themen. In der laufenden Moderation müssen Sie zwischenzeitlich auch prüfen, ob die zu Beginn vereinbarten Themen weiterhin relevant sind. Durch die Erkenntnisse in der laufenden Sitzung können sich Veränderungen der Einschätzungen ergeben.
Stufe 6: Zum Abschluss folgt dann die Stufe 6 mit einer Zusammenfassung, einem Feedback der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, den Hinweisen für die nächsten Schritte und Ihre Verabschiedung.
Die Arbeitsweise in der Moderation
Lebhafte Verfahren, bei denen sich möglichst alle beteiligen, sind gefragt (vgl. Abb. 1). Idealerweise sind die Teilnehmer selbst aktiv, indem sie die Inhalte auf Moderationskarten festhalten und an die Pinnwand heften. Sammelt die Gruppe beispielsweise in einem kreativen Prozess Ideen, so muss sie diese in einem zweiten Schritt ordnen. Dieser Vorgang nennt sich „Clustern“. Die Karten werden nach Gleichartigkeit sortiert und auf der Pinnwand entsprechend an eine andere Stelle gehängt. Soll eine Karte mehreren Gruppen zugeordnet werden, wird sie einfach dupliziert. Wenn die Mehrzahl der Karten zugeordnet ist, legen die Teilnehmer Oberbegriffe für die Themengruppen fest. Die weitere Besprechung befasst sich nur noch mit den Oberpunkten. Die Details darunter spielen jetzt keine Rolle mehr. Auch deshalb ist es wichtig, dass sich beim „Clustern“ und Definieren der Oberbegriffe alle Teilnehmer beteiligen. In dieser Phase des „Clusterns“ müssen immer wieder Bewertungen vorgenommen werden, um die Prioritäten der Themen zu definieren.
Ihre Moderation läuft gut, wenn die Gruppe die Aufgaben selbst ausführt und Sie nur noch steuernd eingreifen und lediglich Methoden anbieten.
Abb. 1: Grundlegende Vorgehensweisen
Kreativitätstechniken einsetzen
Während der Moderation gibt es unterschiedliche Verfahren. Häufig werden Kreativitätstechniken genutzt, um eine möglichst große Bandbreite der Ideen zu kreieren. Anschließend muss diese Vielfalt verdichtet werden (z.B. „Clustern“) und daraus müssen Lösungen entstehen. Sie können sich dieses Vorgehen wie eine Trichterfunktion vorstellen: Ein Thema wird sehr breit und kreativ ohne Einschränkungen diskutiert, danach präzisiert sowie verdichtet und schließlich zu einem Ergebnis geführt. Ihre Methoden richten sich danach, an welcher Stelle in diesem Verfahren Sie sich gerade befinden. Wenn die Gruppe in der Phase des Verdichtens feststellt, dass diese Punkte nicht zu einer Lösung führen, sorgen Sie durch Kreativitätstechniken wieder für eine breite Betrachtung und verdichten sie mit der Gruppe dann erneut.
Bei den Kreativitätstechniken können Sie als bekannteste Methode das Brainstorming nutzen. Oder Sie wählen eine Methode des Brainwriting. Jetzt wird nicht offen diskutiert, sondern die Punkte werden, entweder mit der Kärtchentechnik oder der 6-3-5 Methode, gesammelt, indem sie jeder für sich verschriftlicht. Bei der 6-3-5 Methode sollen 6 Teilnehmer jeweils 3 Ideen in 5 Minuten notieren. Jeder arbeitet für sich und schreibt seine drei Ideen in ein Formular. Nach 5 Minuten erhält er das Blatt seines Nachbarn. Darauf stehen ebenfalls drei Ideen. Diese liest man nun und formuliert dann drei neue Ideen. Eine effektive Methode, bei der Teilnehmer eigene Ideen und Assoziationen durch Ideen anderer abschnittsweise kombinieren können. Es entsteht eine (wünschenswert) hohe Konzentration bei den Teilnehmern.
Moderationsmethoden gezielt nutzen
Durch die Moderationsmethoden steuern Sie die Gesprächssituation und sorgen für eine effektive Arbeitsatmosphäre. Sie legen zum Beispiel fest, ob die Gruppe im Plenum arbeitet oder getrennt in Kleingruppen Themen vorbereitet.
Sie können auch festlegen, wie Diskussionen geführt werden sollen. Im Allgemeinen wird einfach offen diskutiert. Damit dominieren immer extrovertierte Teilnehmer das Geschehen und stillere Teilnehmer bringen sich nicht ein. Wenn Sie das vermeiden wollen, wählen Sie andere Verfahren. Das schriftliche Diskutieren bietet sich an. Dabei schreiben alle Teilnehmer ihre Punkte auf Moderationskarten. Nach dieser Sammelphase werden die Karten an die Pinnwand gehängt und anschließend der Reihe nach besprochen, sodass jeder zu Wort kommt.
Eine weitere Methode ist die Statement-Runde. Schlagen Sie die Methode vor und geben Sie den Teilnehmern dann einige Minuten Zeit, um über die eigenen Punkte nachzudenken. Dann beginnen Sie in der Runde auf der linken oder der rechten Seite und lassen die Teilnehmer nacheinander ihre Punkte vortragen. Eventuell legen Sie ein Zeitlimit fest; 1-2 Minuten genügen.
Abb. 2: Standpunkte abfragen – Die Statement-Runde
Mit Problemlösungstechniken zum Ziel
Um für die jeweiligen Diskussionspunkte Lösungen herbeizuführen, sind Problemlösungstechniken sehr hilfreich. Dazu gehören beispielweise die Schwachstellen-Konsequenzen-Analyse, die Rot-Grün-Konferenz, die Galerie-Methode und die SWOT-Analyse. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt:
Die Schwachstellen-Konsequenzen-Analyse:
Bei dieser Analyse kommt es darauf an, die Diskussion so zu steuern, dass das Thema Spalte für Spalte abgearbeitet wird. In den vier Spalten soll keinesfalls vorwärts gesprungen werden. Ergänzungen bei bereits diskutierten Punkten sind zulässig.
Abb. 3: Die Schwachstellen-Konsequenzen-Analyse
Die Rot-Grün-Konferenz:
Bei dieser Problemlösungstechnik fordern Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf, alle aus Ihrer Sicht positiven Punkte zum Thema auf grüne und alle negativen Punkte auf rote Karten zu schreiben. Diese Methode ist hervorragend geeignet, um Spannungen und Unzufriedenheiten aufzudecken.
Die Galerie-Methode:
Bei der Galerie-Methode erlaubt man den jeweiligen Spezialisten in der ersten Runde zu dem Thema Stellung zu beziehen. Jeder soll seine Position zum Thema auf einem Flipchart-Blatt notieren. Die Blätter stellen Sie dann in der Runde vor und hängen sie auf. So entsteht die Galerie. Die Diskussion findet nicht während der Vorstellung statt, sondern erst, wenn alle ihre Position vorgestellt haben. So erweitert sich der Blickwinkel aller und Ressortegoismen werden aufgebrochen.
Die SWOT-Analyse:
Die SWOT-Analyse dient der detaillierten Betrachtung eines Themas. Vier feste Kategorien werden betrachtet: Strengths, Waeknesses, Opportunities und Threats. Welche Themen betrachtet werden, legt das Team gemeinsam fest.
Abb. 4: Die SWOT-Analyse
Nutzen Sie einfache Methoden, mit denen Sie unmittelbar mit einer Gruppe arbeiten können, ohne diese erst erklären zu müssen. Setzen Sie sich bei der Anwendung der jeweiligen Methode klar und deutlich durch. Sie sollten nur Methoden anwenden, mit denen Sie vertraut sind. Es geht nicht um die Vielfalt der Methoden, sondern um die zielführende Anwendung.
Fazit
Unterstützen Sie durch Ihre Moderation eine effektive Arbeitsweise, um mit Ihren Gesprächspartnern – die alle wenig Zeit haben – schnell zu zielführenden Ergebnissen zu kommen. Das Fundament Ihres Erfolgs ist die Vorbereitung.