Mit TIM WOOD die Effizienz im Controlling steigern

Für was steht 'TIM WOOD'?

'TIM WOOD' steht für sieben Arten von Verschwendung, die ursprünglich aus dem Lean-Management stammen und auch im Controlling eine zentrale Rolle spielen:

1. Transport (T) – unnötige Bewegung von Daten: Transportverschwendung tritt auf, wenn Informationen und Daten unnötig zwischen Abteilungen oder Systemen hin und her bewegt werden. Ein typisches Beispiel im Con­trolling ist der manuelle Austausch von Berichten per E-Mail, obwohl ein zentrales System zur Verfügung steht. Anstatt Zeit mit dem Senden und Empfangen von Dokumenten zu verschwenden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass relevante Informationen direkt in einem gemeinsamen System zugänglich sind, sodass alle Beteiligten jederzeit darauf zugreifen können.
2. Inventory (I) – überflüssige Bestände: Im Controlling bedeutet Überbestand oft, dass man zu viele ungenutzte Daten oder veraltete Berichte aufbewahrt. Diese Bestände binden nicht nur Ressourcen, sondern können auch dazu führen, dass wertvolle Informationen übersehen werden. Eine regelmäßige Bereinigung und Aktualisierung der Datenbestände kann hier Abhilfe schaffen und dafür sorgen, dass nur die wirklich notwendigen Informationen zur Verfügung stehen.
3. Motion (M) – unnötige Bewegung von Dingen und Menschen: Unnötige Bewegung tritt auf, wenn Mitarbeiter oder Prozesse mehr Arbeitsschritte durchführen, als eigentlich nötig wären. Ein klassisches Beispiel ist die manuelle Eingabe von Daten in verschiedene Systeme, obwohl eine Integration dieser Systeme möglich wäre. Im Controlling könnte dies bedeuten, dass dieselben Daten mehrfach in unterschiedliche Tools eingepflegt werden müssen. Durch die Automatisierung solcher Prozesse kann man nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Fehlerquote reduzieren.
4. Waiting (W) – unnötige Wartezeiten und Verzögerungen: Wartezeiten entstehen, wenn Prozesse ins Stocken geraten, weil Informationen oder Entscheidungen fehlen. Ein typisches Beispiel im Controlling ist das Warten auf die Freigabe von Budgets oder die Bereitstellung notwendiger Daten durch andere Abteilungen. Diese Verzögerungen können zu erheblichen Ineffizienzen führen. Hier hilft es, klare Prozesse und Zuständigkeiten zu definieren.
5. Overproduction (O) – überflüssige Berichte und Analysen: Überproduktion im Controlling tritt auf, wenn mehr Berichte und Analysen erstellt werden, als tatsächlich benötigt werden. Ein Beispiel hierfür ist die regelmäßige Erstellung umfangreicher Reports, die kaum gelesen oder genutzt werden. Stattdessen sollte der Fokus auf zielgerichtete, prägnante Berichte liegen, die den Entscheidungsprozess tatsächlich unterstützen.
6. Overprocessing (O) – übermäßige Bearbeitung: Überbearbeitung bedeutet, dass Prozesse unnötig kompliziert oder detailliert gestaltet werden. Im Controlling kann dies der Fall sein, wenn Berichte übermäßig detailliert ausgearbeitet werden, obwohl eine einfachere Darstellung ausreichen würde. Dies können auch einfach zu viele Schritte oder unnötig komplexe Prozesse sein. Ein Beispiel wäre die übermäßige Prüfung von Daten, die bereits mehrfach validiert wurden. Hier kann es sinnvoll sein, die Prozesse zu straffen und sich auf das Wesent­liche zu konzentrieren, um Effizienz zu gewinnen.
7. Defects (D) – Fehler und Defekte: Fehler und Defekte im Controlling können weitreichende Folgen haben. Sie führen nicht nur zu Nacharbeit, sondern können auch das Vertrauen in die gelieferten Informationen beeinträchtigen. Ein Beispiel wäre die fehlerhafte Eingabe von Finanzdaten, die zu falschen Entscheidungen führen könnte. Um solche Fehler zu minimieren, sollten Unternehmen auf automatisierte Prüfmechanismen setzen und regelmäßige Qualitätssicherungsprozesse einführen.

'TIM WOOD' im Controlling – praktische Anwendung

Das Controlling ist das Herzstück eines jeden Unternehmens, das effizient arbeiten möchte. Um 'TIM WOOD' effektiv anzuwenden, sollten Controller regelmäßig die eigenen Prozesse auf die genannten Verschwendungsarten überprüfen. Ein praktischer Ansatz kann darin bestehen, eine 'TIM WOOD'-Analyse als festen Bestandteil der regelmäßigen Prozessbewertungen einzuführen. Die Analyse bietet eine strukturierte Vorgehensweise, um Schwachstellen zu identifizieren und letztlich auch dann zu beseitigen. Doch wie setzt man diese Prinzipien in der Praxis effektiv um? Hier sind drei zentrale Strategien: A. Workshops und Schulungen, B. regelmäßige Prozess-Reviews und C. gezielter Einsatz von Technologie.

A. Workshops und Schulungen – Wissensbasis schaffen:
Ein grundlegender Schritt zur Reduzierung von Verschwendung im Controlling ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter für die verschiedenen Arten von Verschwendung, die 'TIM WOOD' beschreibt. Schulungen sind das Fundament, auf dem effiziente Controlling-Prozesse aufbauen. Sie sorgen dafür, dass die Beteiligten nicht nur die Konzepte von 'TIM WOOD' verstehen, sondern auch lernen, diese in ihrem täglichen Arbeitsumfeld zu erkennen und zu vermeiden. Ein Workshop kann beispielsweise darauf abzielen, typische Verschwendungsarten in den aktuellen Prozessen des Unternehmens zu identifizieren und konkrete Maßnahmen zu erarbeiten, um diese zu eliminieren.

Was sollten diese Schulungen beinhalten?

• Einführung in 'TIM WOOD': Verstehen, was hinter den sieben Verschwendungsarten steckt, und Beispiele, die auf das eigene Unternehmen und die eigene Aufgabe zugeschnitten sind.
• Praxisorientierte Übungen: Anhand von Fallstudien oder realen Unternehmensprozessen lernen die Teilnehmer, Verschwendung zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu entwickeln, optimal für die eigene Aufgabe.
• Werkzeuge zur Problemlösung: Schulungen sollten auch Methoden vermitteln, die helfen, Prozesse systematisch zu verbessern.

Es ist wichtig, diese Schulungen nicht als einmalige Veranstaltung zu betrachten. Regelmäßige Auffrischungen und weiterführende Workshops sorgen dafür, dass das Bewusstsein für Effizienz und die Vermeidung von Verschwendung aufrechterhalten wird und sich kontinuierlich weiterentwickelt.

B. Prozess-Reviews – Regelmäßige Überprüfung und Optimierung:
Nach den Schulungen ist es entscheidend, die Erkenntnisse in die Praxis umzusetzen. Dies geschieht am besten durch regelmäßige Prozess-Reviews, bei denen bestehende Controlling-Prozesse systematisch unter die Lupe genommen werden. Prozesse neigen dazu, sich im Laufe der Zeit zu verfestigen, auch wenn sie möglicherweise nicht mehr optimal sind. Regelmäßige Reviews bieten die Möglichkeit, Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu überprüfen, ob sie noch effizient und sinnvoll sind.

Wie werden Prozess-Reviews durchgeführt?

• Vorbereitung und Zielsetzung: Jedes Review sollte mit klaren Zielen beginnen. Welcher Prozess wird überprüft und welche Aspekte stehen im Fokus (z. B. Wartezeiten, Überproduktion, Fehleranfälligkeit)?
• Datenerhebung und Analyse: Sammeln von Daten zu den aktuellen Abläufen, um eine fundierte Grundlage für die Analyse zu schaffen. Dabei kann auf Berichte, Feedback von Mitarbeitern und KPI-Daten zurückgegriffen werden.
• Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten: Nutzen der 'TIM WOOD'-Prinzipien, um potenzielle Verbesserungen zu identifizieren: "Wo sind unnötige Bewegungen, Wartezeiten oder überflüssige Prozesse vorhanden?".
• Maßnahmen entwickeln und umsetzen: Auf Basis der Analyse werden konkrete Maßnahmen entwickelt, um die identifizierten Schwachstellen zu beseitigen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Prozess-Reviews sollten ein fester Bestandteil des Controllings sein und regelmäßig, z. B. quartalsweise, durchgeführt werden. Dies sorgt dafür, dass das Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleibt und kontinuierlich effizienter wird.

C. Technologieeinsatz – Automatisierung und Digitalisierung:
Die fortschreitende Digitalisierung bietet Chancen, Verschwendung im Controlling zu minimieren. Moderne Technologien können dabei helfen, Prozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und wertvolle Zeit zu sparen. Technologie kann viele der ineffizienten Prozesse, die durch 'TIM WOOD' beschrieben werden, direkt ansprechen. Beispielsweise können durch Automatisierung redundante Aufgaben vermieden und durch digitale Tools manuelle Fehler reduziert werden.

Welche Technologien sollten zum Einsatz kommen?

• Automatisierungstools: Robotic Process Automation (RPA) kann repetitive, zeitaufwändige Aufgaben übernehmen, wie die Dateneingabe oder das Erstellen standardisierter Berichte. Dies reduziert die Verschwendung durch unnötige Bewegung (Motion) und Überbearbeitung (Overprocessing).
• Business-Intelligence (BI)-Systeme: BI-Tools ermöglichen eine schnelle und präzise Datenanalyse. Sie helfen dabei, wichtige Informationen in Echtzeit zu visualisieren und reduzieren damit die Wartezeiten (Waiting) auf Berichte und Analysen.
• Cloud-Lösungen: Cloud-basierte Systeme sorgen dafür, dass Informationen zentral und für alle Beteiligten jederzeit verfügbar sind. Dies minimiert die Transportverschwendung (Transport) und erleichtert die Zusammenarbeit.

Der erfolgreiche Einsatz von Technologie erfordert eine sorgfältige Implementierung und Schulung. Die Mitarbeiter müssen die neuen Systeme verstehen und sicher bedienen können, um deren volles Potenzial auszuschöpfen.

Fazit: Ganzheitlicher Ansatz zur Effizienzsteigerung

Die Kombination aus Workshops und Schulungen, regelmäßigen Prozess-Reviews und dem gezielten Einsatz von Technologie bietet einen ganzheitlichen Ansatz zur Reduzierung von Verschwendung im Controlling. Dieser Ansatz fördert nicht nur die Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, die Qualität der Arbeitsergebnisse zu verbessern.

'TIM WOOD' ist mehr als nur eine Merkhilfe – es ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung im Controlling. Durch die systematische Identifikation und Beseitigung der sieben Verschwendungsarten können Controller nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch maßgeblich zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierung wird es immer wichtiger, Verschwendung zu minimieren und Ressourcen optimal zu nutzen. Mit diesem Bewusstsein und der konsequenten Umsetzung von 'TIM WOOD' können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern. Controller haben hier eine Schlüsselrolle – sie sind die Wächter der Effizienz und die Treiber für kontinuierliche Verbesserung.

To Go’s:

• Mit 'TIM WOOD' sind wir vor Verschwendung auf der Hut,
• denn Lean Management zeigt dies mit viel Mut und
• ... Controlling rockt deine Woche!

Der Artikel erschien erstmals in Controller Magazin 5/2025.