Haufe Controlling Serie in Zusammenarbeit mit Jedox

Kapitel
Excel-Chaos ade: Vereinfachen Sie Ihre Planungsprozesse

Wickeln auch Sie die gesamte Unternehmensplanung mit Microsoft Excel ab? Sicherlich wissen Sie auch, wie Sie mit einer geeigneten Datenorganisation die typischen Excel-Defizite wettmachen können. Prozessautomatisierung und zentrale Datenhaltung sind an dieser Stelle die Zauberworte.

Der Planungsprozess trägt maßgeblich dazu bei, die Zukunft zu gestalten und ein Unternehmen zu steuern. Dabei werden Umsatz- und Ergebnisziele festgelegt und aus diesen die notwendigen Ressourcen (Material, Personal, Anlagen) mit ihren Kosten abgeleitet. Weitere Planungselemente sind Investitionen und Finanzierung. Mit den richtigen Rahmenbedingungen in Organisation und IT-Systemen lassen sich  Planung und Budgetierung auf Basis von Excel relativ einfach optimieren.

Welche Risiken und Nachteile bringt Excel mit sich?

Viele Anwender machen sich im Vorfeld kaum Gedanken über die benötigten Strukturen. Es wird einfach "drauflos" konzipiert und am Ende fehlen Strukturen oder wichtige Dinge werden schlicht vergessen. Dann wird kontinuierlich "nachgebessert". Die Folge: Man findet sich am Ende in einem Gewirr von Arbeitsmappen und Formeln wieder, das selbst diejenigen nicht mehr verstehen, die die Lösung initiiert haben. 

Fehlende Dokumentation und Standards erhöhen das Fehlerrisiko. Strukturen und Verknüpfungen sind nicht beschrieben und können dadurch bei verteilter Nutzung nicht nachvollzogen werden.  

Zudem stellt das gemeinsame Arbeiten an Excel-Dateien das Controlling als Planungskoordinator vor große Herausforderungen. Weder der Versand von Dateien an die Fachbereiche noch der Versand von Links auf eine zentrale Datenablage gewährleisten einen effizienten und vor allem sicheren Planungsprozess.  

In diesen volatilen Zeiten sind der Einbezug von Unsicherheiten, die Durchführung von Sensitivitätsanalysen und die simulative Vorwegnahme möglicher Maßnahmen unabdingbar, wenn zukunftsbezogene Entscheidungen sinnvoll getroffen werden sollen. Auch hier erfordert Excel besondere Voraussetzungen in der Datenorganisation.

Empfehlungen für eine effiziente Planung auf Excel-Basis 

Für die Planung mit Excel bedeutet dies, dass bspw. steuerungsrelevante Informationen schneller zur Verfügung stehen müssen, damit Entscheidungen flexibler getroffen werden können. Um den Einsatz der Excel-Nutzung für das Controlling zu optimieren, sind vier Handlungsfelder besonders zu beachten: 

  1. Verteilen Sie Ihre Daten zentral mittels Workflow-Management
    Dateiversand per Mail war gestern. Datenhaltung mit Workflow-Management macht Datensicherheit, Datenschutz sowie eine Single Source of Thruth erst möglich. Alle Anwendungen sollten möglichst zentral erfasst und dokumentiert werden, damit man sich nicht mehrfach daransetzt, eine "neue" Lösung zu konzipieren, die es an anderer Stelle im Unternehmen schon gibt. So lässt sich ein zu starker Wildwuchs an Excel Spreadsheets vermeiden. 
  2. Ergänzen Sie Ist-Daten zu einem vollständigen Reporting:  
    Mit Schnittstellen für eine automatische Datenübernahme aus der Buchhaltung können Sie einen Plan-Ist-Vergleich von Umsätzen, Kosten, Ergebnis und Liquidität vornehmen und daraus bei Bedarf Maßnahmen zur Gegensteuerung entwickeln. 
  3. Ermöglichen Sie allen Anwendern mobilen Zugriff:  
    Es sollte dafür gesorgt werden, dass alle oder zumindest wichtige Excel-Reports auch jederzeit von unterwegs aufzurufen sind. Das gilt nicht nur für Auswertungen oder Planungen, sondern auch für Anwendungen, mit denen man z. B. Angebote für Kunden oder Anfragen an Lieferanten erstellt. 
  4. Erarbeiten Sie Standards für das Layout: 
    Ein einheitliches Verständnis sowie eine schnelle Einarbeitung werden durch z. B. einheitliches Layout und Design, die Hervorhebung von Zellen, in die Eingaben getätigt werden sollen oder Blatt- bzw. Formelschutz erleichtert. So finden sich Anwender mit für sie neuen Dateien oder Anwendungen schneller zurecht.  

Verabschieden Sie sich vom Excel-Chaos und heben Sie Ihre Excel-Nutzung auf ein neues Level. Die vorgestellten Maßnahmen ermöglichen es auch kleineren und mittelständischen Unternehmen, die typischen Schwachstellen der Planung auf Excel-Basis mit überschaubaren Mitteln zu beseitigen oder zumindest deutlich zu reduzieren.

Schlagworte zum Thema:  Excel, Planung, Forecast, Analytics