Controlling effizient auf den Punkt bringen

Vom Datendschungel zur Klarheit: Controlling auf den Punkt gebracht.

Häufig denken wir: „Komm auf den Punkt!“. Doch „Auf den Punkt gebracht. Kurz. Klar. Tacheles reden!“ sind Vokabeln, die wir im Controlling eher seltener hören. Denn meist werden die Ergebnisse über kilometerlange Excel-Listen analysiert und am Ende tun wir Controller uns doch manchmal schwer, alles „in einen Einzeiler zu packen“. Und gerade deshalb ist es wichtig, dass Controller Themen einfach auf den Punkt bringen. 

Kern der Effizienz: Fokus auf das Wesentliche

Wenn jemand auf den Punkt kommt, so ist das Gespräch bzw. der Text aus Empfängersicht relevant und verständlich. Der Fokus liegt auf dem Wesentlichen. Effizienz im Controlling beginnt mit der Fokussierung auf das Wesentliche. Es geht darum, sich nicht in der Fülle von Daten zu verlieren, sondern die relevanten Informationen herauszufiltern, die den größten Einfluss auf die Unternehmensentscheidungen haben. Dies erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein tiefes Verständnis für das Geschäft und seine Treiber.

Ein effektiver Controller weiß, dass nicht alle Daten gleich wichtig sind. Statt sich in detaillierten Analysen zu verlieren, konzentrieren sich Controller auf die Kennzahlen, die tatsächlich entscheidend für den Erfolg des Unternehmens sind. Das bedeutet auch, unnötige Berichte zu minimieren und die Informationen so aufzubereiten, dass sie für das Management leicht verständlich und direkt umsetzbar sind.

Ein lustiges und tiefsinniges Sprichwort besagt: „Wenn du zwei Kaninchen jagst, gehen dir beide durch die Lappen“. Das bedeutet, dass wir uns zudem fokussieren. Fokussieren bedeutet allerdings auch, dass wir uns entscheiden müssen. Wir müssen Unnötiges, Unrelevantes einfach weglassen. Das fällt dem ein oder anderen manchmal schwerer, als wir denken.

Analytische Werkzeuge: Basis für fundierte Entscheidungen

Die richtigen Werkzeuge und Methoden sind entscheidend, um Effizienz durch Analyse zu erreichen. Moderne Business-Intelligence-Systeme und Analytik-Tools ermöglichen es, große Datenmengen schnell und präzise zu verarbeiten. Doch der Schlüssel liegt nicht nur in der Technik, sondern in der Art und Weise, wie diese Werkzeuge eingesetzt werden. Ein effizientes Controlling nutzt diese Werkzeuge, um komplexe Zusammenhänge zu visualisieren und so die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Dabei geht es nicht nur darum, Daten zu präsentieren, sondern sie so zu interpretieren, dass klare Handlungsempfehlungen abgeleitet werden können. Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz von Dashboards, die in Echtzeit die wichtigsten Kennzahlen anzeigen und so eine sofortige Reaktion auf Veränderungen im Marktumfeld ermöglichen.

Effizienz im Team: Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor

Effizienz im Controlling ist auch eine Frage der Zusammenarbeit. Ein isoliert arbeitender Controller kann die besten Analysen erstellen, doch ohne die enge Abstimmung mit anderen Abteilungen bleiben diese Analysen oft wirkungslos. Die Integration von Controlling in die strategischen und operativen Prozesse des Unternehmens ist daher unerlässlich. Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, der Produktion und anderen zentralen Abteilungen kann das Controlling sicherstellen, dass die erstellten Analysen nicht nur theoretische Erkenntnisse liefern, sondern auch praktische Relevanz haben. Dies führt zu einer schnelleren Umsetzung von Maßnahmen und einer höheren Gesamtwirksamkeit der Unternehmensstrategie. 

Wenn wir an das Persönlichkeitsmodell der D, I, S und G®/ Persolog-Methode, insights® denken, so zeigt es stark vereinfacht auf, dass Menschen eher extrovertiert (laut) oder introvertiert (leise) und eher sach- oder menschorientiert sind und sich daraus vier Persönlichkeiten ergeben. Diese sind:

1. Eine sachorientierte und laute Persönlichkeit ist ein dominanter (D) roter Typ, der schnell auf den Punkt kommt und meist max. zwei Optionen wünscht: „A oder B?“. 
2. Eine menschorientierte und laute Persönlichkeit ist ein inspirierender (I) gelber Typ, der neue Ideen benötigt (unser Thema).
3. Eine menschorientierte und leise Persönlichkeit ist ein stetiger (S) grüner Typ, der an den Normen gern festhält und sich mit Veränderungen eher schwertut.
4. Eine sachorientierte und leise Persönlichkeit ist ein gewissenhafter (G) blauer Typ, der alles in Zahlen, Daten und Fakten analytisch misst.

Nach diesen Modellen verkörpert jeder Mensch diese vier Persönlichkeitstypen – jedoch in verschiedenen Ausprägungen. Und sachorientierte sowie laute Persönlichkeiten lieben es einfach, Dinge auf den Punkt zu bringen. Damit sind wir wieder bei unserem Thema: Wenn wir Themen auf den Punkt bringen wollen, dann fahren wir quasi alle unser dominantes (D) rot aus. Wie genau geht das? 

Gehen wir in sieben Schritten vor

1. Schritt: Canvas- und Kanban-Board
   Mit einer Leinwand oder einem sog. Canvas können auf genau einer Seite die Dinge auf den Punkt gebracht werden. Dabei werden die entscheidungsrelevanten Informationen auf wirklich genau einer Seite zusammengefasst. Wenn es sich um eine Controlling-Präsentation handelt, dann kann dies das Briefing-Problem mit dem Ziel und der Methode sein. Weiter können dies interne und/oder auch externe Informationen sein, die dann zusammengeführt und kritisch analysiert werden, um dann Handlungsoptionen aufzuzeigen. Am Ende können drei Highlights plus ein Bonus-Highlight zusammengefasst werden. Um ein zielorientiertes Canvas aufzubauen, bedarf es fokussierter Ergebnisse. Um das hinzubekommen, können Inhalte auf Karten notiert und dann entsprechend priorisiert werden. Ein Beispiel kann dafür das Kanban-Board sein. Hier werden die Karten entsprechend in Rubriken eingeteilt. Wenn wir beispielsweise die Rubriken 'To Do', 'In Process' und 'Done' haben, so schieben wir die Karten entsprechend von links nach rechts je nach Priorität von der 'To Do'-Liste in die 'Process'-Liste bis zum 'Done'. Je nach Controlling-Thema können diese Rubriken nun entsprechend angepasst werden.
2. Schritt: Bauchbinde als die EINE Botschaft
   Hier geht es darum, so viel unnütze Themen wegzunehmen, wie es nur geht. Unser Diamant wird hier geschliffen. Also wenn wir beispielsweise die Matherechnung „5*1+10-8+2“ haben, dann reduzieren wir so weit wie möglich, bis wir „9“ als Ergebnis haben. Unnötiges darf einfach wegfallen, entfallen, gelöscht werden, denn hier geht es um die EINE Botschaft: Was ist hier das Ergebnis? Eine ganz andere Denkweise – und wirklich äußerst hilfreich und auch kreativ – ist es, die Botschaften in Bauchbinden zu denken. Als Joseph Kardinal Ratzinger am 19.04.2005 Papst Benedikt XVI wurde, lautete der Titel der Bild-Zeitung „Wir sind Pabst!“. Dies ist in meinen Augen eines der besten Bauchbinden, also beste Kurzzusammenfassung in genau einer Botschaft. Wenn wir beispielsweise eine Controlling-Präsentation haben, dann können wir in genau diesen Baubinden denken: 
   • Was ist die jeweilige Bauchbinde jeder einzelnen Controlling-Seite? 
   • Was ist die Kernbotschaft als Bauchbinde für unsere Controller-Präsentation?
   • Was ist die Key-Bauchbinde der gesamten Präsentation? 
3. Schritt: 3 Punkte plus 1 überraschendes Viertes
   Menschen können sich drei Punkte gut merken. Und ein überraschendes Viertes. Denken wir zunächst an unsere Gesundheit, so wird meist der Dreiklang Körper, Geist und Seele genannt. In der Forschung gibt es den Dreiklang Problem, Ziel und Methode. Im Management kennen wir Problem, Weg und Ergebnis. Und dennoch – ein überraschendes Viertes können wir auch gut hinzunehmen. Geht es um die menschlichen Bedürfnisse, so funktioniert Sicherheit, Zugehörigkeit, Wachstum sehr gut und dann noch einen Beitrag leisten. Wenn wir Menschen motivieren, dann funktioniert dies sehr gut mit Inspiration, Imagination, Begeisterung und als Add-on noch, dass wir einfach mit einem ersten Tun starten. Wenn wir uns unsere Con­troller-Vorträge ansehen, so können wir nun drei Messages herausarbeiten und einen überraschenden Extra-Punkt.
4. Schritt: Video Kurzzusammenfassung
   Um das wirklich Relevante herauszufiltern hilft es, die Informationen ohne Powerpoint, ohne Chart, ohne Excel, einfach per Text sich selbst auf das eigene Handy zu sprechen und auch zu filmen. Wenn wir per Video zusammenfassen, sagen Einige: „Bist du noch so fleißig, eine Minute dreißig!“ Andere meinen: „Max. 1 Min.!“. Und weitere denken: „28 Sek.!“ Wie auch immer. Ziel ist es, den Inhalt ohne viel Brimborium auf den Punkt zu bringen. So kurz wie nötig.
5. Schritt: Lego® Serious Play® Modell
   Und weitere Controller lieben es bereits, Themen im Rahmen eines Modells am Beispiel von Lego® SeriousPlay® zu bauen, mit Storytelling zu untermauern und dann die Blöcke einfach auf den Punkt zu bringen. 
6. Schritt: Kopfstandmethode – Information oder Dekoration
   Die Kopfstandmethode ist ein hilfreiches Tool, um Themen wortwörtlich auf den Kopf zu stellen bzw. umzudrehen. Also man fragt einfach: „Was muss man tun, damit das Projekt versemmelt wird“. Dann sammelt man alle negativen Punkte. Im Anschluss dreht man die Punkte um. Wenn Dinge auf den Punkt gebracht werden sollen, so kann gefragt werden: „Was bleibt?“. Entsprechend werden in einem zweiten Schritt die Themen dann gelöscht, die weggelassen werden dürfen. Wenn man sich hier nicht so schnell einig wird, so kann man die Themen in die Felder A, B und C einteilen. Also A-Themen bleiben auf alle Fälle. B-Themen bekommen ein Fragezeichen und C-Themen dürfen gelöscht werden. Diese Methode nenne ich auch immer wieder gern: „Ist das Kunst? Oder darf das weg“. In meiner 20 jährigen DAX-Industriezeit nannten wir dies auch: „Ist es Information? Oder ist es Dekoration?“
7. Schritt: Interview
   Eine weitere ausgewählte Idee ist es, mit einem Business Canvas im Dialog sich kollegial die Themen zu nennen und dann weitere Out-of-the-box-Ideen sich von seinem Kollegen im Brainstorming aufzeigen zu lassen. Kombiniert man diese außergewöhnlichen Ideen, so kommen manche Controller auf noch andere Ideen, um punktgenauer auf die eigene Lösung zu kommen.
   
   Mit diesen Schritten gibt es in der Tat hilfreiche Ideen, um Themen auf den Punkt zu bringen. Fassen wir zusammen: Effizienz durch Analyse im Controlling bedeutet, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Kontext bereitzustellen. Es geht darum, den Fokus auf das Wesentliche zu legen, die besten Werkzeuge sinnvoll einzusetzen und durch enge Zusammenarbeit sicherzustellen, dass die gewonnenen Erkenntnisse auch tatsächlich in die Praxis umgesetzt werden. Wenn diese Prinzipien konsequent angewendet werden, kann das Controlling maßgeblich dazu beitragen, dass Unternehmen ihre Ziele schneller und präziser erreichen. Durch Effizienz in der Analyse wird das Controlling zu einem unverzichtbaren Partner im Unternehmen, der nicht nur Daten liefert, sondern auch Klarheit und Handlungssicherheit schafft – und damit den Weg für langfristigen Erfolg ebnet.

To Go’s:

Bringe Themen auf den Punkt,
damit jeder gleich auf dein Thema funkt und
... Controlling rockt deine Woche! 
 

Der Artikel ist ein Auszug aus Controller Magazin 3/2025.