Controller können die Wahrnehmung der Informationen steuern

Das gilt sowohl für das Vier-Augen-Gespräch als auch für eine große Präsentation. Je kleiner der Kreis ist, desto besser kann er die Informationsweitergabe auf die Zielgruppe einstellen. Dazu hat er verschiedene Möglichkeiten. Die wichtigsten davon sind die folgenden:

Bezeichnung der Veranstaltung bewusst wählen

Es beginnt mit der Bezeichnung der Veranstaltung. Wenn es sich um ein Gespräch "über die hohen Differenzen der Kostenstellenkosten zum Budget" handelt, werden die Teilnehmer ganz andere Erwartungen haben als bei einem Gespräch „über die Möglichkeiten, die Abweichungen zum Budget aufzufangen”. Der Betreff in der per E-Mail verschickten Einladung hat also durchaus eine wichtige Funktion.

Jeder Teilnehmerkreis reagiert unterschiedlich 

Der Teilnehmerkreis bestimmt die Aufnahme der Information und vor allem die Reaktion darauf. Sind nur die eigenen Kollegen dabei, wird realistisch aufgenommen und sachlich diskutiert. Sind die Vorgesetzten dabei, wird sicher von vornherein eine Abwehrhaltung aufgebaut, wenn es um negative Inhalte geht. Sind auch Kollegen aus anderen Bereichen dabei, kann deren schlechtes Ergebnis zur Verteidigung verwendet werden.

Gesprächsort wirkt sich auf die Stimmung aus

Der Ort des Gesprächs ist wichtig für die Vermittlung der Zahlen. Dabei ist ein Besprechungsraum neutrales Gelände, die Inhalte werden eher sachlich aufgenommen. Das Büro des Betroffenen erzeugt eine positive Stimmung, in der auch schlechte Werte besser aufgenommen werden. Das Büro des Controllers als Gesprächsort ist für viele Betroffene bereits Anlass genug für eine sehr vorsichtige Vorgehensweise.

Gesprächsatmosphäre kann beeinflusst werden 

Durch sein Auftreten, die Wortwahl und viele kleine Zeichen (z. B. das Angebot an Getränken) schafft der Controller eine Atmosphäre für das Gespräch, die Einfluss auf das Ergebnis haben kann. Geht es ungezwungen zu, können viele Inhalte besser vermittelt werden als in einer aggressiven Stimmung. Neutrale Inhalte bleiben in sachlicher Atmosphäre neutral, werden in aggressiver Umgebung jedoch negativ empfunden.

Gestaltung der Folien können Emotionen entfachen 

Auch auf der in Präsentationen verwendeten Folie kann eine Atmosphäre erzeugt werden. Rote Farben, grelle Blitze oder dramatische Überblendungen können aggressiv stimmen. Der Controller muss darauf achten, dass die Atmosphäre im Raum, bei der Einladung und während der Präsentation auf den Folien aufeinander abgestimmt ist.

Beispiel für eine aggressive Folie: 

Den Gesprächspartner richtig einschätzen 

Um an dieser Stelle den richtigen Trick auszuspielen, muss der Controller seine Gesprächspartner richtig einschätzen. Das ist schwer. Fehleinschätzungen können zu falschen Wahrnehmungen führen. Erfahrung im Umgang mit den Menschen in solchen Gesprächen ist notwendig.

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