Best-in-Class-Reporting bei Bayer MaterialScience

Durch Benchmarking bestätigt: Best-in-Class-Reporting bei BMS

Bayer MaterialScience (BMS) zählt neben Bayer HealthCare und Bayer CropScience zu den drei Teilkonzernen der Leverkusener Bayer AG. BMS erwirtschaftete im Jahr 2011 mit 14.800 Mitarbeitern einen Umsatz von 10,8 Mrd. Euro und erzielte damit ein Ergebnis in Höhe von 1,2 Mrd. Euro (EBITDA before special items).

In einem weltweiten Benchmarking unter vergleichbaren Unternehmen (Peers) wurde BMS jüngst bestätigt, dass hier zu Recht von einem effizienten Controlling in einem volatilen Umfeld gesprochen werden darf. Die Benchmarking-Ergebnisse zeigen auszugsweise, dass BMS die im Management Reporting relevanten Tätigkeiten „Datenmanagement“, „Business-Analyse“ und „Reporting“ mit deutlich weniger FTE betreibt, als dies vergleichbare Unternehmen tun (S. Abbildung 1).

Mehr Zeit für die Entscheidungsunterstützung

Der Vergleich zeigt, dass BMS hier bis zu 50% unter den vergleichbaren Unternehmen liegt, was in einer weltweiten Organisation wie bei BMS zu einem erheblichen Effizienzvorteil führt. Das Management Reporting bei BMS ist zudem nicht nur in Summe effizienter, sondern unterscheidet sich auch in der Ressourcenallokation auf die drei Tätigkeiten. Während die Peers vereinfacht gesagt etwa die Hälfte ihrer Gesamtkapazität für die Erstellung von Berichten (Reporting) aufwenden, gelingt es BMS, die eigenen Controller deutlich stärker, nämlich mit mehr als die Hälfte der eigenen Kapazität, auf die für die Entscheidungsunterstützung des Managements wertvolle Business-Analyse zu fokussieren. Selbstverständlich ohne dabei die Qualität der anderen beiden Tätigkeiten, der Datenpflege und der Berichtserstellung, einzuschränken.

Automatisierung, Standardisierung und Harmonisierung des Reportings

Um die Best-in-Class-Reporting-Organisation zu erreichen, wurden bei Bayer drei Schritte unternommen.

1. Zentralisierung des Business-Controllings und der BI Solutions unter der globalen Accounting- und Controlling-Organisation. Die Entstehung und Umsetzung von BI-Anforderungen erfolgt somit in der gleichen Organisation.

2. Harmonisierung der globalen ERP-Systeme und damit der Daten

3. Redesign und Vereinfachung der relevanten Prozesse; nicht nur für das Reporting sondern bspw. auch für die Planung.

"Build your own reports" - Individuelles und flexibles Reporting

Um die Controller nicht länger mit der Erstellung von Berichten auszulasten, wurde bei BMS ein hochgradig effizientes und flexibles Reporting-Frontend entwickelt. Es ermöglicht den Berichtsempfängern, sich per „drag and drop“ ihre eigenen Berichte in Form von Dashboards zusammenzustellen. Die Berichtsempfänger können hierbei aus einem Bestand von Analysen und Kennzahlen diejenigen auswählen, die sie für die Wahrnehmung ihrer Steuerungsfunktion benötigen und so modular ihre Dashboards zusammensetzen. Den modularen Aufbau eines solchen Cockpits in Form mehrerer Portlets, die jeweils individuell mit vom Controlling zentral geprüften und freigegebenen Berichtsinhalten/KPIs gefüllt werden können, zeigt Abbildung 2. Jeder Berichtsinhalt kann dabei über einen oder mehrere Filter untereinander verknüpft und beliebig gesteuert werden.

 Vom Informationsadministrator zum Valued Business Partner

Für den Controller bedeutet die Best-in-Class-Reportingorganisation nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch einen Rollenwandel: Weg vom Informationsspezialisten, der Daten pflegt, aufbereitet und in Berichten darstellt, hin zu einem Partner des Managements, der sowohl Geschäft und Daten versteht und als interner Berater das Management beim Treffen von Entscheidungen optimal unterstützt. Dieser Rollenwandel ist auch bei BMS im Gange, aber noch nicht vollständig erfüllt. Eine Befragung der Führungskräfte zeigte, dass sich die Manager ihre Controller überwiegend als Valued Business Partner wünschen, dieser Wunsch auf Basis der heutigen Rollenausprägung aber noch nicht vollständig erfüllt wird. Die erreichten Reportingstrukturen und -lösungen sowie die damit verbundene  Ressourcenallokation stellen die wesentlichen Voraussetzungen für den weiteren erfolgreichen Vollzug dieses Rollenwandels dar.