Für die Management Reports immer auf die Controller warten? Als Alternative werden häufig Selbstbedienungskonzepte als Ergänzung von BI-Lösungen empfohlen. Doch die Vorteile der der höheren Verfügbarkeit müssen mit Defiziten bei der Entscheidungsunterstützung erkauft werden.
Self-Reporting als Wunsch der Entscheider
Das Self Reporting ist eine von Entscheidern oft gewünschte IT-Lösung. Die Daten werden in festgelegten Reports im BI-System abgebildet und in regelmäßigen Rhythmen aktualisiert oder sogar Realtime zur Verfügung gestellt. Die Daten kann jeder individuell und oft sogar mobil abrufen.
Self-Reporting hat folgende Ziele:
- Automatismen im Reporting
- Jeder kann jederzeit auf aufbereitete Infos seiner Wahl zugreifen
- Hohe Transparenz
- Einfache Verfahren
- Entlastung des Controlling
Self-Reporting liefert keine Kommentare
Aufgrund dieser Ziele ist gut nachvollziehbar, dass sich Entscheider nach solchen Lösungen sehnen. Allerdings werden die Daten vom System lediglich dargestellt und keinesfalls kommentiert. Dieser Nutzen durch den Controller steht nicht zur Verfügung. Es ist denkbar, dass Controller diese Systeme permanent überwachen und durch Kommentare ergänzen. Das wäre nur sinnvoll, wenn die Kommentare in kurzen Fristen (annähernd real time) erfolgen. Dies führt vermutlich wieder zu einer deutlichen Überlastung der Controller.
Vorteile und Nachteile des Self-Service-Reportings
Bei aller Euphorie muss man die Thematik dennoch differenziert betrachten. Zu den positiven Punkten zählen zum Beispiel:
- Entscheider können Kennzahlen ohne Unterstützung des Controllers jederzeit sehen.
- Berichte sind automatisiert jederzeit verfügbar und auf dem aktuellen Stand.
- Die Report-Empfänger können sich durch die Auswahl individuell unterstützen lassen.
- Erleichterung für das Controlling – Reports müssen nicht mehr erstellt werden.
- Ad hoc Reporting kann entfallen.
Allerdings darf man die negativen Punkte nicht verschweigen.
- Es wird ein Spielzeug der Manager.
- Bedarfe / Wünsche steigen --> IT-Kosten steigen.
- Transparenz wäre möglich, wird aber durch die Info-Flut konterkariert.
- Daten müssen interpretiert / kommentiert werden. Das fehlt bzw. macht jeder mit seinem Verständnis selbst.
--> Eindeutigkeit der Information ist in Frage gestellt.
Diese Punkte müssen im Zusammenspiel zwischen Datenempfänger und dem Controlling diskutiert werden. Gemeinsam wird sicherlich eine Lösung gefunden, die die Effizienz des Reportings deutlich steigert.
Vorabdruck aus „Reporting – Dienstleistung der besonderen Art“ von Heinz-Josef Botthof, Ismaning, erscheint im Buch „Reporting und Business Intelligence“ im April 2014.