Ausgabenmanagement mithilfe von KI: Effizienz und Transparenz steigern

Mittelstand setzt auf Digitalisierung und Effizienz

Kostensenkungen gehören für viele CFOs derzeit zu den wichtigsten Themen. Aktuelle Studien bestätigen, dass Effizienz und Automatisierung für Unternehmen oberste Priorität haben. Laut einer Sonderumfrage der DZ BANK unter mehr als 1.000 mittelständischen Entscheidern investieren 90 Prozent der Befragten weiterhin in Zukunftsprojekte – trotz der wirtschaftlich schwierigen Lage. Dabei steht weniger Wachstum um jeden Preis im Vordergrund, sondern vielmehr die Optimierung bestehender Prozesse.

Besonders stark zulegen konnten Investitionen in Digitalisierung (+7 Prozentpunkte seit 2023) und Effizienzsteigerung (+16 Prozentpunkte). Fast die Hälfte der befragten Mittelständler plant zudem, ihre Prozessautomatisierung auszubauen. Diese Trends zeigen deutlich, dass Unternehmen verstärkt auf Technologien setzen, die langfristig Ausgaben senken und Ressourcen besser nutzbar machen – ein Ziel, das sich auch mit den Entwicklungen im Spend Management deckt. Doch was hat es überhaupt mit digitalen Lösungen im Ausgabenmanagement auf sich?

Reisekosten direkt abrechnen

In einem Unternehmen fallen die unterschiedlichsten Ausgaben an – beispielsweise für Beschaffung, Spesen oder Marketing. Viele altbewährte Prozesse führten jedoch dazu, dass Ausgaben häufig mit Verzögerung genehmigt, erfasst und ausgezahlt wurden.

Ein typisches Beispiel: Reisekosten. Ein Mitarbeiter vertritt das Unternehmen auf einer Konferenz in einer anderen Stadt. Taxikosten und andere Reisekosten werden zunächst privat bezahlt und später über eine Reisekostenabrechnung eingereicht. Diese wird in der Buchhaltung geprüft, bevor der Betrag an den Mitarbeiter überwiesen wird. Solche manuellen Abläufe sind aufwendig, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß. Entscheidern fehlt der aktuelle Überblick, wie viele Ausgaben gerade anfallen, und Mitarbeitende müssen auf ihr Geld warten.

Es verwundert daher nicht, dass immer mehr Unternehmen ihre Prozesse überdenken und spezialisierte Softwarelösungen einsetzen. Gerade standardisierte Prozesse wie Reisekostenabrechnungen lassen sich heute durch KI-basierte Systeme weitgehend automatisieren.

Was für moderne Tools spricht

• Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Mitarbeiterressourcen.
• Genehmigungen können in Echtzeit abgewickelt werden.
• Firmenkreditkarten verhindern, dass Mitarbeitende eigenes Geld vorstrecken müssen.
• Budgets können individuell je Projekt oder Mitarbeiter vergeben werden.
• Zahlungen werden schnell und digital veranlasst.
• Verantwortliche behalten jederzeit einen aktuellen Überblick.

Tipp: Es gibt zahlreiche Anbieter, die für Spend Management entsprechende Tools entwickelt haben – etwa Coupa, Qonto, Pleo, Finly, SAP, Agicap, Spendesk oder Expensify, um nur einige zu nennen. Für Unternehmen lohnt es sich, eigene Anforderungen zu definieren und verschiedene Angebote zu prüfen. Welche Lösung ideal ist, hängt insbesondere von Kostenstruktur, Funktionsumfang und Integrationsfähigkeit ab.

KPIs zum Spend Management in Unternehmen

Doch welchen messbaren Nutzen bringen solche Systeme? Der Coupa Benchmark Report liefert interessante Insights seiner Kunden. Hier einige Ergebnisse:

• Kostensenkung: Top-Unternehmen konnten 8,1 Prozent ihrer Gesamtausgaben reduzieren.
• Schnellere Prozesse: Vertragsdurchlaufzeiten betragen nur 11,3 Werktage; Spesenabrechnungen werden im Schnitt in 7,5 Stunden genehmigt, 96,4 Prozent der Ausgaben sind bereits vorab autorisiert.
• Digitale Beschaffung: 98,8 Prozent der Bestellungen werden elektronisch verarbeitet. Im Schnitt beträgt die Durchlaufzeit von Anforderungen bis zur Bestellung vier Stunden.
• Verbessertes Cashflow-Management: 99,97 Prozent der Zahlungen werden automatisiert abgeglichen.
• Rechnungsmanagement: 86,2 Prozent der Rechnungen werden elektronisch verarbeitet. Die Durchlaufzeit von Rechnungsfreigaben beträgt 10,5 Geschäftsstunden. Und 97,1 Prozent der Rechnungen werden im ersten Anlauf abgeglichen.
• Risikomanagement: Mit SpendGuard konnten Kunden 2,3 Prozent der verdächtigen Ausgaben als nicht regelkonform identifizieren.

KI im Spend Management: Mehr als nur Automatisierung

Die genannten Zahlen verdeutlichen, wie stark moderne Technologien den Umgang mit Unternehmensausgaben verändern. Doch Spend Management ist weit mehr als Prozessdigitalisierung – es geht um strategische Steuerung. KI-gestützte Systeme können dabei helfen, Muster in Ausgaben zu erkennen, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Einsparpotenziale sichtbar zu machen. Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz solcher Systeme ist eine saubere, konsolidierte Datenbasis.

Nachhaltigkeit und Compliance im Fokus

Ein weiterer Trend: Nachhaltigkeit und regelkonformes Wirtschaften gewinnen im Spend Management zunehmend an Gewicht. Immer mehr Firmen achten darauf, mit welchen Lieferanten sie zusammenarbeiten und wie sich Ausgaben auf ESG-Ziele (Environmental, Social, Governance) auswirken.

KI-gestützte Spend-Management-Systeme können auch hier unterstützen, indem sie Transparenz schaffen, unnötige Bestellungen vermeiden und Ressourcen schonen. So trägt ein modernes Ausgabenmanagement nicht nur zur Kosteneffizienz, sondern auch zu nachhaltigem Wirtschaften bei.

Mit modernem Ausgabenmanagement wettbewerbsfähig bleiben

Die Studie der DZ BANK zeigt außerdem, dass die hohe Kostenbelastung in Deutschland derzeit das größte Hemmnis für Zukunftsinvestitionen ist. Rund zwei Drittel der Mittelständler sehen darin das zentrale Problem, gefolgt von bürokratischen Hürden (62 Prozent). Während vor zwei Jahren noch der Fachkräftemangel als Haupthemmnis galt, rückt heute klar die Kostenstruktur am Standort Deutschland in den Fokus.

Diese Entwicklungen zeigen: Unternehmen setzen auf digitale Technologien, um Kosten zu senken, Effizienz zu steigern und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen – Ziele, die sich direkt mit den Fortschritten im Spend Management verbinden lassen.