Agile Planung – Voraussetzungen, Instrumente und Trends

Agile Planung – Bekanntes neu kombinieren

Turbulente Zeiten auf den Kapital- und Wirtschaftsmärkten zeigen immer wieder: Traditionelle Planungsinstrumente und -werkzeuge versetzen Unternehmen nicht mehr in die Lage, schnell und richtig auf neue Gegebenheit zu reagieren. Auf der 15. Planungsfachkonferenz zeigten Jörg Leyk und Carsten Bork von Horváth & Partners moderne Ansätze einer agileren Planung.
Agile Planung bedeutet nicht das Rad neu zu erfinden, da die relevanten Planungsinstrumente bereits bekannt sind. Agile Planung bedeutet die richtige Kombination und das zielgerichtete Zusammenspiel der wesentlichen Instrumente:

• Frontloading als Willensbildung im Planungsprozess,
• Effektebasierte Planung als Willensdurchsetzung,
• Vereinfachte operative Budgets,
• Simulation, Szenarien und Forecasting.

Gemeinsam wurde von Jörg Leyk und Carsten Bork ein moderner Ansatz einer anpassungsfähigen Planung mit Beispielen aus der Praxis und dem Alltag dargestellt.

Frontloading ist schnell - Die Planung ist aktuell
Die 2012 veröffentlichte Planungsstudie von Horváth & Partners zeigt, dass der Unterschied zwischen schnell und langsam planenden Unternehmen oftmals durch die Anwendung des Frontloading bedingt sein kann kann.

Mit dem Ansatz „Frontloading“ erfolgt eine stärkere Top-Down Ausrichtung auf Basis einer intelligenten Zielsetzung. Ein gesonderter vorgeschalteter Zielsetzungsprozess ist dabei der Ansatz für eine effiziente Planung mit wenig Schleifen und „Knetphasen“. Dabei spielt die Berücksichtigung von unterschiedlichen Informationsquellen sowie deren Integration eine wesentliche Rolle.

Budgets sind starr und intransparent - Effekte bieten Entscheidungsspielraum
Geschäftsvorfälle können immer mit bestimmten Ereignissen oder Effekten in Verbindung gebracht werden. Und gerade in der Planung ist es von großer Bedeutung einen Planwert mit einem möglichen Effekt (Ereignis) in Verbindung zu bringen und dabei eine transparente Entscheidungsbasis zu schaffen.

Budgets veralten schnell - lokale Anpassung erhöht die Flexibilität
Viele Unternehmen verbinden mit dem Begriff Budget starre und aufwendige Prozesse. Aber gerade durch eine agile Planung werden vereinfachte Budgets durch eine operative Detaillierung mit klarem Regelwerk erzeugt. Das Budget tritt dabei in den Hintergrund und wird wesentlich vereinfacht.

Durch Szenarien und Maßnahmen wird die Zielerreichung konsequent thematisiert
Für die wirtschaftliche Entwicklung von Branchen oder Absatzmärkten gibt es nicht „Die eine Wahrheit“. Oftmals ist dieKombination von unterschiedlichen Rahmenbedingungen entscheidend. Gerade durch Simulationen von unterjährigen Effekten und Maßnahmen kann eine konsequente Verknüpfung zur Planung hergestellt werden. Carsten Bork betonte, dass die Simulation neben Forecasting ein wichtiges Vorschauinstrument der agilen Planung ist.

Management Forecast als aufwandsarme Einschätzung der Zukunft und der Ziele
Forecasts sind regelmäßig Belastungsproben für Unternehmen und beanspruchen viele Ressourcen. Der Management Forecast als indikative Vorausschau konzentriert sich auf die wesentlichen Maßnahmen und Effekte. Als interviewbasierter Ansatz werden mögliche Entwicklungen oder Abweichungen thematisiert und erarbeitet, ohne die Organisation unnötig zu belasten.

Rahmenbedingungen – IT-Systeme und CFO-Organisation modernisieren
Historisch gewachsene Unternehmensstrukturen können moderne Ansätze kaum mit der gewünschten Wirkung umsetzen. Deshalb muss die CFO-Organisation sich selbst als Business Partner verstehen und eine Zusammenarbeit über bestehende Strukturen hinweg ermöglichen. Neue Technologien wie Big Data und moderne durchgängige IT-Systeme unterstützen die agile Planung und ermöglichen die notwendige hohe Flexibilität.

Fazit
Die Referenten zeigten, dass eine agile Planung einen Paradigmenwechsel und das Aufbrechen starrer, traditioneller Planungsstrukturen erfordert. Zwar sind das keine einfachen Veränderungsprozesse. Aber das Vereinfachen der Planung, das Eliminieren der Scheingenauigkeit und das Ersetzen starrer Planungen können ganze Unternehmen nachhaltig positiv verändern. Mit Blick auf die steigende Volatilität der Märkte brauchen Unternehmen anpassungsfähige und flexible Planungsinstrumente, um die richtigen Steuerungsimpulse zu setzen.

Referenten
Jörg Leyk ist Partner bei Horváth & Partners und mitverantwortlich für die Business-Unit Planung, Reporting und Konsolidierung des Competence Centers Controlling und Finanzen.

Carsten Bork ist Principal im Competence Center Controlling und Finanzen am Horváth &

Partners Standort Frankfurt am Main.