Seit Anfang 2017 sind alle Übergangsregelungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ausgelaufen und seitdem gelten auch für alle elektronischen Dokumente wie E-Mails uneingeschränkt die Regelungen der GoBD. Wie sieht aktuell die haltbare und rechtssichere elektronische Langzeitarchivierung aus?
Erfolgt die Archivierung dagegen über die Cloud, verringert sich der Aufwand für die Nutzer erheblich, denn hier übernimmt der Anbieter viele dieser Aufgaben.
Das Angebot an solchen Archivierungslösungen als SaaS (Software as a Service) in der Cloud ist in den letzten Jahren daher deutlich angewachsen. Ein weiterer Vorteil ist hier, dass Sie keine teuren Investitionen in Hardware (Bandlaufwerke, Festplattenspeicher etc.) tätigen müssen, sondern nur genau für die in Anspruch genommenen Dienstleistungen zahlen, die Sie tatsächlich auch benötigen. Ebenso muss im Unternehmen kein eigenes, umfassendes Know-how zur Datenarchivierung aufgebaut werden.
Darauf sollten Sie bei Cloud-Archivierung achten
- In jedem Fall sollten Sie nur solche Cloud-Speicherlösungen nutzen, bei denen die Anbieter über Zertifikate wie ISO 27001 nachweisen können, dass Sie bestimmte Sicherheitsstandards einhalten.
- Auch die Standorte der Server spielen eine wichtige Rolle. Werden auch personenbezogene Daten gespeichert, sollten Sie dies am besten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU tun. In Länder außerhalb der EU dürfen solche Daten nur übertragen werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, wobei es hier immer wieder Unsicherheiten gibt, wie etwa beim Datentransfer in die USA auf Basis von Safe Harbor oder dessen Nachfolgeabkommen Privacy Shield.
- Ebenfalls problematisch wird die Nutzung ausländischer Server-Standorte bei der Speicherung steuerrechtlich relevanter Daten. Diese müssen seit 2010 zwar nicht mehr zwingend im Inland aufbewahrt werden, allerdings dürfen sie nur unter bestimmten Bedingungen und nach Einwilligung des Finanzamts auch im EU-Ausland gespeichert werden. Für die Nutzung von Cloud-Diensten außerhalb der EU müssen zudem weitere Voraussetzungen erfüllt sein.
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