Seit Anfang 2017 sind alle Übergangsregelungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ausgelaufen und seitdem gelten auch für alle elektronischen Dokumente wie E-Mails uneingeschränkt die Regelungen der GoBD. Wie sieht aktuell die haltbare und rechtssichere elektronische Langzeitarchivierung aus?
Zwar ist man in den meisten Betrieben und Organisationen immer noch meilenweit von der Utopie des papierlosen Büros entfernt, doch nach und nach liegen immer mehr Dokumente nur noch in elektronischer Form und nicht mehr in einer Papierfassung vor.
Rechtsänderung bei der Langzeitarchivierung zum Jahresanfang
Seit dem 1.1.2017 gilt es dabei, die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, zu beachten.
Die elektronische Archivierung setzt sich immer mehr durch, hat aber auch beachtliche Nachteile gegenüber der bisherigen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, die es auszugleichen gilt.
Papier mit langer Haltbarkeit
Die Umstellung auf elektronische Dokumente hat verschiedene unbestreitbare Vorteile, doch gerade im Hinblick auf die Langzeitarchivierung schneidet die traditionelle Variante in vielerlei Hinsicht besser ab.
Papier hat sich seit vielen Jahrhunderten als hervorragender Informationsträger bewährt und abgesehen von einigen Problemen, wie etwa bei säurehaltige Papiersorten, sind die hierauf gespeicherten Informationen problemlos auch nach extrem langen Zeiträumen von hunderten von Jahren meistens noch gut erhalten und einfach zugänglich.
Schnelllebige Datentechnik
Bei elektronischen Dokumenten gibt es dagegen gleich mehrere Probleme im Hinblick auf die Langzeitarchivierung, die dazu führen, dass die hier gespeicherten Informationen schon nach relativ kurzer Zeit eventuell nicht mehr verfügbar sind.
- Zunächst einmal besitzen die derzeit genutzten Speichermedien, wie etwa (Magnet-) Festplatten, Magnetbänder, Flash-Speicher oder auch optische Speichermedien (CDs, DVDs) nur eine mehr oder weniger begrenzte Haltbarkeit und früher oder später können die hierauf gespeicherten Daten allein durch den Alterungsprozess der Medien verloren gehen oder beschädigt werden.
- Darüber hinaus ist angesichts der schnellen Weiterentwicklung von Hard- und Software nicht sichergestellt, dass man in fernerer Zukunft noch auf diese Daten zugreifen kann, selbst wenn die Informationen noch unbeschadet auf den Datenträgern vorhanden sind. So kann es sein, dass für noch vorhandene Datenträger keine Laufwerke mehr verfügbar sind oder Laufwerke aufgrund nicht mehr unterstützter Schnittstellen nicht mehr nutzbar sind.
- Denkbar ist schließlich auch der Fall, dass es in fernerer Zukunft keine passende Software für die genutzten Dateiformate mehr gibt und der Zugriff auf die Informatonen an diesem Umstand scheitert.
Gesetzliche Speicherfristen
Für Geschäftsunterlagen gelten in aller Regel Speicherfristen von sechs bis zehn Jahren, genauer geregelt sind die Fristen und weitere Anforderungen an verschiedenen Stellen wie
- dem Handelsgesetzbuch, (HGB)
- der Abgabenordnung (AO),
- den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
- weiteren Rechtsvorschriften (z.B. Verwaltungsrecht, Medizinrecht).
In bestimmten Bereichen sind sogar nochmals deutlich längere Speicherfristen vorgesehen. Im Medizinrecht gelten etwa für Patientendaten Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren. Für medizinische Geräte müssen Unterlagen über die gesamte Nutzungszeit aufbewahrt werden, ähnliches gilt etwa auch für Gebäudepläne und Katastereinträge.
Beweissicherung
Ist es notwendig, elektronische Dokumente so zu speichern, dass sie auch als Beweismittel zugelassen werden können, sind bei der Archivierung zusätzliche Maßnahmen wie kryptografische Signaturen und Zeitstempel einzusetzen, um etwa nachträgliche Änderungen der Dokumente ausschließen und deren Integrität bzw. Authentizität nachweisen zu können.
Dies erfolgt in der Regel über Middleware-Lösungen, die dazu bestimmten Anforderungen genügen müssen, ein einfaches Speichern der Dokumente ist für diese Zwecke dagegen nicht ausreichend.
Diese Vorgaben zur Beweiswerterhaltung sind beispielsweise vom BSI in der Technischen Richtlinie 03125 niedergelegt. Eine Archivlösung, die nach diesen Vorgaben zertifiziert ist, ist etwa das weit verbreitete SecDocs von Fujitsu.
Speichermedien für die Archivierung
Als gängige Speichermedien für die Archivierung über längere Zeiträume kommen derzeit vor allem Festplatten, Magnetbänder und optische Medien zum Einsatz. Flash-Speicher bzw. SSDs sind relativ teuer und hier liegen noch weniger Erfahrungswerte zur Haltbarkeit der Daten vor als für die älteren Technologien.
- Festplatten sind zwar die populärsten Speichermedien, haben aber gerade im Hinblick auf längere Speicherzeiten auch einige Nachteile. Insbesondere wenn es sich um interne Datenträger handelt, auf die im laufenden Betrieb häufig zugegriffen wird und auf denen viele Daten geschrieben und teilweise auch gelöscht werden, besteht ein relativ großes Risiko von Datenverlusten. Externe Festplatten, die nur mit den archivierenden Daten beschrieben und dann unter optimalen Bedingungen gelagert werden, sind dagegen weniger empfindlich.
- Magnetbänder eignen sich tendenziell besser für die längerfristige Archivierung im Bereich von 5 bis 20 Jahren, allerdings hat diese Technik in letzter Zeit an Bedeutung verloren.
- Ähnliches gilt auch für die optischen Speichermedien, deren Haltbarkeit zwar nicht ganz an die der Magnetbänder heranreicht, jedoch über der von Festplatten liegt. Bei beiden Techniken könnte es auf lange Sicht gesehen zu den beschriebenen Problemen bei der notwendigen Hardware kommen.
Datenverluste verhindern
Generell sollten bei der Langzeitarchivierung die Daten daher nach einer Zeit von ca. 5 Jahren auf neue Datenträger umkopiert werden, um Datenverlusten vorzubeugen oder etwa aktuelle Laufwerkstechniken einsetzen zu können. Bei Nutzung von Festplatten sollten die Zeitabstände nochmals deutlich kürzer sein.
Archivierung in der Cloud
Der Aufwand für die Langzeitarchivierung ist nicht unbeträchtlich. Sie müssen die notwendige Hardware (Laufwerke und Datenträger) anschaffen, Geräte und Software auf dem aktuellen Stand halten, gegebenenfalls teure Middleware-Systeme betreiben, Daten in mehr oder weniger großen Zeitabständen umkopieren etc.