Diese Planungsphase ist dadurch geprägt, die Grundlagen für die Planung des Bauverfahrens, die Bauablaufplanung und die Baustelleneinrichtung zu entwickeln und in einem Grobkonzept niederzulegen, das wiederum zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen dient. Sie liegt in der Verantwortung von Bauherrn und Planern.
Inhalte sind u. a. der grundsätzliche Bauablauf, das vorgesehene Bauverfahren, Flächenbedarfe, die Zuwegung, die Erschließung mit Energieträgern, der Einsatz von Großgeräten, örtliche Gegebenheiten, die Baustellenlogistik.
Die Baustelleneinrichtungsplanung geht dann in die Leistungsbeschreibung mit dem Leistungsverzeichnis, der Baubeschreibung und den Plänen ein, die gesamt oder in Einzelpaketen ausgeschrieben werden.
Sinnvoll ist es, gemeinsam genutzte Einrichtungen, wie Sanitäreinrichtungen, Pausenräume, Büros, aber auch Sicherheitsvorrichtungen wie Gerüste etc., übergreifend zu planen und vorzuhalten. Diese stehen dann auch Beschäftigten zur Verfügung, für die nach den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung aufgrund der geringen Dauer ihrer Tätigkeit oder aufgrund der geringen Anzahl der Beschäftigten z. B. ein Toilettenraum, Waschraum oder ein Pausenraum nicht zur Verfügung gestellt werden müssten. Außerdem werden häufig dieselben Verkehrswege und Fluchtwege, aber auch Arbeitsbereiche von Beschäftigten verschiedener Firmen benutzt, sodass hier nicht nur Synergieeffekte entstehen, sondern ohnehin Maßnahmen zu treffen wären, die sinnvollerweise zusammengefasst werden sollten und somit allen zugutekommen. Ein leicht nachvollziehbares Beispiel ist die Einrichtung einer Sammelstelle für die Evakuierung im Gefahrenfall, die schlechterdings von jeder anwesenden Firma jeweils für sich geplant werden kann.
Die Bieter kommen im Zuge der Angebotserstellung erstmals mit der Baustelleneinrichtungsplanung in Kontakt. Auf Basis der Ausschreibungsunterlagen kalkulieren sie einen Angebotspreis und lassen ggf. eigene Vorschläge, alternative Herstellvarianten, Nebenangebote einfließen, die die Chancen zur Erteilung des Zuschlags erhöhen können.
Die "Planungsphase der Baustelleneinrichtung bis zur Auftragsvergabe" ist zeitlich vergleichbar mit der "Phase der Planung der Ausführung eines Bauvorhabens" nach der Baustellenverordnung (BaustellV).
Hier sind die allgemeinen Grundsätze nach § 4 ArbSchG zu berücksichtigen (Gefährdungen vermeiden oder mindestens minimieren, Gefahren an der Quelle bekämpfen, Stand der Technik berücksichtigen, TOP-Prinzip anwenden usw.).
Des Weiteren ist
- die Vorankündigung an die zuständige Behörde zu übermitteln,
- ein Koordinator zu bestellen,
- die Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu koordinieren,
- der Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan zu erstellen und
- die Unterlage für spätere Arbeiten zusammenzustellen.
Mit diesen frühzeitigen Maßnahmen werden schon in der Planungsphase die Vorarbeiten für eine effektive Koordination in der Ausführungsphase geleistet. Idealerweise finden die Arbeitsschutzmaßnahmen, die hinsichtlich der Einteilung der Arbeiten, die gleichzeitig oder nacheinander durchgeführt werden, Eingang in die Ausschreibungsunterlagen und werden somit Bestandteil des später beauftragten Bauvertrags. Gemeinsame Schutzvorrichtungen und Sozialeinrichtungen kommen vielen Beteiligten zugute und können ggf. über die gesamte Dauer der Baumaßnahme eingerichtet, betrieben und erforderlichenfalls angepasst werden. Die ausführenden Firmen erhalten rechtzeitig die für die Arbeitsvorbereitung erforderlichen sicherheits- und gesundheitsschutzrelevanten Informationen.
Reichen Firmen im Rahmen der Angebotsabgabe Nebenangebote oder Sondervorschläge ein, können deren Inhalte zu Änderungen in der Planung der Ausführung führen. Sie sind dann in der Planungsphase nach Auftragsvergabe nachträglich einzuarbeiten.
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