Fachbeiträge & Kommentare zu Betriebsprüfung

Rn. 19 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Aus § 42f Abs 1 EStG ergibt sich, was Gegenstand einer LSt-Außenprüfung ist, nämlich die Prüfung des Einbehalts (§ 38 Abs 3 EStG) oder der Übernahme (§ 40 Abs 3 EStG sowie § 40a Abs 5 EStG, § 40b Abs 5 EStG) und der Abführung der LSt (§ 41a Abs 1 S 1 Nr 2 EStG) (vgl BFH v 09.03.1990, VI R 87/89, BStBl II 1990, 608), wobei der Abführung der L...mehr

Für die Betriebsprüfungen der Künstlersozialkasse gelten die Überwachungsvorschriften des § 35 KSVG und die Bestimmungen der KSVG-BÜVO. Mit den Außenprüfungen beschäftigen sich die §§ 9 bis 11 KSVG-BÜVO. Wichtig Beseitigung festgestellter Mängel Die Geprüften haben die bei der Prüfung festgestellten Mängel unverzüglich zu beheben. Die Künstlersozialkasse/DRV kann ihnen hierzu e...mehr

Die beanstandeten Sachverhalte werden dem Arbeitgeber bzw. dem für die Entgeltabrechnung verantwortlichen Mitarbeiter in einer Schlussbesprechung mitgeteilt. Die Schlussbesprechung gilt als Anhörung i. S. v. § 24 SGB X. Der Arbeitgeber wird hierbei auch auf die Möglichkeiten und die Konsequenzen der Aussetzung der Vollziehung des Beitragsbescheids durch den Rentenversicherun...mehr

Die DRV Bund führt für die Zwecke der Betriebsprüfung ein Dateisystem mit den maßgebenden Daten zum Arbeitgeber und der Zahl der Beschäftigten. Anhand dieser Datei werden die zu prüfenden Betriebe selektiert. Die Prüfungen nach § 28p Abs. 1, Abs. 1a SGB IV und § 166 Abs. 2 SGB VII werden bei den Arbeitgebern und den Abrechnungsstellen vorgenommen, die im Auftrag des Arbeitge...mehr

Arbeitgeber waren bereits vor Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.[1] Der prüfende Rentenversicherungsträger muss im Rahmen der Betriebsprüfung den arbeitsrechtlichen Anspruch auf das Arbeitsentgelt des einzelnen Arbeitnehmers nachvollziehen können. Grundlage dafür sind die arbeitsrechtlichen Vereinbar...mehr

Überblick Die Beitragsansprüche der Sozialversicherung entstehen neben den Ansprüchen aus gezahlten Entgelten, auch aus Arbeitsentgelten, die vom Arbeitgeber aufgrund von Arbeits- und Tarifverträgen oder gesetzlicher Regelungen geschuldet werden. Die Prüfung dieser Entgeltansprüche gehört zum Prüfauftrag der Rentenversicherungsträger. Sie erstreckt sich auch auf die Einhaltu...mehr

Bei Erteilung eines Beitragsbescheids zur Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen setzt der Rentenversicherungsträger eine Zahlungsfrist zur Begleichung der Beitragsforderungen. Die Beitragsforderungen sind bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats, der dem Datum des Bescheids folgt, an die Einzugsstelle zu zahlen. Die zuständige Einzugsstelle überwacht die Einha...mehr

Der Arbeitgeber oder die für die Entgeltabrechnung beauftragte Stelle muss einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung stellen.[1] Die dem Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen entstehenden Kosten werden nicht ersetzt. Dies gilt auch im Hinblick auf einen eventuellen Verdienstausfall. Praxis-Tipp Gemeinsame Prüfun...mehr

Da die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen[1], werden die Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfungen auch unter dem Aspekt der Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns (2026: 13,90 EUR) geprüft. Wurden Mindestlohnvorschriften nicht eingehalten, werden die entsp...mehr

Rn. 31 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Aus § 42f Abs 1 EStG ergibt sich ferner die sachliche Zuständigkeit des Betriebsstätten-FA für die LSt-Außenprüfung, Fissenewert in H/H/R, § 42f EStG Rz 10 (11/2023); Heuermann in Brandis/Heuermann, § 42f EStG Rz 18 (11/2024); aA FG BBg v 02.04.2014, 7 K 7058/13, EFG 2014, 107: nur örtliche Zuständigkeit. Das Betriebsstätten-FA ist nach § 41 ...mehr

Schrifttum: Mihatsch, Die LSt-Außenprüfung, DB 1985, 1099; Buciek, Nichtige Prüfungsanordnung und Verwertungsverbot, DB 1987, 1274; Gosch, LSt-Außenprüfung und Änderungssperre für LSt- und LSt-Nachforderungsbescheide, FR 1991, 130; Thomas, Verfahrensfragen zu LSt-Haftungs- und Pauschalierungsbescheiden, DStR 1992, 837, 896; Mösbauer, Zum Umfang der Mitwirkungspflichten des ArbG b...mehr

Rn. 56 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Nach § 42f Abs 3 S 2 Hs 1 EStG ist in den Fällen des LSt-Abzugs durch einen Dritten (§ 38 Abs 3a EStG) die LSt-Außenprüfung auch beim ArbG möglich. Eine solche Prüfung beim ArbG kann erfolgen, um feststellen zu können, ob für Lohnbestandteile, die der ArbG unmittelbar ausgezahlt hat, der LSt-Abzug erfolgt ist (BR-Drs 630/03, 62). § 42f Abs 3 ...mehr

Rn. 59 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Der ArbG kann beim Beriebsstätten-FA den (formlosen) Antrag stellen, dass die LSt-Außenprüfung und die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger (vgl im Einzelnen § 28p SGB IV; BSG v 23.02.2021, B 12 R 21/18 R, BSGE 131, 260) zeitgleich erfolgen. Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den ArbG, ob diese ihre Meldepflichten und ihre s...mehr

Häufig werden pauschalierungsfähige Sachzuwendungen erstmals im Rahmen einer Außenprüfung aufgedeckt. Die Besteuerung und die damit verbundene Wahlmöglichkeit sind für solche Pauschalierungsfälle erst nach den von der Verwaltung festgelegten Endterminen von Bedeutung. Für den Arbeitnehmerbereich ist es deshalb auch noch nach Ablauf des maßgeblichen Wahlrechtszeitpunkts zuläs...mehr

1 Prüfung des Mindestlohns 1.1 Prüfung der Entgeltunterlagen Da die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen[1], werden die Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfungen auch unter dem Aspekt der Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns (2026: 13,90 EUR) geprüft. Wurden ...mehr

1 Zeitabstände Betriebsprüfungen sind so durchzuführen, dass den beteiligten Versicherungsträgern keine Beitragsausfälle entstehen.[1] Die Rentenversicherungsträger führen mindestens alle 4 Jahre eine Betriebsprüfung bei den Arbeitgebern in alleiniger Verantwortung durch.[2] Die Prüfung erstreckt sich auf alle Beiträge und Abgaben zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rent...mehr

1.1 Prüfung der Entgeltunterlagen Da die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen[1], werden die Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfungen auch unter dem Aspekt der Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns (2026: 13,90 EUR) geprüft. Wurden Mindestlohnvorschriften ni...mehr

Ferner besteht die Abgabepflicht für Unternehmer, die Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten erteilen, um deren Werke oder Leistungen für Zwecke ihres Unternehmens zu nutzen, wenn im Zusammenhang mit dieser Nutzung Einnahmen erzielt werden sollen. Werden in einem Kalenderjahr nicht mehr als 3 Veranstaltungen durchgeführt, in denen künstlerische oder publizistis...mehr

6.1 Anforderungen an die vorzulegenden Entgeltunterlagen Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzeln...mehr

A. Hemmung der Festsetzungsfrist für die Einkommensteuer des Arbeitnehmers Rn. 62 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Der Ablauf der Festsetzungsfrist für die ESt des ArbN wird durch die LSt-Außenprüfung beim ArbG gem § 171 Abs 15 AO gehemmt. § 171 Abs 15 AO gilt gem Art 97 § 10 Abs 11 EGAO für alle Festsetzungsfristen, die zum 30.06.2013 gegenüber den ArbN als Steuerschuldnern noch n...mehr

Die Prüfung erstreckt sich über den gesamten Bereich der Entgeltunterlagen.[1] Sie kann über das gesamte Rechnungswesen einschließlich aller Voraufzeichnungen und Belege ausgedehnt werden.[2] Da entgeltbezogene Vorgänge oft nur in der Finanzbuchhaltung verbucht sind, ist mittlerweile die Prüfung des Rechnungswesens Prüfstandard der Rentenversicherungsträger. Zu den entgeltbe...mehr

Bei Zweifelsfragen zu den Regelungen des 5. VermBG erteilt das zuständige Finanzamt verbindliche Auskünfte darüber, wie im einzelnen Fall die Vorschriften über vermögenswirksame Leistungen anzuwenden sind. Für den Arbeitgeber (und Arbeitnehmer) ist das Betriebsstättenfinanzamt zuständig, für die Anlageinstitute das für deren Besteuerung zuständige Finanzamt.[1] Um Fehler der ...mehr

Wird im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung vom Finanzamt festgestellt, dass bei einem Arbeitgeber die Voraussetzungen für die Gewährung des BAV-Förderbetrags nicht vorgelegen haben, muss er den bereits in Anspruch genommenen staatlichen Zuschuss zurückzahlen. Praxis-Beispiel Änderung nach Lohnsteuer-Außenprüfung Für eine Arbeitnehmerin mit einem Bruttoarbeitslohn von 2.500 E...mehr

Betriebe werden regelmäßig in Abständen vom Finanzamt geprüft. Werden bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung Differenzen festgestellt, kommt es häufig zu Lohnsteuernachforderungen. Das kann bei falscher Bewertung von Dienstwagen, Sachbezügen oder anderen Sachverhalten der Fall sein. Hinweis Pflicht des Arbeitgebers Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Lohnsteuerbescheid auch in so...mehr

A. Zuständigkeit des Betriebsstättenfinanzamts des Dritten in den Fällen des § 38 Abs 3a EStG (§ 42f Abs 3 S 1 EStG) Rn. 55 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 § 42f Abs 3 S 1 EStG bestimmt – abweichend von der in § 42f Abs 1 EStG enthaltenen Zuständigkeitsregelung – in den Fällen des § 38 Abs 3a EStG das Betriebsstätten-FA des Dritten und nicht das des ArbG als das für die LSt-Außenp...mehr

Hat der Arbeitgeber seine gesetzlichen Aufzeichnungspflichten verletzt und können daher die Versicherungspflicht, die Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der Rentenversicherungsträger Beitragsnachforderungen anhand eines Summenbeitragsbescheids, ggf. ohne namentliche Benennung, geltend machen.[1]mehr

Werden vom Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronischer Form überführt, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Eine zusätzliche Aufbewahrung von Entgeltunterlagen in körperlicher Form ist dann nicht mehr notwendig.[1]mehr

Seit dem 1.1.2022 sind bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufzubewahren.[1] Arbeitgeber können bei dem für die Prüfung zuständigen Rentenversicherungsträger beantragen, dass für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet wird.[2] 6.2.1 Welche Unterlagen müssen el...mehr

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung, sie soll möglichst einen Monat und muss spätestens 14 Tage vor der Prüfung angekündigt werden. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von diesen Terminvorgaben abgewichen werden.[1] Bei Vorliegen besonderer Gründe wie z. B. Betriebsaufgabe, Insolvenz oder bei Verdacht auf Schwarzarbeit/illegale Beschäftigung oder B...mehr

Insbesondere sind folgende Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen: Nachweise einer Versicherungsfreiheit oder die nötigen Unterlagen zu einer Befreiung von der Versicherungspflicht[1]; Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr oder bei geringfügig entlohnten Beschäftigten Auskünfte zu weite...mehr

Für die Prüfung der Einhaltung der Vorschriften des Mindestlohngesetzes sind die Behörden der Zollverwaltung zuständig.mehr

Die Art und der Umfang der Speicherung der Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV werden bundeseinheitlich in Gemeinsamen Grundsätzen bestimmt. Gegenstand der Gemeinsamen Grundsätze ist Form und Übermittlung der Unterlagen, die nach § 8 Abs. 2 BVV zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Demna...mehr

Mihatsch, Die LSt-Außenprüfung, DB 1985, 1099; Buciek, Nichtige Prüfungsanordnung und Verwertungsverbot, DB 1987, 1274; Gosch, LSt-Außenprüfung und Änderungssperre für LSt- und LSt-Nachforderungsbescheide, FR 1991, 130; Thomas, Verfahrensfragen zu LSt-Haftungs- und Pauschalierungsbescheiden, DStR 1992, 837, 896; Mösbauer, Zum Umfang der Mitwirkungspflichten des ArbG bei der LSt-...mehr

Die Rentenversicherungsträger stimmen sich untereinander darüber ab, welche Arbeitgeber sie prüfen, um Mehrfachprüfungen auszuschließen.[1] Die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung (DRV) wird nach der jedem Arbeitgeber von der Agentur für Arbeit vergebenen Betriebsnummer bestimmt. Maßgebend ist die jeweilige Endziffer der Betriebsnummer (BBNR).mehr

Geprüft werden insbesondere versicherungsrechtliche Beurteilungen, insbesondere der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht/-freiheit), Beurteilungen des Arbeitsentgelts für die Beitragsberechnung in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung und der Unterlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz Berechnungen und zeitliche Z...mehr

Wird durch den Sozialversicherungsträger nachträglich festgestellt, dass ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH in der Vergangenheit nicht sozialversicherungspflichtig war, hat der rückwirkende Wegfall der angenommenen Versicherungspflicht in den einzelnen Versicherungszweigen unterschiedliche Konsequenzen.[1] In der gesetzlichen Krankenversicherung trit...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2026 aufbewahrt werden? Ergebnis Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die 6-jährige-Aufbewahrungsfrist gilt bei Lohnunterla...mehr

Stellt sich nachträglich heraus, dass das regelmäßige Arbeitsentgelt die zulässige Arbeitsentgeltgrenze überschritten hat und der Arbeitgeber dies bei der Jahresvorausbetrachtung hätte erkennen müssen, ist rückwirkend von keiner geringfügig entlohnten Beschäftigung auszugehen. In diesen Fällen ist das Versicherungsverhältnis mit Wirkung für die Vergangenheit umzustellen. Die...mehr

Begriff Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbe...mehr

Die Verzinsung beginnt nach Ablauf des ersten vollen Kalendermonats nach Eingang des vollständigen Antrags auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge. Praxis-Beispiel Beginn der Verzinsung Der Beginn der Verzinsung bleibt auch dann maßgebend, wenn die Krankenkasse den Antrag auf Erstattung der zu Unrec...mehr

Zusätzlich zu den in den Entgeltunterlagen erforderlichen Angaben sind die Entgeltabrechnung begleitende und erläuternde Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV beizufügen. Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber – soweit möglich – elektronisch zur Verfügung zu stellen. Wichtig Rahmenbedingungen zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen Die Spitzenorganisationen der Sozialversiche...mehr

Rechtswidrige Mindestlohnunterschreitungen werden von den Rentenversicherungsträgern bei der turnusmäßigen Prüfung und mit Rückwirkung beanstandet.[1] Sie führen zu Beitragsnachforderungen und eventuell auch zur Erhebung von Säumniszuschlägen.[2] Mit Einführung des flächendeckenden Mindestlohns wurden diese Prüfungen ausgeweitet. Deshalb ist es nahezu ausgeschlossen, dass di...mehr

Zunächst entscheidet der Auftraggeber bzw. der Arbeitgeber, ob das vertraglich eingegangene Verhältnis im Rahmen einer Beschäftigung als Arbeitnehmer oder in Form eines Werks- oder Dienstvertrags mit einem Selbstständigen zustande kommt. Insbesondere finanzielle Folgen durch Beitragsnachforderungen seitens der Sozialversicherung können bei einer falschen Beurteilung eintrete...mehr

Rn. 13 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 § 42f EStG bildet nicht die Rechtsgrundlage für die LSt-Außenprüfung; sondern diese findet sich in § 193 Abs 1, Abs 2 Nr 1 AO, FG BBg v 02.04.2014, 7 K 7058/13, EFG 2014, 1077; Fissenewert in H/H/R, § 42f EStG Rz 6 (11/2023); Eisgruber in Kirchhof/Seer, § 42f EStG Rz 1 (24. Aufl 2025). § 42f Abs 1 EStG regelt jedoch die sachliche Zuständigkei...mehr

Rn. 63 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Als Folge der LSt-Außenprüfung kann gegen den ArbG ein Haftungsbescheid (§ 42d Abs 1 EStG) ergehen, es sei denn, der ArbG meldet die einzubehaltende LSt nachträglich an (§ 42d Abs 4 Nr 2 EStG) oder erkennt seine Zahlungspflicht schriftlich an (§ 42d Abs 4 Nr 2 EStG). Macht der ArbG nach Antrag und Zulassung durch das Betriebsstätten-FA (§ 40 ...mehr

Abgabepflichtigen Verwertern, die ihre Melde-, Auskunfts-, Aufzeichnungs- und Zahlungspflichten nicht erfüllen, drohen neben den üblichen Beitreibungsverfahren (Mahnung und Vollstreckung) weitere Maßnahmen der Künstlersozialkasse. Dazu gehören – ebenso wie bei anderen Einzugsstellen der Sozialversicherung - Erhebung von Säumniszuschlägen Auferlegung von Barauslagen (z. B. bei ...mehr

Auch die Unkenntnis von den Regelungen zur Umlagepflicht befreit nicht von eventuellen Nachzahlungen der Umlage, wenn die Umlagepflicht erst im Rahmen einer Betriebsprüfung festgestellt wird.mehr

Die zur Künstlersozialabgabe verpflichteten Arbeitgeber haben der Künstlersozialkasse oder dem (für Betriebsprüfungen) Rentenversicherungsträger auf Verlangen bestimmte Auskünfte zu geben. Auskunft ist über alle die Feststellung der Abgabepflicht, die Höhe der Künstlersozialabgabe sowie der Versicherungspflicht, der Höhe der Beiträge und Beitragsvorschüsse erforderlichen Tat...mehr

Der Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Sozialversicherung gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.[1] Übernimmt der Arbeitgeber über seine gesetzliche Verpflichtung hinaus freiwillig auch den Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, liegt ebenfalls steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der Beitragszuschlag für Kinderlose in der sozialen Pflegeversicherung von 0...mehr

Rn. 1 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 § 42f Abs 1 EStG regelt die sachliche und örtliche Zuständigkeit des Betriebsstätten-FA für die LSt-Außenprüfung und bestimmt ergänzend zu § 193 Abs 2 Nr 1 AO und § 194 Abs 1 S 4 AO deren Gegenstand, nämlich die Einbehaltung oder Übernahme und Abführung der LSt. § 42f Abs 2 EStG enthält Vorschriften über die Mitwirkungspflicht des ArbG unter G...mehr