Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

2026 ist das Jahr, um die Datenbasis zu legen. Fünf Schritte sind entscheidend: Eingangskanal und Validierung. Sorgen Sie dafür, dass eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen automatisch gegen die Norm EN 16931 validiert und strukturiert weiterverarbeitet werden, statt nur in einem Postfach zu landen. Stammdaten bereinigen. Doppelte Kreditoren wie Mueller GmbH und Müller GmbH führe...mehr

Die E-Rechnung ist die unspektakuläre Pflicht mit der größten Hebelwirkung. Sie zwingt Unternehmen, ihre Daten zu strukturieren, und schafft damit unbeabsichtigt die Grundlage, auf der KI im Rechnungswesen erst funktioniert. ViDA verlängert diese Logik bis 2035 und macht die strukturierte Rechnung zum europäischen Standard. Wer 2026 nur die Mindestpflicht erfüllt, also empfan...mehr

Handelsrechtlich ist die Rückstellung mit dem nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilungnotwendigen Erfüllungsbetrag anzusetzen (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Zu berücksichtigen sind die voraussichtlich anfallenden Einzelkosten sowie angemessene Teile der notwendigen Gemeinkosten, soweit sie durch die künftige Betriebsprüfung veranlasst sind. Preis- und Kostensteigerungen sind...mehr

Rz. 36 Der Umfang der Prüfung des Jahresabschlusses wird in Abs. 1 Satz 2 und 3 nur indirekt geregelt, indem dort bestimmte Aussagen über den Prüfungsgegenstand gefordert werden.[1] Rz. 37 Satz 2 der Vorschrift verlangt vom Abschlussprüfer die Prüfung, ob der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Vorschriften des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satz...mehr

Wenzel, Teilweise wieder verlängerte Aufbewahrungsfristen – was bedeutet das für die Selbstanzeige?, NWB 7/2026, S. 390; Thurow, (E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe, BC 10/2025, S. 441; Schmidt, Bürokra...mehr

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Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung der wichtigsten Konten. Bestandskonten Stimmen die Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen und/oder Kosten einiges im Argen. Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn...mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 06/2026 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa...mehr

Rz. 68 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Anforderungen an eine Rechnung müssen gewährleistet werden. Nach § 14 Abs. 1 S. 5 UStG legt der Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden sollen (vgl. Art. 233 Abs. 1 S. 2 und 3 MwStSystRL). Dazu kann er sich jeglicher innerbetrieblicher Kon...mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors...mehr

Rz. 14 In Abs. 4 ist festgelegt, dass die Daten über Vornahme von Änderungen und Löschungen gem. Abs. 1 Nr. 3 und Nr. 4 ebenso lange zu speichern sind, wie die eigentliche Eintragung einer Aufbewahrungsfrist/Speicherfrist unterliegt. Dies wiederum dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit (vgl. oben Rdn 8). Für nicht verpflichtende Verzeichnisinhalte können Ausnahmen vor...mehr

Rz. 7 Für andere als die vorgenannten Substrate,[5] die aus der Urschrift als Urkunde resultieren, gilt § 3 NotAktVV dem Wortlaut nach nicht. Für die Erstellung von Reinschriften, die eine bloße Hilfsfunktion beispielsweise auf dem Weg zur Herstellung "sauberer" beglaubigter Abschriften bzw. Ausfertigungen darstellen, gilt § 3 NotAktVV so lange nicht, bis der Status der "Urk...mehr

Rz. 11 Abs. 1 verpflichtet den Notar, für eine effektive Sicherung des Zugangs zu allen informationstechnischen Systemen zu sorgen, mit denen elektronische Aufzeichnungen verarbeitet werden; das Verarbeiten schließt auch die bloße Speicherung (etwa für Zwecke der Datensicherung oder Archivierung) mit ein. Rz. 12 Die Regelung erfasst zwar nach Wortlaut und Systematik Hilfsmitt...mehr

Rz. 51 Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)[150] hat das Datenschutzrecht in Deutschland auf neue legislative Füße gestellt. Durch die europaweite Regelung soll der Datenschutz an die geänderten Gegebenheiten des 21. Jahrhunderts angepasst werden. Die DSGVO führt jedoch nicht, wie häufig zu lesen ist, zu einem einheitlichen und lückenlosen supranationalen Schutzniveau; si...mehr

Rz. 45 Im Mittelpunkt notarieller Tätigkeit steht die Urkunde – traditionell ein Schriftstück. "Notar entstand mit Papierform", meint Püls.[109] Hat der Notar noch eine Zukunft, wenn das Papier immer stärker durch die elektronische Form ersetzt wird bzw. der Füllfederhalter dem Mausklick weicht? Zunächst ist zu bemerken, dass das Papier zwar Medium, nicht aber Kern notariell...mehr

Ein wirksames Enterprise Risk Management (ERM) muss eine zentrale Besonderheit meistern: Es hat mit einer großen Heterogenität von Risiken zu tun. Anders als im Markt-, Kredit- oder Cyberrisikomanagement, wo meist homogene Blöcke mit klarer Datenbasis und einheitlicher Dynamik betrachtet werden, erfasst das ERM Risiken unterschiedlichster Art. Diese reichen von finanziellen ...mehr

Ein zentrales Defizit vieler Risikomanagementsysteme ist ihre geringe Frequenz. Wenn Risikoanalysen nur quartalsweise oder noch seltener erstellt werden, entstehen lange Phasen ohne aktuelle Einschätzung. In dieser Zeit bewegt ein Unternehmen mitunter Milliardenbeträge an Umsatz und trifft unzählige Entscheidungen – alles in einem Zeitraum, in dem keine neue Risikobewertung ...mehr

Rz. 60 Die Vorschrift des § 14 Abs. 3 UStG in der ab dem 1.1.2025 geltenden Fassung des Wachstumschancengesetzes v. 27.3.2024[1] hat einerseits die zuvor wortlautidentische Regelung über die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit aus § 14 Abs. 1 S. 2 bis 6 UStG in § 14 Abs. 3 S. 1 bis 5 UStG unverändert üb...mehr

Die Finanzverwaltung nutzt zur Verbreitung von Informationen in erheblichem Umfang "Frequently asked questions"-Kataloge (FAQ). Derzeit finden sich auf der Homepage des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) 28 FAQ-Kataloge, die sich u.a. mit dem Kassengesetz oder der Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung beschäftigen. Damit tritt neben das BMF-Schreiben ...mehr

Rz. 30 Erstellt ein Krankenpfleger im Auftrag des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung für Zwecke der Pflegeversicherung Gutachten zur Feststellung von Art und Umfang der Pflegebedürftigkeit der Versicherten, ist diese Tätigkeit nicht als Leistung des Medizinischen Dienstes nach § 4 Nr. 15a UStG steuerbefreit. Zwar darf der Medizinische Dienst – wie beispielsweise ...mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art...mehr

Neben die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO tritt bei Aufnahme der Tätigkeit die Anzeige nach § 14 GewO. Auch sie hat auf einem amtlichen Formblatt zu erfolgen. Die Pflicht trifft den gewerbsmäßigen Verwalter bereits mit Anmietung eines Büros, bei Einstellung von Mitarbeitern und bei Schaltung von Zeitungsinseraten oder Veröffentlichungen im Internet. Ausschlaggebend is...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223; Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169. Verwaltungsanweisungen: FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung); OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von-R...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

Zusammenfassung Die kaufmännische Untersuchungs- und Rügeobliegenheit nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) zählt zu den praxisrelevantesten und zugleich streitanfälligsten Vorschriften des Handelsrechts. § 377 HGB zwingt Kaufleute dazu, gelieferte Ware unverzüglich zu untersuchen und etwaige Mängel rechtzeitig zu rügen. Unterbleibt dies, gilt die Ware grundsätzlich als genehmigt...mehr

Ordnungssystem: Jede Rechnung wird im Zuge der Nachverarbeitung in einem festgelegten, nachvollziehbaren Ordnungssystem abgelegt, um eine jederzeitige Auffindbarkeit zu gewährleisten. Als Indexsystem kann ein numerisches, alphabetisches oder alphanumerisches System verwendet werden. Aufbewahrungssystematik: Die Rechnungen werden nach einem klaren System aufbewahrt, das zum Be...mehr

2.1. Welche Aspekte in Bezug auf die Aufbewahrung ergeben sich im Zusammenhang mit einer E-Rechnung? Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuer...mehr

Wenn bei der Verbuchung die digitale Rechnung mit dem Buchungssatz verknüpft und die Buchung festgeschrieben wird, diese Rechnung im E-Rechnungsformat vom Lieferanten an den Mandanten übersandt und anschließend vom Mandanten an den Steuerberater übermittelt wurde, gelten die nachstehenden Erwägungen. Um eine GoBD-konforme Archivierung zu erreichen, muss bei einer elektronisc...mehr

Prüfung der Aufbewahrungsfristen: Die Löschung digitaler Archivbestände erfolgt nicht vor Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen. Dabei werden die Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit Anlagevermögen beachtet (siehe GoBD, Rz. 81). Autorisation und Durchführung: Die Löschung muss ausschließlich von den dafür zuständigen Mitarbeitern autor...mehr

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind in elektronischer Form unveränderbar aufzubewahren. Soweit eine E-Mail jedoch ausschließlich als reines Transportmittel (analog dem Briefumschlag) dient, um die angehängte elektronische Rechnung zu übermitteln, ist diese grundsätzlich nicht zusätzlich aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht...mehr

Regelmäßiger Abruf: E-Rechnungen werden regelmäßig abgerufen, entweder per E-Mail, über ein spezielles E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder ein Internetportal. Der Abruf sollte täglich oder mehrmals täglich erfolgen. Dokumentation: Der Abruf und Eingang der E-Rechnungen wird dokumentiert, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleist...mehr

Datenquelle: Die inhaltliche Erstellung der E-Rechnung (Rechnungsentwurf) erfolgt auf Grundlage von Daten aus dem Warenwirtschaftssystem oder manuell erfasster Daten. Daraus wird im Fakturierungssystem der Rechnungsentwurf unter Berücksichtigung der aktuellen Stammdaten, insbesondere der Geschäftspartnerstammdaten, erstellt. Einhaltung von Vorgaben: Organisatorisch ist sicher...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat, sofern eine steuerrechtliche Relevanz der Rechnung nicht eine längere Aufbewahrung erforderlich macht (z. B. aufgrund eines Vorsteuerberichtigungszeitraums von zehn Jahren bei Grundstücken und Gebäuden). Der strukturierte Teil einer ...mehr

Ja. Beim Versand und Empfang von E-Rechnungen sollten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die gewährleisten, dass eine E-Rechnung nicht abgefangen und manipuliert werden kann bzw. dass die DSGVO eingehalten wird. Als vorteilhaft können sich Plattformlösungen erweisen. Die Versandart E-Mail sollte daher bis zur Einführung einer Übermittlungspflicht der E-Rechnung an die F...mehr

Bernwald, Buchen elektronischer Belege – Mehr Effizienz durch Übernahme und Weiterverarbeitung elektronischer Kontoauszüge, DSWR 2005, 269; Buch, Elektronische Datenübermittlung über die Datendrehscheibe DATEV-Rechenzentrum, DSWR 2005, 372; Cornelius, Das Non-Legal-Outsourcing für Berufsgeheimnisträger, NJW 2017, 3751; Günther, Aufbewahrung und Archivierung von elektronische...mehr

PDF/A (ISO 19005) ist das am weitesten verbreitete Format für die revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente. Es garantiert Unveränderbarkeit: Keine externen Verweise oder eingebettete Skripte. Langzeitlesbarkeit: Alle Ressourcen (Schriften, Bilder, Metadaten) sind eingebettet. Plattformunabhängigkeit: Lesbar auf allen Systemen, auch in Jahrzehnten noch. (siehe auch: Empf...mehr

Es sind jeweils die für das jeweilige Dokument – also den handelsrechtlichen Jahresabschluss ("Erstellung") oder die (steuerliche) E-Bilanz – geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Wer diese Aufbewahrung verantwortlich übernimmt, ist abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberater und Mandant.mehr

Bzgl. der den Kaufmann betreffenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, ist zwischen Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie anderen Unterlagen i. S. V. § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO zu unterscheiden. Vollmachten, Beraterverträge und Vergütungsvereinbarungen dürften regelmäßig unter letztere fallen. § 257 Abs. 3 HGB regelt, das...mehr

Datenschutzrechtlich stellt die Beauftragung der Archivierung von Dokumenten eine Verarbeitung gem. Art. 4 Nr. 2 DSGVO und, wenn dazu ein Dienstleister eingesetzt wird, eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO dar. Eine Auftragsverarbeitung ist innerhalb Deutschlands, aber auch EU- bzw. EWR-weit gestattet, sofern der Dienstleister sorgfältig ausgewählt und vom Auftraggeb...mehr

Grundsätzlich bestehen keine handels- und steuerrechtlichen Sonderregelungen hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung im Zusammenhang mit Kryptowerten. Die allgemeinen Regelungen – insbesondere die in diesen FAQs unter 2. dargestellten Regelungen – sind zu beachten. Im Rahmen der allgemeinen (und ggf. einer nach § 90 Abs. 2 AO erweiterten) Mitwirkungspflicht obliegt dem...mehr

Die Steuerpflichtigen mit Sitz, fester Niederlassung oder Anschrift im Inland sind verpflichtet, ihre Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen, einschließlich der Rechnungen, in einer Niederlassung oder Betriebsstätte in Portugal aufzubewahren, außer wenn die Archivierung mit elektronischen Mitteln erfolgt. Die Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die im Inland...mehr

Die Vorschriften über die Rechnungstellung befinden sich im Mehrwertsteuergesetz und den Änderungen in dieser Sache, die sich aus dem Decreto-Lei Nr. 256/2003 vom 21.10.2003 ergeben. Im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 sind die technischen Bedingungen für die Erstellung, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen geregelt. In der Durchführungsverordnun...mehr

Die portugiesischen Gesetze verlangen nicht, dass die fortgeschrittenen elektronischen Signaturen auf den elektronischen Rechnungen auf qualifizierten Zertifikaten beruhen müssen. Die technischen Bedingungen zur Ausgabe, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen sind im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 aufgeführt. Ab 1.1.2019 müssen Rechnungen bei Lei...mehr

Rz. 280 Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis den Ausfuhrnachweis und den Abnehmernachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt und zwar für Ausfuhrnachweis (Rz. 230ff.) in Beförderungsfällen[1], in Versendungsfällen[2] und in Bearbeitungs- und Verarbeitungsfällen.[3] Ein belegmäßiger Abnehmernachweis (Rz. 395ff.) wird nur in ...mehr

Rz. 330 Nach § 10 Abs. 1 UStDV hat der Unternehmer in den Fällen, in denen er oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das Drittlandsgebiet versendet, d. h. durch einen selbstständigen Beauftragten befördern lässt (Versendungsfälle), den Ausfuhrnachweis durch folgende Belege zu führen: bei Ausfuhranmeldung im elektronischen Ausfuhrverfahren nach Art. 326 UZK-DVO mit ...mehr

Ausstellung von Rechnungen, Angabe von Rechnungspflichtangaben in anderen Amtssprachen der EU: Für bestimmte Rechnungsangaben können nach § 14 und § 14a UStG anstelle der deutschen Begriffe auch Formulierungen verwendet werden, die in anderen Amtssprachen für die Rechnungsangaben nach Art. 226 MwStSystRL der jeweiligen Sprachfassung verwendet werden. Das BMF gibt hierzu eine...mehr

Ein anderes Auftreten der öffentlichen Verwaltung nach außen und veränderte Kommunikations- und Serviceangebote erfordern entsprechende interne Voraussetzungen. Insbesondere beim Ausbau und der Optimierung der technischen Infrastrukturen müssen stets auch die Arbeitsabläufe sowie die Organisationsstrukturen in der Verwaltung angepasst werden. Durch ein innovatives und fachbe...mehr

Zusammenfassung Überblick Bei der Nutzung und Archivierung von betrieblichen Unterlagen müssen das Datenschutzrecht, vor allem die Datenschutz-Grundverordnung, sowie Vorschriften über die Datensicherheit beachtet werden. Zu diesen Unterlagen zählen auch E-Mails. Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen mit dem Fokus auf den Bereich des Rechnungswes...mehr