Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

• 2019 Anwendung des Bankenprivilegs auf Konzernfinanzierungsgesellschaften / § 8 Nr. 1 Buchst. a GewStG / § 19 GewStDV Der BFH hat mit Urteil v. 6.12.2016, I R 79/15 entgegen der Auffassung der FinVerw entschieden, dass das Bankenprivileg des § 19 GewStDV grundsätzlich auch bei Konzernfinanzierungsgesellschaften Anwendung finden kann. Voraussetzung ist das gewerbsmäßige Betr...mehr

abgestimmtes und ständig koordiniertes Vorgehen zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bezüglich der Beratung von Kindertagesstätten (Kitas), Unterstützung bei der Analyse von Unfällen und deren Ursachen sowie Ableitung von Schlussfolgerungen, Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung der Gefährdungsanalyse und -beurteilung einschließlich Ableitung gee...mehr

Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten in Unterrichtsräumen, Räumen für die Fachausbildung, in Labors und Werkstätten und ihre Beurteilung gemeinsam mit dem Betriebsarzt Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei der Auswahl und dem Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. verste...mehr

Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten an den Arbeitsplätzen im Büro und ihre Beurteilung, Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei Auswahl und Einsatz von Arbeitsstoffen und Arbeitsmitteln (z. B. lösemittelarme Produkte, verstellbare Arbeitsstühle und -tische), Erstellen...mehr

Der Daten- und Informationenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen sollte strukturiert und kontrolliert stattfinden. Um das zu gewährleisten, kann man sich bildlich am Straßen- und Schienenverkehr orientieren. Damit diese Verkehrsmittel optimal funktionieren, müssen gewisse Grundvoraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. der Bau von Autobahnen oder Gleisen sowie ...mehr

Mit Schreiben vom 28.11.2019[1] hat das BMF sich über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und dem Datenzugriff geäußert. Darin werden alle gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen in aktueller Form und Gültigkeit zentral beschrieben und deren Anwendung für die Buchführung interpretie...mehr

In der Regel bildet der Prüfer in Mittel- und Großbetrieben Prüfungsschwerpunkte. Diese Schwerpunkte werden bei der Prüfungsvorbereitung festgelegt. Prüfungsschwerpunkte können beispielsweise sein, sofern diese Sachverhalte bei Ihnen anzutreffen sind: Sachverhalte und Daten, die vom Branchendurchschnitt abweichen Auslandsbeziehungen jedweder Art Rückstellungen aller Art Preismin...mehr

Legen Sie dem Prüfer Unterlagen elektronischer Art in Form eines Bildträgers oder auf anderen Datenträgern vor, sind Sie verpflichtet, auf Ihre Kosten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es dem Prüfer ermöglichen, die Unterlagen zu lesen. Ferner kann die Finanzbehörde verlangen, dass diese Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden oder in einer ohn...mehr

In verschiedenen Bundesländer wird derzeit daran gearbeitet, Plattformen zu entwickeln und einzurichten, mithilfe derer buchführungsrelevante Daten elektronisch (ohne physischen Datenträger) – auch in größeren Mengen – sicher übertragen werden können. Diese Systeme sollen sicherstellen, dass die Daten ausschließlich von verifizierten und autorisierten Nutzern unter Verwendun...mehr

Die Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO räumt der Finanzbehörde das Recht ein, Ihre elektronische Buchführung (inkl. aller relevanten Unterlagen und Belege) durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode löst die herkömmlichen Prüfungen ab. Dabei ist zu beachten, dass das Recht auf Datenzugriff der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zusteht. 14.1.1 Umfang...mehr

Der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf jene Ihrer Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei muss es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung handeln. Betroffen sein können beispielsweise auch Korrespondenz- und Vertragsdaten. Bitte beachten Sie, dass auch bei einer elektronischen Prüfung das ...mehr

Ab 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden, Diese Aufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werd...mehr

Die Finanzbehörde hat gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die elektronisch erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Grundsätzlich steht das Recht auf Datenzugriff jedoch nur im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Nachschau zu (gesetzliche Regelung). Als aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anla...mehr

Beschaffung von Bildern, Systematisierung und Archivierung von Bildbeständen, Einpflegen digitaler Aufnahmen in Datenbanken, Scannen von Bildern und Bearbeitung mittels spezieller Bildbearbeitungsprogramme am Rechner, Verkauf von Bildmaterial und Akquirierung von Kunden, Verhandlung über Nutzungsrechte, Honorare, Erstellung von Bildkatalogen und Werbemitteln.mehr

Stapperfend, Die Abziehbarkeit von Aufwendungen bei häuslichem Arbeiten nach dem JStG 2022, FR 2023, 253; Niermann, Rechtsänderungen im Bereich der ArbN-Besteuerung durch das JStG 2022, DB 2023, 216 Grotherr, Arbeitszimmeraufwendungen und Homeoffice-Pauschale ab 2023 – Änderungen durch das JStG 2022, NWB 2023, 172. Rn. 1756a Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Die Neuregelung des § 4 S ...mehr

Rn. 1499 Stand: EL 134 – ET: 02/2019 Abbaurecht s Rn 1405ff Abbruchkosten s § 6 Rn 591ff (Dräger/Dorn/Hoffmann) Abbruchverpflichtung s Rn 885 Abfallentsorgung s Rn 884ff Abfindung Beispiele aus der BFH-Rspr zur Behandlung beim Leistenden:mehr

Rz. 100 Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Frist nachvollziehbar und nachprüfbar sein, § 145 AO. Um die Überprüfbarkeit elektronischer Abrechnungen zu gewährleisten, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:[1] Eingehende elektronische Rechnungen müssen in d...mehr

Rz. 119 Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Rz. 120 Die zuvor genannten Aufbewahrung...mehr

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc...mehr

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme erfolgen Konzepterstellung und Umsetzung des Projekts. Um das Konzept zu erstellen, sollte man sich am – hoffentlich vorhandenen und funktionierenden – Papierprozess orientieren und diesen an die Anforderungen der XRechnung anpassen. Hier sollten vor allem diese Fragen beantwortet werden: Welche IT-Lösungen und Programme sollen künftig ein...mehr

Rz. 6 § 10a GBO legt sich nicht auf bestimmte Verfahren fest, sondern ist gegenüber allen geeigneten Archivierungsmethoden – auch künftigen technologischen Entwicklungen – offen, sofern dauerhaft die Wiedergabe oder die Lesbarmachung der Daten sichergestellt ist. Rz. 7 Bei der beispielhaft genannten Wiedergabe auf einem Bildträger wird durch Mikroverfilmung ein verkleinertes,...mehr

Rz. 8 Nähere Vorschriften über die Behandlung des Protokolls enthält die Vorschrift nicht mehr. Das Protokoll muss nunmehr nur noch für Stichprobenverfahren durch die aufsichtsführenden Stellen bereitgehalten werden. Neben Zwecken der Überprüfung dient es nunmehr ausdrücklich auch der Kostenberechnung. Rz. 9 Die Ausgestaltung des in § 133 Abs. 5 S. 2 GBO angelegten Verfahrens...mehr

Rz. 12 Abs. 2 stellt eine Reihe von Anforderungen auf, die die Übereinstimmung von Original und Wiedergabe so weit wie möglich gewährleisten, etwaige farbliche Abweichungen ersichtlich machen und die Originale für die dann eingeschränkten Fälle der Einsichtnahme verfügbar halten sollen. Rz. 13 Nach der Erfassung auf Bild- oder Datenträger ist die Wiedergabe – und nicht das Or...mehr

Im Folgenden wird am Beispiel einer GmbH aus der IT-Branche beschrieben, wie die Entwicklung einer neuen Software bewertet werden kann. Die GmbH hat den Trend zum Cloud-Lösungen oder Computing on Demand (COD) oder erkannt und plant, ihren Kunden Software für unterschiedliche Themen und Inhalte anzubieten. Cloud-Lösungen zeichnen sich u. a. dadurch aus, dass der Kunde Softwar...mehr

Die GmbH hat die Projektbewertung auch für die beiden anderen Vorhaben, Archivierung on Demand und Hosting on Demand, durchgeführt. Die Arbeitsblätter haben eine nummerische Ergänzung, um die Vorhaben leichter unterscheiden zu können. Sollen zwei Vorhaben miteinander verglichen werden, müssen die Blätter mit der Ziffer 2 und, wenn drei Projekte verglichen werden sollen, zusät...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10 bzw. 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2] Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung.[3] Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke von Bedeu...mehr

Das Bundeskabinett hat die vorgelegten Eckpunkte vom Bundesjustizministerium für ein neues Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Damit soll ein wesentlicher Beitrag zum Abbau von bürokratischen Hürden geleistet und ein Vorhaben aus dem Koalitionsvertrag umgesetzt werden. Mit den Maßnahmen sollen die Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung entlastet...mehr

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen: Einmaliger ...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats...mehr

In den GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.[1] Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland[2] oder im EU-Raum[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (= Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflichtig.[4] Bei einer Außenprüfung bzw. Nachschau kann die Finanzbehörde die Daten im System (sog. "Z1-" bzw. "Z2-Zugriff") prüfen oder die Überlassun...mehr

Punkte, die bei der Einführung eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten:mehr

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt, aus dem ersichtlich ist, dass mit der elektronischen Rechnung Kostenersparnisse erzielt werden können: Prozesskosten beim Rechnungssendermehr

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen.mehr

Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen durch elektronische Rechnungen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind außerdem permanent und ortsunabhängig verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart. Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen, die es bei Papierbelegen gib...mehr

Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.mehr

Ausgehende Rechnungen müssen den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)[1] entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches "Radierverbot".[2] Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der ...mehr

Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchführung Kassensysteme Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen Fakturierung, Abrechnungssoftware Kostenstellenrechnung, z. B. b...mehr

Rechnungen müssen neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] genügen. Die Rechnungserstellung kann handschriftlich, mittels Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation oder elektronisch im Datenverarbeitungssystem...mehr

Der Hauptfachausschuss (HFA) des IDW hat in seiner Sitzung am 28.9.2022 die IDW Prüfungsstandards für weniger komplexe Einheiten (IDW PS KMU) verabschiedet. Die insgesamt 9 Prüfungsstandards können bei der Prüfung von Abschlüssen und Lageberichten von weniger komplexen Einheiten angewendet werden. Hierbei werden die internationalen Anforderungen der ISA nicht vollumfänglich ...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält; die Echtheit d...mehr

Rz. 56 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 39 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 57 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr

Rz. 17 Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Sie müssen so übersichtlich angelegt und gegliedert sein, dass sie in angemessener Zeit und unter angemessenen Kosten problemlos zugänglich und für sachverständige Dritte durchschaubar gemacht werden können. Rz. 18 Alle Unterlagen können im Original aufbewahrt werden. Im Original müssen die Eröffnungsbilanzen und die anderen ...mehr

Rz. 32 In Konsequenz genereller Entwicklungen und Trends hin zu globalisiertem wirtschaftlichem Handeln und insb. getrieben durch die Entwicklungen der Kommunikations- und Informationstechnologie haben sich nicht nur die Anforderungen an die Unternehmensberichterstattung selbst, sondern auch jene an die Informationsübermittlung und -verarbeitung erheblich geändert. Während U...mehr

Rz. 24 Nach § 326 Abs. 2 HGB kann durch die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs von KleinstKapG statt der üblichen Offenlegung (Bekanntmachung der Daten als jederzeit abrufbare Information im Internet durch die das Unternehmensregister führende Stelle bzw. für Gj bis 1.1.2022 durch den Betreiber des BAnz) alternativ eine Hinterlegung verlangt werden. Bei einer Hint...mehr

Rz. 36 Der Umfang der Prüfung des Jahresabschlusses wird in Abs. 1 Satz 2 und 3 nur indirekt geregelt, indem dort bestimmte Aussagen über den Prüfungsgegenstand gefordert werden.[1] Rz. 37 Satz 2 der Vorschrift verlangt vom Abschlussprüfer die Prüfung, ob der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Vorschriften des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satz...mehr

Rz. 200 Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nur den Verbringungsnachweis und den Be- oder Verarbeitungsnachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt, und zwar a. die Gelangensvermutung (§ 17a UStDV; Rz. 207ff.), b. der Verbringungsnachweis (§ 17b Abs. 2 und 3 UStDV; Rz. 221), in Beför...mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd...mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist...mehr

Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie...mehr