Rz. 100
Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Frist nachvollziehbar und nachprüfbar sein, § 145 AO. Um die Überprüfbarkeit elektronischer Abrechnungen zu gewährleisten, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:[1]
- Eingehende elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im PDF- oder Bildformat) und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
- Die elektronische Rechnung ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Es muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein, dass die Verknüpfung zwischen der elektronischen Rechnung und dem Index erhalten bleibt.
- Der Originalzustand der übermittelten und ggf. noch verschlüsselten Rechnung muss jederzeit überprüfbar sein. Im Fall der Verwendung einer elektronischen Signatur, sind der Signaturprüfschlüssel und das qualifizierte Zertifikat des Empfängers als Nachweis über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren, § 2 Nr. 5, Nr. 7 SigG. Dies gilt unabhängig davon, ob die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.[2] Bei Umwandlung der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.
- Bei Einsatz von Kryptographietechniken (Verschlüsselungstechniken) müssen die verschlüsselten Abrechnungen in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen.
- Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung sind zu protokollieren.
[2] Vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 6 UStAE.
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