Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Rz. 3 Von der Ermächtigung zum Erlass einer Rechtsverordnung nach Abs. 1 Satz 1 hat das Bundesministerium für Gesundheit mit der am 1.10.2020 in Kraft getretenen "Verordnung über die technischen und organisatorischen Vorgaben für die Durchführung einer Online-Wahl im Rahmen des Modellprojekts nach § 194a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch" (Online-Wahl-Verordnung) fristgere...mehr

Jede Klimastrategie beginnt, wie im Abschnitt "Leitplanken und Handlungsprinzipien" (Kapitel 4.3 des Buchs) beschrieben, bei der Berechnung der eigenen Beiträge zum Klimawandel. Die häufig gehörte Aussage: "Man kann nur verbessern, was man auch gemessen hat" klingt zunächst banal, denn die Tatsache, dass es ohne klare, quantifizierbare Daten schwierig ist, den aktuellen Zust...mehr

Rn. 11 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Gemäß BFH-Urteil vom 19.08.2002 (VIII R 30/01, DB 2002, S. 2463f.) ist für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das UN gemäß § 257 und § 147 AO verpflichtet ist, im JA eine Rückstellung zu bilden (vgl. auch HdJ, Abt. III/5 (2020), Rn. 116; im Übrigen Ross/Drögemüller, WPg 2003, S. 219ff., ebenso wie Meyering...mehr

Rn. 67 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Ein "andere[r] Datenträger[.]" ist jedes Medium, das Bücher oder Aufzeichnungen durch Speicherung von Zeichen unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festhält. Im Gegensatz zu Bildträgern sind bei Datenträgern technische Hilfsmittel sowie u. U. EDV-Programme zur Lesbarmachung erforderlich – z. B. Bildplatten, Disketten, CD-ROM, DVD, USB-Stic...mehr

Rn. 74 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Dies ist gefordert bei empfangenen Handelsbriefen sowie Buchungsbelegen wegen der Beweiskraft dieser Unterlagen (z. B. bezüglich der Urheberschaft von Unterschriften, der Unverfälschtheit der Unterlagen infolge des äußeren Anscheins, der Erhaltung der Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke). Eine farbliche Übereinstimmung ist nicht erford...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;[1] die Echtheit der H...mehr

Auch bei Tätigkeiten mit Stoffen und Gemischen zu Forschungs- und Entwicklungszwecken oder für wissenschaftliche Lehrzwecke muss sichergestellt sein, dass die eingesetzten Stoffe oder Gemische eindeutig identifizierbar sind. Die Identifizierung muss einen Rückschluss auf die Zusammensetzung ermöglichen, z. B. durch Eintragungen in ein Laborbuch. Die Vorgaben für die Aufzeich...mehr

Voraussetzungen E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass ihre Authentizität, Unversehrtheit und Lesbarkeit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Das heißt: Unveränderlichkeit: Die elektronischen Daten dürfen nach der Archivierung nicht unbemerkt geändert werden können. Jede Änderung – sofern überhaupt zulässig – muss protokolliert werde...mehr

Zum Konzept der Sicherung und des freien Zugriffs auf energierelevante Daten der Organisation gehören eine möglichst automatisierte Erfassung der Zählerdaten und der sonstigen energierelevanten Messwerte sowie deren automatische Speicherung in einem offenen Datenbanksystem. Energiezähler werden für Elektrizität, Erdgas, Wärme und Kälte eingesetzt. Eine Anzeige am Zähler zeigt...mehr

Die Auswertesoftware sollte möglichst herstellerneutral sein und einfach in der Handhabung. Durch eine Anbindung an ein offenes Datenbanksystem wie MySQL, welches zur Archivierung der Energie-Messdaten dient, lassen sich beliebige Auswertungen vornehmen. Ziel der Auswertung ist die Überprüfung des Status quo bezüglich der Erfüllung der energiepolitischen Zielvorgaben. Ferner...mehr

Anforderung Eine Erfordernis oder Vorgabe, die festgelegt, üblicherweise vorausgesetzt oder verpflichtend ist. Konformität Erfüllung einer Anforderung: Ergebnisse sind konform, wenn sie die Vorgaben des EnMS erfüllen. Nichtkonformität Nichterfüllung einer Anforderung: Ergebnisse sind nichtkonform, wenn sie von den Vorgaben des EnMS abweichen. Beispielsweise können sog. Ausreißer ...mehr

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223; Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169. Verwaltungsanweisungen: FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung); OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41...mehr

Rz. 28 Der Buchführungspflichtige hat die freie Wahl hinsichtlich des gewählten Buchführungssystems.[1] Allerdings muss es sich zumindest um eine kaufmännische Buchführung also um die "einfache" oder "doppelte" Buchführung, handeln, die eine Gewinnermittlung zulässt. Die "kameralistische" Buchführung, die im Wesentlichen nur einen Nachweis der Einnahmen und Ausgaben darstell...mehr

Rz. 397 Unter Datenverarbeitung ist im weitesten Sinne die Tätigkeit der elektronischen Datenverarbeitungsanlagen (gemeint sind Computer von jeder Leistungsfähigkeit) zu verstehen. Dabei werden bestimmte Eingabewerte – die Daten – in einem Computer verarbeitet und u. U. auch ausgewertet oder verknüpft. Die unionsrechtliche Grundlage der Regelung findet sich in Art. 59 Buchst...mehr

Begriff Mit der Buchführung halten Unternehmer alle – wirtschaftlichen und rechtlichen – Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens im Geschäftsjahr zahlenmäßig fest. Dazu gehören vor allem die Geschäfte mit Kunden, Lieferanten und Banken. Am Jahresende muss die Buchführung die Aufstellung einer Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung ermöglichen. In der Buchführung werden all...mehr

1 Stand der Vorbereitung einer Rechtsverordnung i. S. v. § 22a GrEStG Das Bundesministerium der Finanzen hat bisher noch keine Rechtsverordnung für die nähere Bestimmung eines Verfahrens zur elektronischen Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde i.S.d. § 18 GrEStG erlassen. Die elektronische Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde i.S.d. § 18 GrE...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV...mehr

Egal, ob ein erlaubnisfreies oder erlaubnispflichtiges Gewerbe betrieben wird, alle Gewerbetreibenden trifft die Anzeigepflicht nach § 14 GewO. Die Gewerbeanzeige (auch "Gewerbeanmeldung" genannt) ist bei Aufnahme der Tätigkeit als Verwalter neben der erforderlichen Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO (siehe nachfolgendes Kap. B.V.1.1.2) vorzunehmen. Sie hat auf ei...mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.[1] Aufbewahrung und Archivierung Die Verwaltungsun...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Maklers und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Makler zunächst nur die Pflicht, die Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikate zu sammeln und zu archivieren. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten ...mehr

Rz. 68 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Anforderungen an eine Rechnung müssen gewährleistet werden. Nach § 14 Abs. 1 S. 5 UStG legt der Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden sollen (vgl. Art. 233 Abs. 1 S. 2 und 3 MwStSystRL). Dazu kann er sich jeglicher innerbetrieblicher Kon...mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors...mehr

Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebilde...mehr

Die Archivierung und Aufbewahrung von relevanten (Geschäfts-) Unterlagen erfolgt in der Praxis häufig durch Ablage der Unterlagen in Ordner und/oder Kisten oder Verpacken und Lagern in einem (separaten) Archivraum. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung erfolgt die Archivierung vermehrt auch in elektronischer Form. In die Rückstellungsberechnung sind auch die einmaligen Au...mehr

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Pflichten, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen gelten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente für steuerliche Zwecke aufzubewahren: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1] Sonstige Unte...mehr

Die anteiligen Personalkosten, die im Zusammenhang mit der Archivierung und Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen entstehen, sind ebenfalls in die Rückstellungsberechnung einzubeziehen. Dazu gehören z. B. Personalkosten für: Lagerverwaltung Hausmeister Reinigung Wachdienst Sicherung und Lesbarmachung der Datenbeständemehr

Die Steuerpflichtigen mit Sitz, fester Niederlassung oder Anschrift im Inland sind verpflichtet, ihre Bücher, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen, einschließlich der Rechnungen, in einer Niederlassung oder Betriebsstätte in Portugal aufzubewahren, außer wenn die Archivierung mit elektronischen Mitteln erfolgt. Die Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die im Inland...mehr

Die Vorschriften über die Rechnungstellung befinden sich im Mehrwertsteuergesetz und den Änderungen in dieser Sache, die sich aus dem Decreto-Lei Nr. 256/2003 vom 21.10.2003 ergeben. Im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 sind die technischen Bedingungen für die Erstellung, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen geregelt. In der Durchführungsverordnun...mehr

Die portugiesischen Gesetze verlangen nicht, dass die fortgeschrittenen elektronischen Signaturen auf den elektronischen Rechnungen auf qualifizierten Zertifikaten beruhen müssen. Die technischen Bedingungen zur Ausgabe, Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Rechnungen sind im Decreto-Lei Nr. 196/2007 vom 15.5.2007 aufgeführt. Ab 1.1.2019 müssen Rechnungen bei Lei...mehr

Rz. 38 § 84 Abs. 1 Satz 1 schränkt das Recht der betroffenen Person auf Löschung aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO ( Rz. 12 und 13) für den Fall ein, dass eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und das Interesse der betroffenen Person an der Löschung als gering anzusehen ist. Der vertretbare oder (un)verhält...mehr

Krebserzeugende Stoffe können auch viele Jahrzehnte später noch zu Berufskrankheiten führen. Beim Bekanntwerden einer Berufskrankheit wird es nach so langer Zeit oft schwierig, noch einen Nachweis zu erbringen, dass die Tätigkeit vor vielen Jahrzehnten erst jetzt diese Berufskrankheit verursacht hat. Nur wenn eine Berufskrankheit anerkannt wird, kommt es zu einer Entschädigu...mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen...mehr

Archivierung der Rechnungen im Originalformat notwendig: Sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger haben die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG.). Es ist daher zwingend erforderlich, die empfangene E-Rechnung als Datensatz in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar und revisionss...mehr

Eine elektronische Rechnung i. S. der Neuregelung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Das bedeutet zugleich auch, dass eine Rechnungsausste...mehr

Die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zu empfangen bzw. die erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, damit die Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können, gilt für alle Unternehmer seit dem 1.1.2025. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht mehr wie bisher an die Zustimmung des Empfängers gebunden. Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt das Zustim...mehr

Rz. 9 § 4 Nr. 10 UStG beruht auf Art. 135 Abs. 1 Buchst. a MwStSystRL. Danach haben die Mitgliedstaaten "Versicherungs- und Rückversicherungsumsätze einschließlich der dazugehörigen Dienstleistungen, die von Versicherungsmaklern und -vertretern erbracht werden", von der USt zu befreien. Die Regelung unterscheidet also zwischen den Versicherungsumsätzen an sich und den damit ...mehr

Gerade elektronische Dienstleister werden sich primär in ihren Geschäftsbeziehungen auf Unterlagen stützen, die lediglich in digitalisierter Form vorliegen. Sowohl Bestellungen als auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die gesamte Buchführung und die Jahresabschlüsse werden in hohem Maße mit DV-gestützten Systemen abgewickelt. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung d...mehr

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc...mehr

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme erfolgen Konzepterstellung und Umsetzung des Projekts. Um das Konzept zu erstellen, sollte man sich am – hoffentlich vorhandenen und funktionierenden – Papierprozess orientieren und diesen an die Anforderungen der XRechnung anpassen. Hier sollten vor allem diese Fragen beantwortet werden: Welche IT-Lösungen und Programme sollen künftig ein...mehr

Wichtig zu wissen ist, dass es Rechnungsstellern grundsätzlich freigestellt ist, auch andere XML-Formate zu nutzen, soweit diese den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland ist das z. B. das sogenannte ZUGFeRD-Format relativ weit verbreitet. [1] Für Unternehmer stellt sich u. a. die Frage, ob sich dieses Format auch für den Rechnungsverkehr mit Behörden...mehr

Aufzeichnungen auf Papier oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen unveränderbar sein. Jede Änderung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Kassendaten, sind im Rahmen von Maßnahmen der Außenprüfung immer schwerer oder nur mit hohem Aufwand feststellbar. Die bisher bestehenden ...mehr

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Rz. 16 Die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erzeugten digitalen Daten sind innerhalb des Systems oder auf einem externen Datenträger unveränderbar in einem maschinell auswertbaren Datenformat mit Strukturinformationen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar aufzubewahren. Eine Löschungsverpflichtung nach Art. ...mehr

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Sch...mehr

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher entspringen den kaufmännischen Normen und Grundlagen für die klassische (Papier-) Buchhaltung. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch, Hauptbuch usw. wurden durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen einge...mehr

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Rz. 29 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Der Kaufmann muss eine Kopie, einen Abdruck, eine Abschrift oder eine sonstige Wiedergabe seiner abgesandten Handelsbriefe (Legaldefinition in § 257 Abs. 2 HGB) zurückbehalten und aufbewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Die Speicherung auf anderen Datenträgern als in Schrift oder Bild ist bereits seit 1977 zulässig. Die Widergabe bei Scanner-Ar...mehr

Begriff Belege dokumentieren die gebuchten Geschäftsvorfälle. Sie bilden somit die Grundlage für sämtliche Buchungen. Aus diesem Grund besteht die Pflicht zur Aufbewahrung. Ist in einem Beleg Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg enthalten sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden ...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.[2] Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollie...mehr

Rz. 49 Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. In den letzten Jahrzehnten hat diese Buchführungsformältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 2...mehr