Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Die Auswahl des richtigen Werkzeugs ist entscheidend für den Erfolg. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen, die sich in ihrem Fokus, ihrer Skalierbarkeit und ihren Integrationsfähigkeiten unterscheiden. Hier ist ein Vergleich einiger führender Anbieter, der Ihnen als erste Orientierung dienen kann:mehr

Kommentar Zum 1.1.2025 ist die Regelung zur verpflichtenden E-Rechnung in Kraft getreten. Unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen besteht seitdem bei steuerbaren Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, die auch nicht nach § 4 Nr. 8 ff. UStG steuerfrei sind, die Verpflichtung, mit einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format abzurechnen (E-Rechnu...mehr

Da auch die Inhalte einer Personalakte in die Jahre kommen, sollte bei der Übernahme alter Akten in ein neues System geprüft werden, welche Dokumente übernommen werden müssen. Mit einer solchen Überprüfung können gleich mehrere Ziele erreicht werden: Zum einen kann für mehr Datenschutz gesorgt werden, weil die Löschpflicht erfüllt wird. Zum anderen entstehen weniger Kosten fü...mehr

Das papierlose Büro ist noch immer ein Wunsch vieler Unternehmer. Allerdings rücken mit den heute verfügbaren Technologien manche Wünsche in greifbare Nähe. Mit digitalen Personalakten ist die Ersetzung der Papierakte gemeint, die heute schon vielfach zumindest ergänzend zum Einsatz kommt. Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement oder einer komplexen HR-Sof...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einzelne Dokumente und Informationen für eine gewisse Dauer aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben. Sinn und Zweck ist in erster Linie die Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden. Für ...mehr

Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie...mehr

Die Umstellung auf digitale (auch: elektronische) Personalakten ist im Rahmen des Art. 6 DSGVO zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen. Ob bei Einführung und Anwendung digitaler Personalakten das Mitbestimmungsrecht...mehr

Gem. § 18 Abs. 2 Nr. 1 StBVV bekommt der Steuerberater ab 1.7. 2025 bei Nutzung seines eigenen Kfz eine Kilometerpauschale von 0,42 EUR. Gem. § 18 Abs. 3 StBVV erhält der Steuerberater als Tage- und Abwesenheitsgeld bei einer Geschäftsreise von nicht mehr als 4 Stunden 30 EUR, von mehr als 4 bis 8 Stunden 50 EUR und von mehr als 8 Stunden 80 EUR. Gem. § 16 StBVV hat der Steue...mehr

Rz. 66 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 49 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 67 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr

Rz. 17 Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Sie müssen so übersichtlich angelegt und gegliedert sein, dass sie in angemessener Zeit und unter angemessenen Kosten problemlos zugänglich und für sachverständige Dritte durchschaubar gemacht werden können. Rz. 18 Alle Unterlagen können im Original aufbewahrt werden. Im Original müssen die Eröffnungsbilanzen und die anderen ...mehr

Rz. 36 Der Umfang der Prüfung des Jahresabschlusses wird in Abs. 1 Satz 2 und 3 nur indirekt geregelt, indem dort bestimmte Aussagen über den Prüfungsgegenstand gefordert werden.[1] Rz. 37 Satz 2 der Vorschrift verlangt vom Abschlussprüfer die Prüfung, ob der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Vorschriften des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satz...mehr

Rz. 27 Der Kaufmann muss die Eintragungen in seinen Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen zeitgerecht vornehmen.[1] Rz. 28 Was noch zeitgerecht ist, schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Bei der Auslegung des Begriffs "zeitgerecht" ist deshalb auf den Sinn und Zweck der Vorschrift abzustellen. Die zeitgerechte Buchführung soll sicherstellen, dass der Kaufma...mehr

Rz. 24 Nach § 326 Abs. 2 HGB kann durch die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs von KleinstKapG statt der üblichen Offenlegung (d. h. die Bekanntmachung der Daten als jederzeit abrufbare Information im Internet durch die das Unternehmensregister führende Stelle) alternativ eine Hinterlegung verlangt werden. Bei einer Hinterlegung der Bilanz von KleinstKapG ist die...mehr

Rn 58 Eine besondere Herausforderung und zugleich eine neue Eingriffsintensität für das APR stellen die Veröffentlichungen im Internet dar. Dies ist vor allem verknüpft mit der Dauerhaftigkeit aller gespeicherten Informationen und den außerordentlichen Ausspähungs- und Suchfunktionen im Netz. Dazu kommen unendliche Verknüpfungsmöglichkeiten. Dadurch stellen sich Grundsatzfra...mehr

In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ist nur dann signifikant der Fall, wenn Arbeitszeit eingespart wird oder wenn externe Dienstleister nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für viele der folgenden Vorteile, deren Geldwert geschätzt werden muss: Bei der Verwendung digitaler Schnittstellen kann gru...mehr

Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung der wichtigsten Konten. Bestandskonten Stimmen die Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen und/oder Kosten einiges im Argen. Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn...mehr

Mit der E-Rechnung kommt eine weitere Aufgabe auf Unternehmer zu. Die E-Rechnungen sind nach den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu archivieren.[30] Dies bedeutet, dass alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätze, elektronischen Do...mehr

Die Bundesregierung hat sich mit Blick auf den Wettbewerb entschieden, kein eigenes zertifiziertes E-Rechnungs-Programm bereitzustellen. Mit der Einführung der E-Rechnung sind daher eine Reihe von kostenlosen und kostenpflichtigen Angeboten entstanden. Die Lösungen unterscheiden sich wesentlich in ihrem Leistungsumfang, der Art der Vorgehensweise (Online oder Offline) sowie ...mehr

IT steht für Informationstechnologie bzw. Informationstechnik. Unter diesem Begriff werden Informations- und Datenverarbeitung zusammengefasst. Dabei geht es u. a. um die Bereitstellung der IT-Infrastruktur, z. B. in Form von Hardware oder Service. Früher wurde i. d. R. von elektronischer Datenverarbeitung gesprochen. In der Vergangenheit sind die Begriffe Information und Da...mehr

Die Vorstände in Vereinen sind zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, dem droht ein Bußgeld. Wie lange man was aufheben muss, regeln die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.[1] Im Wesentlichen werden Fristen von sechs, acht und zehn Jahren unterschieden. Hier gibt es seit dem 01.01.2025 eine Neuerung zur Entlastung d...mehr

Auch der Freigabeprozess lässt sich mit einfachen Mitteln digitalisieren, ganz ohne komplexe Workflow-Software oder teure Lösungen. Entscheidend ist, dass die Freigabe eindeutig, nachvollziehbar und revisionssicher erfolgt. Die Freigabe kann z. B. erfolgen durch: eine E-Mail-Antwort, in der die Freigabe schriftlich bestätigt wird ("Freigegeben durch NN am 2025-06-01"), einen Zu...mehr

Auch wenn der Einstieg vermeintlich einfach erscheint, gibt es typische Stolpersteine, die die Einführung eines digitalen Workflows bremsen können: Fehlende Kommunikation: Mitarbeitende werden nicht ausreichend informiert oder geschult – das erzeugt Unsicherheit und Widerstand. Zu viel auf einmal: Wer gleichzeitig neue Tools, Prozesse und Zuständigkeiten einführt, überfordert ...mehr

Papierakten, E-Mail-Ausdrucke und doppelte Ablageprozesse sind in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig noch Alltag – besonders im Bereich der Rechnungsverarbeitung. Während Konzerne längst automatisierte Workflows, zentrale Rechnungseingangsplattformen und revisionssichere Archivierung einsetzen, herrscht in KMU oft ein pragmatisches Nebeneinander aus E-Mail, Papie...mehr

Rn 1 Justiz und Kommunikationspartner erstellen Schreiben seit langem in digitaler Form, meist unter Nutzung von Fachanwendungen. Bisher erfolgte jedoch meist ein Medienbruch. Es wurden die Schreiben nicht in der digitalen Form an den Empfänger übertragen, sondern ausgedruckt und per Post verschickt. Durch Rechtsverordnungen (vgl eAktVO) ist zunehmend geregelt, dass die Akte...mehr

Schrifttum: Bernwald, Buchen elektronischer Belege – Mehr Effizienz durch Übernahme und Weiterverarbeitung elektronischer Kontoauszüge, DSWR 2005, 269; Buch, Elektronische Datenübermittlung über die Datendrehscheibe DATEV-Rechenzentrum, DSWR 2005, 372; Cornelius, Das Non-Legal-Outsourcing für Berufsgeheimnisträger, NJW 2017, 3751; Günther, Aufbewahrung und Archivierung von el...mehr

Abänderbarkeit § 707 ZPO 14; § 719 ZPO 9 Abänderung § 48 FamFG 2 Titel § 166 FamFG 18 Abänderungsbefugnis § 166 FamFG 11; § 283a ZPO 26 Abänderungsgründe § 323 ZPO 42 Abänderungsklage § 323 ZPO 1 Anerkenntnisurteil § 323 ZPO 5 Annexkorrektur § 323 ZPO 53 Anpassung § 323 ZPO 53 Beweislast § 323 ZPO 32 fiktive Leistungsfähigkeit § 323 ZPO 37 gegenläufige § 323 ZPO 47 Neufestsetzung § 323 ...mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse...mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd...mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist...mehr

Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein.[1] Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat.[2] Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegf...mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass...mehr

Es nützt wenig, wenn irgendwo Kartons mit unsortierten Materialien abgelagert werden. Einerseits ist es dann sehr mühsam, für einen bestimmten Zweck die hilfreichen Stücke zu finden. Und zum anderen kann die unsachgemäße Lagerung zu Schäden an den Materialien bis hin zur Vernichtung führen. Dementsprechend benötigt ein gutes Vereinsarchiv … die Möglichkeit einer sachgemäßen La...mehr

Stapperfend, Die Abziehbarkeit von Aufwendungen bei häuslichem Arbeiten nach dem JStG 2022, FR 2023, 253; Niermann, Rechtsänderungen im Bereich der ArbN-Besteuerung durch das JStG 2022, DB 2023, 216 Grotherr, Arbeitszimmeraufwendungen und Homeoffice-Pauschale ab 2023 – Änderungen durch das JStG 2022, NWB 2023, 172. Rn. 1756a Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Die Neuregelung des § 4 S ...mehr

Rz. 692 [Autor/Zitation] Mitte des Jahres 2021 startete das IAASB mit der Vorlage des Entwurfs eines Prüfungsstandards für wenig komplexe Einheiten eine Initiative, um die Anforderungen der ISA für die Prüfung von KMU skaliert darzustellen (vgl. IAASB, ISA for LCE, Exposure Draft, July 2021). Ende des Jahres 2021 legte das IDW mit der Veröffentlichung von zunächst acht Entwür...mehr

Rn. 1499 Stand: EL 134 – ET: 02/2019 Abbaurecht s Rn 1405ff Abbruchkosten s § 6 Rn 591ff (Dräger/Dorn/Hoffmann) Abbruchverpflichtung s Rn 885 Abfallentsorgung s Rn 884ff Abfindung Beispiele aus der BFH-Rspr zur Behandlung beim Leistenden:mehr

Rz. 55 [Autor/Zitation] Die Berufssatzung konkretisiert die Fallgruppen der Besorgnis der Befangenheit noch weitergehend, als es durch die Kategorisierung in § 319 Abs. 2 (geschäftliche, finanzielle oder persönliche Beziehungen) erfolgt. Nach § 29 Abs. 2 BS WP/vBP kann die Unbefangenheit insbes. durch Eigeninteressen, Selbstprüfung, Interessenvertretung, persönliche Vertrauth...mehr

Die Darstellung der wesentlichen Risiken und deren Bewertung erfolgt häufig in Berichtsform. Im Rahmen der Berichterstellung gilt es die zahlreichen gewonnenen Informationen zu strukturieren und den einzelnen Steuerarten bzw. Problemfeldern zuzuordnen. Wie bereits dargestellt, soll der Bericht nicht lediglich eine Auflistung der materiell-rechtlichen Risiken enthalten, sonde...mehr

Ausfuhrlieferungen, [1] Lohnveredelungen, [2] innergemeinschaftliche Lieferungen. [3] Umsätze für die Seeschifffahrt [4] : Es handelt sich (wie bei der Luftfahrt) um eine sog. Vorstufenbefreiung. Steuerfrei sind Lieferungen, Umbauten, Instandsetzungen, Wartungen, Vercharterungen und Vermietungen von Wasserfahrzeugen, die nach ihrer Bauart der Seeschifffahrt oder der Rettung Schiff...mehr

Rz. 3 Von der Ermächtigung zum Erlass einer Rechtsverordnung nach Abs. 1 Satz 1 hat das Bundesministerium für Gesundheit mit der am 1.10.2020 in Kraft getretenen "Verordnung über die technischen und organisatorischen Vorgaben für die Durchführung einer Online-Wahl im Rahmen des Modellprojekts nach § 194a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch" (Online-Wahl-Verordnung) fristgere...mehr

Jede Klimastrategie beginnt, wie im Abschnitt "Leitplanken und Handlungsprinzipien" (Kapitel 4.3 des Buchs) beschrieben, bei der Berechnung der eigenen Beiträge zum Klimawandel. Die häufig gehörte Aussage: "Man kann nur verbessern, was man auch gemessen hat" klingt zunächst banal, denn die Tatsache, dass es ohne klare, quantifizierbare Daten schwierig ist, den aktuellen Zust...mehr

Rn. 11 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Gemäß BFH-Urteil vom 19.08.2002 (VIII R 30/01, DB 2002, S. 2463f.) ist für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das UN gemäß § 257 und § 147 AO verpflichtet ist, im JA eine Rückstellung zu bilden (vgl. auch HdJ, Abt. III/5 (2020), Rn. 116; im Übrigen Ross/Drögemüller, WPg 2003, S. 219ff., ebenso wie Meyering...mehr

Rn. 74 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Dies ist gefordert bei empfangenen Handelsbriefen sowie Buchungsbelegen wegen der Beweiskraft dieser Unterlagen (z. B. bezüglich der Urheberschaft von Unterschriften, der Unverfälschtheit der Unterlagen infolge des äußeren Anscheins, der Erhaltung der Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke). Eine farbliche Übereinstimmung ist nicht erford...mehr

Rn. 67 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Ein "andere[r] Datenträger[.]" ist jedes Medium, das Bücher oder Aufzeichnungen durch Speicherung von Zeichen unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festhält. Im Gegensatz zu Bildträgern sind bei Datenträgern technische Hilfsmittel sowie u. U. EDV-Programme zur Lesbarmachung erforderlich – z. B. Bildplatten, Disketten, CD-ROM, DVD, USB-Stic...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;[1] die Echtheit der H...mehr

Auch bei Tätigkeiten mit Stoffen und Gemischen zu Forschungs- und Entwicklungszwecken oder für wissenschaftliche Lehrzwecke muss sichergestellt sein, dass die eingesetzten Stoffe oder Gemische eindeutig identifizierbar sind. Die Identifizierung muss einen Rückschluss auf die Zusammensetzung ermöglichen, z. B. durch Eintragungen in ein Laborbuch. Die Vorgaben für die Aufzeich...mehr

Voraussetzungen E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass ihre Authentizität, Unversehrtheit und Lesbarkeit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Das heißt: Unveränderlichkeit: Die elektronischen Daten dürfen nach der Archivierung nicht unbemerkt geändert werden können. Jede Änderung – sofern überhaupt zulässig – muss protokolliert werde...mehr

Zum Konzept der Sicherung und des freien Zugriffs auf energierelevante Daten der Organisation gehören eine möglichst automatisierte Erfassung der Zählerdaten und der sonstigen energierelevanten Messwerte sowie deren automatische Speicherung in einem offenen Datenbanksystem. Energiezähler werden für Elektrizität, Erdgas, Wärme und Kälte eingesetzt. Eine Anzeige am Zähler zeigt...mehr

Die Auswertesoftware sollte möglichst herstellerneutral sein und einfach in der Handhabung. Durch eine Anbindung an ein offenes Datenbanksystem wie MySQL, welches zur Archivierung der Energie-Messdaten dient, lassen sich beliebige Auswertungen vornehmen. Ziel der Auswertung ist die Überprüfung des Status quo bezüglich der Erfüllung der energiepolitischen Zielvorgaben. Ferner...mehr

Anforderung Eine Erfordernis oder Vorgabe, die festgelegt, üblicherweise vorausgesetzt oder verpflichtend ist. Konformität Erfüllung einer Anforderung: Ergebnisse sind konform, wenn sie die Vorgaben des EnMS erfüllen. Nichtkonformität Nichterfüllung einer Anforderung: Ergebnisse sind nichtkonform, wenn sie von den Vorgaben des EnMS abweichen. Beispielsweise können sog. Ausreißer ...mehr

Rz. 397 Unter Datenverarbeitung ist im weitesten Sinne die Tätigkeit der elektronischen Datenverarbeitungsanlagen (gemeint sind Computer von jeder Leistungsfähigkeit) zu verstehen. Dabei werden bestimmte Eingabewerte – die Daten – in einem Computer verarbeitet und u. U. auch ausgewertet oder verknüpft. Die unionsrechtliche Grundlage der Regelung findet sich in Art. 59 Buchst...mehr