Buchführung: Rechtsgrundlagen und Aufbau / 2.2.5 Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Rz. 49

Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. In den letzten Jahrzehnten hat diese Buchführungsformältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"^[1] hat die Finanzverwaltung verschiedene bisher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und zeitgemäß interpretiert. Damit diese Regelungen sinngemäß auch auf zukünftige Technologien angewandt werden können, bedient sich das BMF des sogenannten Analogieverfahrens.

Die GoBD beschreiben Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.

Rz. 50

Die in Rz. 34 beschriebene Generalklausel der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nach § 238 Abs. 1 HGB sowie § 145 Abs. 1 AO verlangt, dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen.

Dazu muss zum einen die Belegfunktion erfüllt sein.^[2] Diese bedeutet, dass von jedem Beleg aus sein Aufgehen in einem Posten der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung ersichtlich sein muss sowie umgekehrt sich von jedem Posten der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung die darin aufgegangenen Belege ermitteln lassen müssen.

Die Finanzverwaltung fordert bei Papierbelegen zusätzliche schriftliche Angaben zu Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage sowie d...